Das Unternehmen ist dabei, seine Prozesse auf der Grundlage des Oracle Retail Merchandising System und der Oracle ERP-Lösungen vollständig zu transformieren, um ein echter Multichannel-Einzelhändler zu werden.
Die Stammkundschaft von JD Williams verlässt sich auf Papierkataloge, doch die Zukunft liegt bei jüngeren Käufern, die fast vollständig auf digitale Kanäle setzen. Wie kann das Unternehmen seine Markenattraktivität wiederbeleben?
Das Unternehmen ist dabei, seine Prozesse auf der Grundlage des Oracle Retail Merchandising System und der Oracle ERP-Lösungen vollständig transformieren, um ein echter Multichannel-Einzelhändler zu werden.
JD Williams gehört zur N Brown Group, einem Einzelhandelsunternehmen, das sich auf Mode und Style in Übergrößen spezialisiert hat, die in großen Kaufhäusern verkauft werden. Der Konzernumsatz liegt bei rund 818 Millionen Pfund und der Betriebsgewinn bei etwa 93 Millionen Pfund. JD Williams beschäftigt 3.000 Mitarbeiter und ist eine der Vorzeigemarken von N Brown.
Während gedruckte Kataloge den Kern des Geschäfts bildeten, hat sich der Markt deutlich auf Online-Käufe verschoben, insbesondere über Mobiltelefone und Tablets. Im Back-Office verließ sich JD Williams auf mehrere separate Systeme für Finanzen, Beschaffung und eine Vielzahl betriebswirtschaftlicher Aufgaben. In den Tagen der Papierkataloge funktionierten diese Systeme gut und zuverlässig, mit eingespielten Best Practices zur Erfassung und Analyse von Verkaufs-, Bestands- und verwandten Daten.
Mit der Zunahme der Online-Verkäufe wurde klar, dass die fehlende Back-Office-Integration für JD Williams eine potenzielle Wachstumsbremse darstellte. Die Verbraucher, die über Tablet und Mobiltelefon einkaufen, sind tendenziell jünger als der traditionelle Kundenstamm des Unternehmens, und JD Williams wollte die Gelegenheit nutzen, seine Marken zu revitalisieren, um diese neuen Kunden zu begeistern.
David Hilary, Programme Manager und Finance Transformation Manager, erklärt: „JD Williams wandelt sich von einem Katalogunternehmen zu einem modernen Multichannel-Unternehmen, und das Hauptaugenmerk des Unternehmens liegt auf seinen starken Markennamen. Das strategische Umstrukturierungsprogramm mit dem Namen „Fit for the Future“ zielt darauf ab, das Unternehmen zu einem „Digital First“-Ansatz zu verhelfen, der auf Innovation basiert. Wir erkannten, dass verschiedene Elemente unserer unterstützenden Systeme das Geschäft technisch und funktionell behinderten. Auf Konzernebene haben wir uns für die Migration auf eine integrierte, dem Branchenstandard entsprechende Kernplattform für Finanzen und Beschaffung entschieden, die sich effektiv skalieren lässt und es uns ermöglicht, das Textileinzelhandelsgeschäft selbst und das Verbraucherkreditgeschäft auszubauen und die uns dabei unterstützt, regulatorische Anforderungen zu erfüllen, die wir mit den alten Systemen nur schwer erfüllen konnten.“
IBM® Services wurde mit der Bereitstellung der ersten Version des Programms, Finance Transformation, beauftragt, um eine Basis für das Back-Office zu schaffen, die das Unternehmensprogramm als sichere Grundlage für Wachstum nutzen kann. IBM Services war für alle Aspekte des Designs und der Erstellung sowie für den Großteil der Tests der Lösung (in Bezug auf Anwendung und Integration) verantwortlich. IBM Services war auch für die Datenmigration und das Änderungsmanagement verantwortlich, einschließlich der Entwicklung von Schulungen und der Schulung der Schulungsleiter.
Nicola Mead, Group Finance Systems & Effectiveness Manager, fügt hinzu: „Vor allem unsere Finanzen waren nicht mit anderen Bereichen integriert. Wir wünschten uns konzernweit einheitliche Finanzpraktiken wie Procure-to-Pay und Order-to-Cash, was wiederum die Verwendung eines einheitlichen Kontenplans voraussetzte. Der Konzern hatte sich für das Oracle Retail Management System entschieden, und unsere Aufgabe bestand darin, im Rahmen eines Finanztransformationsprogramms Oracle Fusion Finance und Oracle Fusion Procurement als Schlüsselkomponenten für die Transformation des Einzelhandels einzusetzen.“
Das gemeinsame Team überlegte den neuen Kontenplan und den besten Ansatz zur Standardisierung der Prozesse im gesamten Unternehmen. JD Williams wollte die Abläufe vereinfachen, zum Beispiel mit standardisierten Managementberichten, automatisierter Bargeld- und Bankabwicklung und Self-Service-Beschaffung. Da ein Großteil der späteren Implementierungsphasen des Oracle Retail Management Systems vom Finance Transformation Projekt abhängt, hat JD Williams IBM Services ausgewählt, um diese wichtige erste Phase zu unterstützen.
Andy Haywood, Chief Information Officer, sagt: „Wir haben uns bei der Bereitstellung dieser Version für IBM Services entschieden, weil das Unternehmen über eine große Erfahrung und Erfolgsbilanz bei der Implementierung von Oracle Back Office verfügt. Oracle Fusion ist neu auf dem Markt und IBM Services vermittelte uns die Gewissheit, dass sie über die notwendigen Fähigkeiten verfügten, um termingerecht eine hochwertige Lösung bereitzustellen.“
David Hilary bestätigt: „IBM bot eine überzeugende Mischung aus Oracle-Implementierungserfahrung, mit eindeutigen Fähigkeiten und einem überaus wettbewerbsfähigen kommerziellen Angebot. Für JD Williams hat das Team von IBM Services, das mit uns zusammenarbeitet, den perfekten Mix aus Produktkenntnis und Geschäftssinn bewiesen. Einige Mitarbeiter von IBM Services verfügten beispielsweise über Qualifikationen im Rechnungswesen, und wir beschäftigten auch Spezialisten für die Bereiche Debitoren, Kreditoren und Hauptbuchhaltung.
„Wir haben festgestellt, dass die Berater von IBM Services sehr ansprechbar und professionell sind. Bei IBM herrschte die Einstellung 'Wir werden die Termine einhalten, koste es, was es wolle', und sie waren im Umgang stets offen, ehrlich und transparent. IBM Services wurde schnell zu einem anerkannten Entscheidungsträger, der uns half, den besten Weg für JD Williams zu finden.“
In partnerschaftlicher Zusammenarbeit implementierte JD Williams eine Reihe von Oracle Fusion-Lösungen, darunter Fusion Financials (Hauptbuch, Cash Management, Forderungen, Verbindlichkeiten und Steuern), Fusion Procurement (iProcurement und Einkauf), Fusion Middleware (zur Integration von Altsystemen, einschließlich eines neuen Drittanbieter-Scanbüros) und OBIEE Dashboards (Financial Analytics, Procurement & Spend Analytics) für Managementinformationen.
David Hilary fährt fort: „Ein Teil der Partnerschaft besteht darin, dass IBM uns geholfen hat zu lernen, wie man Programme dieser Art durchführt. Dies hat uns dabei geholfen, die Unternehmenskultur dahingehend zu verändern, dass wir in einem viel größeren Maßstab denken. Es ist bemerkenswert, dass IBM Services selbst in einer Zeit erheblicher Umstrukturierungen bei JD Williams das Programm auf Kurs gehalten hat. Hier wurde nicht mehr versprochen, als geliefert wurde, sondern IBM Services hat einfach zugesagt und geliefert.“
Nicola Mead merkt an: „Wir haben die Herausforderungen mit IBM Services gemeistert und sowohl Oracle Fusion Finance als auch Oracle Fusion Procurement genau im Zeitplan fertiggestellt. IBM Services war maßgeblich an der Planung und Vorbereitung des neuen Kontenplans beteiligt, und die Zeit, die wir in die Vorbereitung und anschließend in die Schulung investiert haben, hat sich zweifellos ausgezahlt.
„JD Williams beauftragte IBM mit der Durchführung von Schulungen, der Ausbildung von Schulungsleitern und der Beratung zum Change Management, wobei sowohl On- als auch Offshore-Ressourcen in einer sehr erfolgreichen Kombination eingesetzt wurden. Dies war sowohl für JD Williams als auch für Oracle eine erstmalige Implementierung. Wie bei jedem Projekt gab es Hürden zu überwinden und Zeitpläne einzuhalten, und IBM unterstützte uns bei der Inanspruchnahme des Advanced Customer Support (ACS) Service von Oracle, um sicherzustellen, dass wir erfolgreich waren.
Das Finanztransformationsprogramm bildet die Grundlage für die Revitalisierung der Marken mit einem vollständigen Multichannel-Einzelhandel, der durch das Oracle Retail Management System ermöglicht wird.
Nicola Mead erklärt die zukünftigen Vorteile: „Durch die Einführung eines unternehmensweiten Kontenplans und standardisierter Finanzprozesse wird das Unternehmen von den Vorteilen zentralisierter Geschäftsdaten profitieren. Der Einsatz von Oracle Fusion Finance und Oracle Fusion Procurement wird die Monatsendroutine erheblich vereinfachen, und mit der Zeit werden wir Lösungen für die Bestandsbewertung und -planung einbinden, die uns dabei helfen, ein vollständiges Bild der Abläufe im gesamten Unternehmen zu erhalten.“
Nicola Mead fährt fort: „Durch die Verknüpfung von Lager-, Planungs- und Beschaffungslösungen können wir unsere Leistung und Effizienz optimieren und so Skaleneffekte und Lieferantenrabatte erzielen. Dies gilt für alle Waren, die nicht zum Wiederverkauf bestimmt sind, und bildet wiederum die Grundlage für das Oracle Retail Management System, das Mode und Waren zum Weiterverkauf abwickelt. Die Lösungen Oracle Fusion Finance und Oracle Fusion Procurement geben uns die Möglichkeit, auf Veränderungen zu reagieren und die strategische Transformation des Unternehmens zu unterstützen.“
David Hilary fügt hinzu: "IBM Services war beispielsweise maßgeblich an der Integration einer Lösung eines Drittanbieters zum Scannen von Rechnungen beteiligt, die es uns ermöglicht, Rechnungsdaten direkt im Buchhaltungssystem zu erfassen. IBM Services hat den Geschäftsprozess festgelegt und die technischen Integrationspunkte abgebildet. Trotz der vielen zusätzlichen Änderungsanträge hat IBM einen großartigen Service geliefert.
„Das Engagement des Teams von IBM Services im Hinblick auf die Einhaltung der Fristen und Veröffentlichungstermine, kombiniert mit großer Aufmerksamkeit für Details, hat zu einem hervorragenden Ergebnis geführt. Die Kultur bei IBM Services hält eindeutig, was sie verspricht, und bietet einen echten Mehrwert bei der Beratung. Die Berater äußern ihre Meinung auf eine Art und Weise, die nicht aufdringlich ist, sondern Raum für Diskussionen und Wahlmöglichkeiten lässt, gestützt auf fundierte technische Fachkenntnisse. So entsteht eine Lösung, die für JD Williams wirklich funktioniert.“
Andy Haywood fasst zusammen: „Das Programm erwies sich als komplex und herausfordernd, aber trotzdem stellte IBM Services die Führung, die Ressourcen und das Engagement bereit, um die Inbetriebnahme zu erreichen. Das IBM-Team hat sich sowohl in Bezug auf seine Aufgaben als auch in Bezug auf seine Arbeitszeiten weit über das übliche Maß hinaus engagiert, um sicherzustellen, dass wir unsere Ziele erreichen. Das Team bewies exzellentes Auftreten, Flexibilität und Engagement, was von JD Williams sehr geschätzt wurde.“
Mit über 140 Jahren Erfahrung im Versandhandel verkauft JD Williams and Company Ltd (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) neben Haushalts- und Elektroartikeln auch modische Kleidung und Schuhe im Warenhausformat. JD Williams bietet seinen Kunden auch Finanzdienstleistungen an, darunter flexible Kreditpläne.
Fußnoten
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, Mai 2016. IBM, das IBM-Logo, ibm.com und Global Business Services sind Marken der International Business Machines Corp., die weltweit in vielen Ländern registriert sind. Weitere Produkt‐ und Servicenamen können Marken von IBM oder anderen Unternehmen sein. Eine aktuelle Liste der Marken von IBM finden Sie auf der Webseite „Copyright- und Markeninformationen“ unter ibm.com/legal/copytrade.shtml. Das vorliegende Dokument ist ab dem Datum der Erstveröffentlichung aktuell und kann jederzeit von IBM geändert werden. Nicht alle Angebote sind in allen Ländern verfügbar, in denen IBM tätig ist. Die genannten Leistungsdaten und Kundenbeispiele dienen ausschließlich zur Veranschaulichung. Tatsächliche Leistungsergebnisse hängen von den jeweiligen Konfigurationen und Betriebsbedingungen ab. DIE INFORMATIONEN IN DIESEM DOKUMENT WERDEN OHNE JEGLICHE AUSDRÜCKLICHE ODER STILLSCHWEIGENDE GARANTIE ZUR VERFÜGUNG GESTELLT, EINSCHLIESSLICH DER GARANTIE DER MARKTGÄNGIGKEIT, DER EIGNUNG FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK UND DER GARANTIE ODER BEDINGUNG DER NICHTVERLETZUNG VON RECHTEN. Die Garantie für Produkte von IBM richtet sich nach den Geschäftsbedingungen der Vereinbarungen, unter denen sie bereitgestellt werden.