Un système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur ou GMAO est un logiciel qui centralise les informations relatives à la maintenance et facilite les processus des opérations de maintenance. Il permet d’optimiser l’utilisation et la disponibilité des équipements physiques tels que les véhicules, les machines, les communications, les infrastructures des usines et autres actifs. Également appelés CMMIS, acronyme anglais de Computerized Maintenance Management Information System, les systèmes de GMAO sont utilisés dans la fabrication, la production de pétrole et de gaz, la production d’électricité, la construction, le transport et d’autres secteurs où l’infrastructure physique revêt une importance critique.
L’élément central d’une GMAO est sa base de données. Elle repose sur un modèle de données qui organise les informations relatives aux actifs dont une entreprise est chargée d’assurer la maintenance, ainsi qu’aux équipements, aux matériels et aux autres ressources nécessaires à cette tâche.
Les informations contenues dans la base de données d’un système de GMAO soutiennent diverses fonctions du système pour fournir les capacités suivantes :
Gestion des ressources et du personnel : suivi des employés disponibles et des certifications de l’équipement. Attribuer des tâches spécifiques et constituer des équipes. Organiser les équipes et gérer les taux de rémunération.
Registre des actifs : stockage, accès et partage d’informations relatives aux actifs telles que :
- Fabricant, modèle, numéro de série, classe et type d’équipement
- Coûts et codes associés
- Emplacement et position
- Statistiques relatives aux performances et aux temps d’arrêt
- Documentation, vidéo et images associées, telles que les manuels de réparation, les procédures de sécurité et les garanties
- Disponibilité des compteurs, des capteurs et des instruments de l’Internet des objets (IdO)
Gestion des interventions : généralement considérée comme la fonction principale de la GMAO, la gestion des interventions comprend des informations telles que :
- Numéro de l’intervention
- Description et priorité
- Type d’intervention (réparation, remplacement, planifié)
- Codes de cause et de résolution
- Personnel affecté et matériels utilisés
La gestion des interventions permet également de :
- Automatiser la génération des interventions
- Réserver du matériel et de l’équipement
- Planifier et affecter les employés, les équipes et les périodes de travail
- Vérifier l’état d’avancement et effectuer un suivi des temps d’arrêt
- Consigner les coûts prévus et réels
- Fournir la documentation et les supports de réparation et de sécurité associés à l’intervention
Maintenance préventive : automatiser le lancement des interventions en fonction du temps, de l’utilisation ou d’événements déclenchés. La maintenance préventive peut être utilisée pour organiser et associer les actifs entre plusieurs interventions. Séquencer et planifier les interventions préventives.
Gestion des matériels et des stocks: inventorier, distribuer et récupérer les équipements et les matériels de maintenance, réparation et exploitation (MRO) dans les zones de stockage, les centres de distribution et les installations. Gérer les fournisseurs, suivre le coût des stocks et automatiser le réapprovisionnement.
Rapports, analyses et audits: générez des rapports de maintenance dans des catégories telles que la disponibilité des actifs, l’utilisation des matériels, les coûts de la main-d’œuvre et des matériaux, les évaluations des fournisseurs, etc. Analysez les informations pour comprendre la disponibilité des actifs, les tendances de performance, l’optimisation des stocks MRO et d’autres informations pour étayer les décisions commerciales et rassembler et organiser les informations pour les audits.¹
Quand les systèmes GMAO n’existaient pas, il était impossible d’obtenir une visibilité centralisée et dynamique ainsi qu’une gestion automatisée, car les informations relatives à la maintenance étaient enfouies dans des dossiers papier et, par la suite, dispersées dans des feuilles de calcul.
Apparues dans les années 1960, les premières versions de la GMAO étaient généralement utilisées par les grandes entreprises. Les techniciens utilisaient des cartes perforées et des mainframes IBM pour alimenter les dossiers informatisés et effectuer le suivi des tâches de maintenance. Dans les années 1970, les cartes perforées ont cédé la place à des listes de contrôle qui étaient introduites dans les systèmes de GMAO par les techniciens à la fin de leur service.
C’est dans les années 1980 et 1990 que la GMAO a gagné en popularité auprès des petites et moyennes entreprises du fait de la plus petite taille des ordinateurs, de leurs prix plus accessibles et de leur caractère plus distribué et connecté. Dans les années 1990, les systèmes GMAO ont commencé à partager des informations sur des réseaux locaux (LAN).
Les années 2000 ont vu l’émergence d’intranets et d’une connectivité basée sur le Web qui ont étendu les capacités de la GMAO à toute une série d’appareils mobile, d’applications de terrain et de sites opérationnels.
La dernière génération de systèmes GMAO repose sur le cloud et elle est hautement mobile. Offrant des fonctionnalités plus performantes, ces systèmes sont plus rapides à implémenter, leur maintenance est plus simple et les données qui y sont stockées sont mieux protégées.²
GMAO et EAM (Enterprise Asset Management, soit « gestion des actifs de l’entreprise ») sont souvent confondus ou utilisés de manière interchangeable. Si les deux termes font référence à des fonctions et des objectifs similaires, ils sont fondamentalement différents. Pour comprendre les principales différences qui existent entre GMAO et EAM, revenons rapidement sur l’histoire de la GMAO et la relation entre GMAO, EAM et APM.
L’évolution de la GMAO a jeté les bases de l’EAM. Globalement, l’EAM offre les fonctionnalités de la GMAO³ et leurs fonctions peuvent se chevaucher. Ce que l’EAM apporte à la GMAO – en partie grâce à une meilleure connectivité et au partage des informations – c’est la capacité de couvrir plusieurs sites, de faciliter la collaboration entre les services et de fournir une intégration plus poussée avec d’autres systèmes tels que les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP).⁴
Ces fonctionnalités inscrivent les solutions EAM dans un contexte métier plus large qui tient compte du cycle de vie complet des actifs et son impact sur, entre autres, l’analyse financière, l’approvisionnement, la gestion des processus, les risques et la conformité, et la mise au rebut des actifs. Les solutions de GMAO tendent à se concentrer sur la disponibilité et le temps de fonctionnement des actifs fixes en automatisant les interventions et les flux de travail, en planifiant la main-d’œuvre, en gérant les matériels et en fournissant des rapports et des audits sur ces tâches.
Lire : Comprendre l’impact et l’utilité de l’EAM
Pourquoi le temps de fonctionnement est-il si important ?
La GMAO et l’EAM sont essentielles car elles permettent aux responsables et aux services de maintenance d’atteindre plus facilement et plus efficacement leur objectif principal, à savoir un temps de fonctionnement fiable.
Plus les actifs et les équipements physiques sont maintenus en état de marche pendant longtemps, plus leur valeur est élevée. Dans son article, « The complete guide to the advantage of CMMS », Sarah Dudley, blogueuse chez IBM, souligne que « plus un équipement fonctionne longtemps sans réparation majeure, plus nous économisons de l’argent à long terme ».
Un temps de fonctionnement fiable permet aux entreprises d’accepter et d’honorer les commandes, de répondre aux demandes des clients, de façonner l’expérience utilisateur et de prendre en toute confiance une série de décisions qui dépendent des actifs. IBM rapporte qu’un sondage réalisé auprès de responsables d’actifs a révélé que 75 % d’entre eux considèrent la fiabilité du système comme la principale raison d’investir dans l’EAM.
Les avantages de la GMAO sont les suivants :
Visibilité sur les actifs : les informations centralisées dans la base de données du système GMAO permettent aux responsables et aux équipes de maintenance de connaître presque instantanément la date d’achat d’un actif, sa date de maintenance, la fréquence de ses pannes, les pièces utilisées, les taux d’efficacité et bien d’autres informations.
Visibilité sur les workflows : les tableaux de bord et les visualisations peuvent être adaptés aux techniciens et à d’autres rôles afin d’évaluer l’état et la progression pratiquement en temps réel. Les équipes de maintenance peuvent rapidement savoir où se trouve un actif, ce dont il a besoin, qui doit intervenir dessus et le moment de l’intervention.
Automatisation : l’automatisation des tâches manuelles telles que la commande de pièces, la reconstitution des stocks MRO, la planification des périodes de travail, la compilation d’informations pour les audits et d’autres tâches administratives permet de gagner du temps, de réduire les erreurs, d’améliorer la productivité et de concentrer les équipes sur les tâches de maintenance et non sur les tâches administratives.
Rationalisation des processus : les interventions peuvent être consultées et suivies par toutes les parties concernées. Les informations peuvent être partagées sur des appareils mobiles pour coordonner le travail sur le terrain avec les centres opérationnels. La distribution et l’utilisation des matériels et des ressources peuvent être hiérarchisées et optimisées.
Gestion du personnel de terrain : la gestion des effectifs internes et externes sur le terrain peut s’avérer complexe et coûteuse. Les capacités de la GMAO et de l’EAM permettent d’unifier et de déployer de manière rentable les équipes internes et les partenariats externes. Les dernières solutions EAM offrent des avancées dans les domaines de la connectivité, de la mobilité, de la réalité augmentée et de la blockchain qui transforment les opérations sur le terrain.
Maintenance préventive : les données de la GMAO permettent aux opérations de maintenance de passer d’une approche réactive à une approche proactive et ainsi d’élaborer une stratégie de maintenance des actifs avancée. Les données issues des activités quotidiennes ainsi que des capteurs, des compteurs et des autres instruments IdO peuvent fournir des informations sur les processus et les actifs, aider à définir des mesures préventives et déclencher des alertes avant un dysfonctionnement ou une baisse de rendement des actifs.
Cohérence et transfert de connaissances : la documentation, les manuels de réparation et les supports contenant les procédures de maintenance peuvent être stockés dans le système GMAO et associés aux actifs correspondants. L’acquisition et la gestion de ces connaissances permettent de mettre en place des procédures cohérentes et d’assurer la qualité du travail, mais aussi de conserver ces connaissances, afin de les transférer aux nouveaux techniciens, afin d’éviter de les perdre lorsque des employés quittent l’entreprise.
Gestion de la conformité : les audits de conformité peuvent perturber les opérations de maintenance et le fonctionnement général des entreprises qui possèdent un grand nombre d’actifs. Les données de la GMAO facilitent considérablement les audits en générant des réponses et des rapports qui répondent aux exigences de l’audit.
Santé, sécurité et environnement : dans le cadre de la gestion de la conformité, les systèmes de GMAO et d’EAM permettent de centraliser les rapports relatifs à la sécurité, à la santé et à l’environnement. L’objectif est de réduire les risques et de maintenir un environnement de travail sûr. La GMAO et l’EAM permettent d’enquêter pour analyser les incidents ou les défauts récurrents, la traçabilité des incidents et des actions correctives et la gestion des changements de processus.
La sélection et la mise en œuvre d’un système de GMAO efficace impliquent de prendre en compte des facteurs fonctionnels et technologiques. Il peut arriver que des fournisseurs et des utilisateurs emploient les termes de GMAO et d’EAM de manière interchangeable dans ce contexte, ce qui est acceptable en raison des similitudes dans leurs fonctionnalités.
Selon l’analyste informatique IDC, l’un des principaux critères fonctionnels est le traitement de quantités croissantes de données : « Le nombre de sources de données à la disposition du responsable des actifs est en constante évolution (capteurs, données spatiales, données visuelles, etc.). La gestion, la fusion et l’analyse rapides de ces groupes de données constitueront donc un défi considérable pour les professionnels de l’EAM au cours des cinq prochaines années. »
IDC souligne également qu’il est essentiel de mettre en adéquation les ressources en personnel et en développement avec la gestion des actifs : « La fonction manque souvent de ressources en termes de personnel, de formation et de développement. Cette situation érode la motivation et crée une culture contre-productive au sein du personnel. »
Enfin, IDC indique qu’il est important de moderniser les fonctions de GMAO et d’EAM et que « certaines entreprises tardent à abandonner leurs vieux systèmes et feuilles de calcul et à adopter des fonctions d’EAM essentielles telles que la gestion des interventions de réparation, la planification des travaux et les décisions de remplacement et de réparation. »
Les solutions GMAO et EAM répondent aux défis fonctionnels de différentes manières, mais l’une des principales approches technologiques consiste à déployer sous la forme SaaS (Software as a Service) des solutions GMAO et EAM hébergées dans le cloud.
Selon IBM, les entreprises, « lorsqu’elles choisissent un logiciel de gestion des actifs, s’orientent de plus en plus vers SaaS, un modèle de distribution basé sur le cloud dans lequel le logiciel est hébergé de manière centralisée par un fournisseur et disponible à la demande. »
SaaS, en tant qu’approche technologique, répond à certains éléments fonctionnels essentiels :
- Hébergée dans le cloud, la GMAO en SaaS permet d’augmenter ou de réduire les ressources en fonction des besoins en données. Pour les utilisateurs, l’avantage est qu’ils ne paient que pour les ressources de données dont ils ont besoin, au lieu de s’engager dans des investissements initiaux importants pour s’assurer d’avoir la capacité de traiter l’afflux croissant de données provenant des instruments IdO, ce qui élimine pratiquement les coûts en matériel.
- Le SaaS peut aider à relever les défis en matière de personnel et de ressources, car il nécessite beaucoup moins d’intervention et de soutien de la part du service informatique que le déploiement sur site. Les ingénieurs en GMAO, les administrateurs de la GMAO et les équipes techniques sur le terrain peuvent gérer le système en grande partie de manière autonome. En conséquence, les dépenses d’investissement liées à l’informatique peuvent être converties en dépenses et en ressources opérationnelles.
- Les systèmes existants, la modernisation et l’utilisation des dernières technologies pour faire face aux pressions de la maintenance et de l’exploitation sont également des domaines dans lesquels SaaS peut s’avérer utile. Comme les mises à jour sont effectuées par les fournisseurs de services dans le cloud, vous êtes assuré de toujours disposer des toutes dernières versions et fonctionnalités. De plus, le SaaS permet d’intégrer de nouvelles technologies plus rapidement et avec moins de risques.
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