Wie die IT die US-Verfassung einhält
Einsatz von Automatisierungstechnologie zur Unterstützung eines wegweisenden Urteils des Obersten Gerichtshofs

Im Januar 1962, nur wenige Monate nach seiner fünfjährigen Haftstrafe im Staatsgefängnis von Florida, setzte sich ein 51-jähriger Sträfling namens Clarence Earl Gideon mit einem Bleistift und einem Stück Gefängnispapier hin und schrieb einen Brief an den Obersten Gerichtshof der USA.

Dieses Schreiben war trotz seines bescheidenen Ursprungs der Auslöser für einen bahnbrechenden Fall vor dem Obersten Gerichtshof, der noch immer die Justizlandschaft in den USA prägt. Dank des Urteils Gideon v. Wainwright ist das Recht der Angeklagten auf kostenlose öffentliche Verteidigung seit 1963 für US-Bürger eine Selbstverständlichkeit.

Kürzlich hat jedoch ein Administrative Office of the Courts (AOC) eines Bundesstaates im Südosten der USA festgestellt, was nötig ist, damit die heutigen Gerichte das Versprechen von Gideon v. Wainwright einlösen können.

Durch die Zusammenarbeit mit IBM Business Partner Prolifics und die Anwendung von IBM Automatisierungstechnologie hat das AOC überlastete Verwaltungsprozesse umgestaltet und entscheidende Effizienzsteigerungen in sein öffentliches Verteidigungssystem gebracht.

Die Geschichte des AOC zeigt, wie die Automatisierung von Prozessen die Arbeit dramatisch beschleunigen kann, und auch, wie moderne Justizsysteme auf die neueste Technologie angewiesen sind, um ein zentrales verfassungsmäßiges Recht zu schützen: Gerechtigkeit für alle.

135.000 Klagen

 

Die wachsende Fallzahl umfasst 135.000 Klagen im Bereich der öffentlichen Verteidigung pro Jahr

77 %

 

Die Automatisierung beschleunigt die Bearbeitung von Klagen um mindestens 77 % von über 45 Tagen pro Klage auf 10 Tage oder weniger

Wir haben den Prozess stark vereinfacht. Matt Garst Head of North America Sales IBM Business Partner Prolifics

Als Matt Garst, Head of North America Sales bei Prolifics, vor kurzem das AOC des südöstlichen Bundesstaates beauftragte, um herauszufinden, wie er dabei helfen könnte, die Effizienz zu steigern, dachte er nicht an Clarence Gideon. Aber Gideon war zumindest teilweise der Grund dafür, dass das AOC mit Garst sprechen wollte.

Als Gideon 1962 diese mit Bleistift geschriebene Berufung an den Obersten Gerichtshof schickte, war er wegen Einbruchs in eine Billardhalle in Panama City, Florida, und des Diebstahls von Bier, Wein sowie Wechselgeld im Wert von 5 US-Dollar verurteilt worden. Als er 1961 zum ersten Mal vor Gericht stand, beantragte er, dass der Staat Florida ihm einen Anwalt zur Verfügung stellt, und berief sich dabei auf sein Recht auf ein faires Verfahren gemäß dem sechsten Zusatzartikel der US-Verfassung. Der Richter teilte ihm mit, dass Florida nur in Fällen der Todesstrafe eine kostenlose Vertretung anbiete. Gideon musste sich selbst verteidigen und wurde verurteilt.

 

Ein Jahr später, nach Eingang von Gideons Berufung, entschied der Oberste Gerichtshof mit 9:0 Stimmen, dass der Gerechtigkeit nicht Genüge getan worden sei. Gideon erhielt eine neue Verhandlung. Diesmal diskreditierte ein vom Staat finanzierter Verteidiger frühere Aussagen und berief einen neuen Zeugen ein. Gideon wurde nicht schuldig gefunden. Und seither können in allen 50 Bundesstaaten Angeklagte, die sich keinen Rechtsbeistand leisten können und von den Gerichten als mittellos eingestuft werden, eine wirksame Vertretung durch den Staat beantragen sowie erhalten.

"Mehr als sie bewältigen konnten"

Heute hängt die Umsetzung von Gideon v. Wainwright von staatlichen Gerichtsprogrammen ab, die als Indigent Defense Systems bezeichnet werden. Und genau das wollte das AOC mit Garst und dem Prolifics-Team besprechen.

Das AOC suchte nach einer Möglichkeit, überlastete Prozesse im Zusammenhang mit der Verteidigung bedürftiger Personen zu erleichtern. Der Staat hat eine der zehn am schnellsten wachsenden Bevölkerungen in den USA. Für die Gerichte bedeutet dies eine stetig wachsende Zahl von Fällen und eine immer größere Nachfrage nach öffentlicher Verteidigung.

Für einen bestimmten Fall im Indigent Defense System bedeutet die Bereitstellung einer wirksamen, fairen öffentlichen Vertretung, dass ein oder mehrere Verteidiger und andere Ressourcen wie Experten, Ermittler oder Dolmetscher hinzugezogen werden. Und es bedeutet, diese Ressourcen für ihre Arbeit zu bezahlen. Dies war für die AOC eine große Herausforderung.

Wenn ein Pflichtverteidiger oder eine andere Ressource an einem Fall gearbeitet hat, muss er, um bezahlt zu werden, einen Antrag beim AOC einreichen. Das AOC lässt den Antrag einen internen Prozess durchlaufen, um sicherzustellen, dass er alle Vorschriften einhält, und sendet ihn dann an das Amt des Chief Justice of the Supreme Court, das eine Genehmigung zur Bezahlung der Ressource erteilt.

Das AOC nutzte drei separate, weitgehend manuelle Prozesse, um diesen Zyklus zu erleichtern. Garst erläutert: „Man meldete sich bei einem System an, erledigte eine Aufgabe, meldete sich ab, meldete sich bei einem anderen System an, erledigte eine andere Aufgabe, meldete sich bei diesem ab, meldete sich bei einem anderen System an ... Und die zugrunde liegende Technologie musste gewartet werden. Jedes Mal, wenn es ein Upgrade gab, kam es zu einem Ausfall. Aus administrativer und technologischer Sicht war es ein Management-Albtraum.“

Bei 135.000 Anträgen pro Jahr – und es werden immer mehr – hatten diese Prozesse und die Mitarbeiter, deren manuelle Arbeit die Prozesse am Laufen hielt, Schwierigkeiten, Schritt zu halten. „Sie sahen, wie ihre Fallzahlen stark anstiegen“, erinnert sich Garst. „Sie hatten mehr Arbeit, als sie bewältigen konnten. Sie hatten Probleme damit, dass Auftragsnehmer entweder nicht oder zu spät bezahlt wurden oder den falschen Betrag erhielten.“ Tatsächlich wurden mehr als 70.000 Anträge in der Warteschleife gehalten, meist aufgrund einfacher Fehler, die erst durch die manuelle Benachrichtigung der Antragsteller durch das Verwaltungspersonal behoben werden konnten.

Die Probleme führen nicht nur zu Unannehmlichkeiten und Verwirrung bei den Pflichtverteidigern, sondern gefährden auch das gesamte System der Verteidigung von Minderjährigen. Garst erklärt: „Jede staatliche Behörde wird zwei- bis dreimal im Jahr geprüft. Wenn das Büro des Rechnungsprüfers Verstöße feststellt, kann es Sie sperren. Stellen Sie sich vor, die Gerichtsverwaltung würde geschlossen, wie würde das in den Medien ablaufen. Daher ist die öffentliche Wahrnehmung ein ernstes Problem, und dies ist bis zum Büro des Gouverneurs sichtbar.“

Das AOC wusste, dass es seine manuellen Aufgaben und isolierten Prozesse durch ein einheitliches, automatisiertes System ersetzen musste. Es musste sowohl die Schadensbearbeitung beschleunigen als auch eine vollständige Rückverfolgbarkeit für Berichtszwecke gewährleisten. Neben Prolifics wurden mehrere Lösungsanbieter konsultiert, darunter einige der weltweit größten Anbieter von professionellen Dienstleistungen. „Wir konkurrierten mit Unternehmen, die tausendmal so groß waren wie wir“, sagt Garst. „Unser Vorteil war, dass wir groß genug sind, um zu skalieren, aber klein genug, um agil zu sein.“ Für das AOC war das die gewinnbringende Kombination. Einer der größeren Bieter veranschlagte für eine Lösung drei bis fünf Jahre. Garst und das Prolifics-Team planten, in weniger als der Hälfte dieser Zeit eine Lösung umsetzen zu können. Sie erhielten den Zuschlag. Dann lösten sie ihr Versprechen ein.

Ein atypisches Engagement

Prolifics entwickelt IT-Lösungen. Garst und seine Mitarbeiter sind es daher gewohnt, mit den IT-Abteilungen ihrer Kunden zusammenzuarbeiten und Genehmigungen von CIOs und CTOs einzuholen. Das AOC-Projekt war von Anfang an anders, und die Arbeit zur Herstellung einer Verbindung zwischen zwei scheinbar unterschiedlichen Bereichen – IT und Justiz – stellte sich sehr deutlich dar. Anstatt mit IT-Betriebsleitern zusammenzuarbeiten, arbeitete Prolifics mit Anwälten zusammen. Anstelle eines CIO musste die Genehmigung vom obersten Richter des Staates erteilt werden. „Jedes Mal, wenn ich mich mit dem Kunden traf“, erklärt Garst, „betrat ich den Raum und jeder im Raum war ein Anwalt. Es gab ein Buch, das war das Gesetz. Und so wurde bei jeder Veränderung, die sie vornehmen wollten, bei allem, was sie tun wollten, das Buch aufgeschlagen. Das gesamte System wurde nach dem Wortlaut des Gesetzes konzipiert.“

Aufgrund des atypischen Charakters des Engagements war die Zusammenarbeit besonders wichtig. Das Prolifics-Team musste das AOC besser verstehen, und das AOC musste die neuesten IT-Angebote verstehen. Garst erklärt: „Wir mussten alles auf die einfachste Ebene bringen, um ihnen verständlich zu machen, was im Bereich des Möglichen lag.“ Ein Design-Thinking-Ansatz, bei dem das AOC in jeden Schritt eingebunden war, leitete die Zusammenarbeit und Lösungsentwicklung durch den gesamten Prozess.

Der erste Schritt war eine dreiwöchige Entdeckung und Beratung. „Bevor wir anfingen, an irgendwelchen Schrauben zu drehen“, sagt Garst, „wollten wir die Motorhaube öffnen und die wesentlichen Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert waren, wirklich verstehen, das Ist-Umfeld und die Ziele für das Soll-Umfeld.

„Es gibt also viele Whiteboard-Sitzungen. Die wichtigsten Interessengruppen, die Hauptnutzer, wie z. B. der Direktor des Luftverkehrsamtes, wurden direkt in den Prozess der Ausarbeitung des Soll-Zustandes für die erste Phase einbezogen, und sie brachten ihre Ideen ein.“

Zu Beginn hoffte das AOC, einen Großteil des Hard Codes dieser drei bestehenden Systeme zu übernehmen und, in Garsts Worten, „einige neue Komponenten daraufzumontieren“. Das Prolifics-Team hingegen hielt einen Ansatz von Grund auf für notwendig.

„Einige der Anwender“, erklärt Garst, „sind seit über 40 Jahren Teil dieses Prozesses. Sie sind also daran gewöhnt und sagen: ‚Ich möchte nur, dass es dasselbe tut.‘“

Prolifics drehte das Denken um mit Fragen wie: Wo wollen Sie hin? Welche Erweiterungen und Funktionen würden Ihnen helfen, effizienter zu arbeiten? Wie würde der ideale Prozess aussehen? Die Fragen brachten neue Ideen hervor, die Prolifics in eine Präsentation eines zukünftigen Prozesses einbaute, der wesentlich effizienter und transparenter sein sollte. Das AOC-Team war an Bord.

Vor Gericht hängt ein Urteil von Beweisen ab. Für das AOC war es an der Zeit, dass Prolifics beweisen konnte, dass es die Versprechen des künftigen Prozesses einhalten kann.

Mit Softwarekomponenten der IBM Cloud Pak for Automation-Lösung und einem Angebot des IBM Business Partners Intellective entwickelte das Prolifics-Team ein einziges integriertes Framework, das den gesamten Prozess der Abwehr von Bedürftigkeitsansprüchen automatisiert, von der ersten Einreichung, dem Workflow und der Berichterstattung über die Genehmigung durch den Obersten Richter bis hin zur Zahlung. „Wir haben einen Großteil des Prozesses rationalisiert“, sagt Garst. „Es handelt sich nicht um ein einfaches Single-Thread-System. Vielmehr ist es so automatisiert, dass, wenn irgendetwas an irgendeinem Punkt außerhalb des Prozesses in einer Warteschlange sitzt, es automatisch zu Nummer zwei, Nummer drei wechselt, um den Prozess am Laufen zu halten.“

Wenn der Rechnungsprüfer eine Prüfung einleitet, sind alle Einzelheiten sofort verfügbar. „Der gesamte Prozess ist völlig transparent“, sagt Garst. „Bei jedem Schritt des Prozesses kann man sehen, welche Instanz gerade an ihm arbeiteitet und wo es Engpässe gibt.“

Fehler warten nicht länger darauf, an den vorherigen Schritt weitergeleitet zu werden. Sofortige Benachrichtigungen lassen die Einreicher und andere Nutzer sofort erkennen, wenn ein Fehler vorliegt, so dass sie das Problem sofort und ohne weiteres Eingreifen beheben können.

Die Automatisierung hilft sogar dabei, die Lösung an das Buch anzupassen, das die Anwälte immer konsultierten. Mithilfe der Regel-Engine-Komponente von IBM Cloud Pak for Automation haben Prolifics und das AOC-Team mehrere Arbeitsabläufe erstellt, um Rationalität und Effizienz zu steigern und Regeln einzuführen, die sicherstellen, dass alle Verfahrensentscheidungen dem Landesrecht entsprechen.

Und wie sieht das neue System für die Benutzer aus? Wie freundlich ist es gegenüber den 40-jährigen Veteranen? Hier kommt die Software Unity von Intellective ins Spiel. „Wir wussten, dass wir ein sehr, sehr intuitives, einfach zu bedienendes Frontend brauchten“, sagt Garst. „Wir haben uns für die Content-Navigationslösung Intellective Unity entschieden. Es lässt sich in alle Cloud Pak for Automation-Komponenten integrieren und bietet eine sehr umfangreiche, anpassbare Benutzeroberfläche.“

Die IBM- und Intellective-Lösungen werden in einer internen privaten Cloud-Umgebung ausgeführt, die in einem staatlichen Rechenzentrum gehostet wird, um die staatlichen Anforderungen für die Speicherung sensibler Daten im Bundesstaat zu erfüllen.

Das System ihrer Träume

Die Lösung befindet sich noch in der Entwicklung, aber das AOC hat bereits erhebliche Verbesserungen festgestellt. Der vielleicht wichtigste Wertindikator aus Sicht des AOC ist die Verkürzung der Schadenbearbeitungszeit. Garst erklärt: „Von Anfang bis Ende waren es durchschnittlich 45 bis 60 Tage. Anwälte warteten manchmal monatelang auf ihre Bezahlung. Jetzt, mit der Automatisierung, sind es nur noch 10 Tage oder weniger. Das ist tatsächlich weniger als die gesetzlich vorgesehene Zeit.“

Die Transparenz in jedem Schritt des Prozesses verändert die Verwaltung und Berichterstattung. „Wenn sich die Direktorin des AOC früher mit dem Obersten Richter traf, verbrachten sie und ihre Mitarbeiter unzählige Stunden damit, in den einzelnen Systemen die notwendigen Daten zu sammeln, um sich einen vollständigen Überblick über den Stand der Anträge zu verschaffen“, sagt Garst. „Jetzt braucht sie nur noch ihr iPad zu öffnen und ihnen zu zeigen: ‚Hier ist die Anzahl der Fälle. Hier sind sie im Genehmigungsprozess.‘”

Die Lösung ermöglichte auch die erste Gehaltserhöhung für die Pflichtverteidiger des Staates seit einem Jahrzehnt. Laut Garst wäre die Umstellung mit den bisherigen Systemen eine große Herausforderung gewesen. „Wenn Sie diesen Lohnsatz ändern, müssen Sie einen einfachen Weg haben, ihn zu ändern. Außerdem müssen Sie dafür sorgen, dass der Lohnsatz nur ab dem Tag geändert wird, an dem der neue Satz genehmigt wurde, so dass er nicht für jeden einzelnen Antrag im System geändert wird. Und wenn man sich das Arbeitsaufkommen ansieht, ist das der gesamte Zustand. Es war also eine große Herausforderung.“ Darüber hinaus half die durchgängige Transparenz dem AOC, die Dokumentationsanforderungen des Finanzministeriums für die elektronische Übermittlung von Zahlungen zu erfüllen. Zum ersten Mal konnten öffentliche Verteidigungsressourcen über Electronic Funds Transfer (EFT) bezahlt werden.

 

Die Mitarbeiter des AOC sind begeistert. „Sie sind mit dem System glücklich“, erzählt Garst. „Das befriedigendste Feedback ist das, was man aus der Praxis hört. Der Direktor reist durch den Staat und es gibt mehrere Benutzergruppen mit verschiedenen Anwälten. Es gab im letzten Jahr nur hervorragendes Feedback.“

Nachdem die Beweise erbracht wurden, hat sich das Denken des AOC auf das verlagert, was sonst noch möglich sein könnte. „Wir kümmern uns jetzt um Verbesserungen“, erklärt Garst. „Verbesserungen bei der Berichterstattung, bei den Prozessen. Wir haben Dashboards für den Direktor erstellt. Wir geben ihnen jetzt das System, von dem sie immer geträumt haben.“ Zu den Verbesserungen, die untersucht werden, gehört der Einsatz von KI zur Analyse von Daten und zur Rückmeldung von Erkenntnissen, um den Prozess weiter zu optimieren. „Sie sind voller Vorfreude“, sagt Garst. „Sie sagen: ‚Oh, kann ich dies tun? Kann ich jenes tun?‘ Sie haben gesehen, was im Bereich des Möglichen liegt, und jetzt wollen sie es vorantreiben.“

Das Urteil Gideon v. Wainwright bestätigte, dass selbst die Bescheidensten und Unterdrücktesten unter uns auf der Waage der Gerechtigkeit gleichermaßen wiegen. Das AOC bringt dieses Urteil in die täglich stattfindenden Gerichtsverfahren ein. Und eine faire Vertretung für mittellose Angeklagte zu gewährleisten, bedeutet auch, dass die Verteidiger entschädigt werden müssen. Indem das AOC den öffentlichen Verteidigern mehr Geld zahlt und dafür sorgt, dass sie schneller bezahlt werden, zieht es mehr Auftragnehmer für das Indigent Defense System an und vergrößert so den Pool an Ressourcen. Dies bedeutet, dass bedürftige Angeklagte einen besseren und schnelleren Zugang zu einer fairen Verteidigung haben. Die Effizienzgewinne sind ein Gewinn für Gerichte und Verteidiger. Die Ergebnisse, wie bei Gideon v. Wainwright, sind ein Sieg für die Gerechtigkeit.

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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, November 2020.

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