Antes de iniciar o esforço para transformar seu sistema de RH, os gestores do Departamento de Serviços Administrativos de Oregon (DAS) avaliaram os diversos desafios pela frente. O maior desafio foi a amplitude do projeto e atender às necessidades de tantos stakeholders, incluindo 41.000 funcionários, 18 organizações trabalhistas e mais de 90 agências representando os três poderes do governo. O estado também determinou que qualquer novo sistema de RH precisava atender a mais de 800 requisitos e gerenciar mais de 40 processos de negócios críticos.

"Nossa ferramenta legada não era algo que eu chamaria de sistema de RH. Na verdade, era um banco de dados que continha informações pessoais", diz Zike. "As informações de RH estavam dispersas e incompletas. Realizar as funções essenciais do negócio que uma grande empresa faria era muito difícil. Também foi um pesadelo produzir registros públicos e ter consistência em nossa prática.”

"Não tínhamos flexibilidade e colocar novos processos era impossível", diz Joyce Martinez, gerente de projeto do estado do Oregon DAS. "Apenas algumas pessoas tinham acesso a ele e não havia mais espaço disponível nas telas para adicionar mais campos. Nesse ponto, a maioria dos processos de RH era baseada em papel em todas as agências.

"Era uma ocasião regular para sermos solicitados a fornecer dados em nível empresarial que não podíamos responder", diz Lawson. "Os legisladores solicitavam informações e relatórios, e só podíamos dizer 'podemos fornecer isso, mas não dispomos daquilo.' Atender à necessidade de informações oportunas foi um grande impulsionador para a mudança."

Assim que o estado aprovou um orçamento para a transformação do sistema, os gestores do DAS começaram a procurar por uma plataforma de RH baseada em nuvem que pudesse atender aos requisitos atuais e se expandir para o crescimento futuro. "O estado do Oregon tem um processo de aquisição muito consistente, e trouxemos muitas pessoas para avaliar as muitas alternativas apresentadas a nós", diz Zike. "Também conversamos com outros governos estaduais e obtivemos referências. É assim que o Workday foi escolhido."

A equipe do DAS de Oregon reconheceu que fazer parte da comunidade de usuários da Workday também ofereceria vantagens operacionais fundamentais. "Poder conversar com outras entidades e explorar as melhores práticas foi uma grande vantagem", diz Zike. "E ter um sistema que é regularmente atualizado com mudanças regulatórias é muito melhor do que ter que descobrir como precisamos programar nosso próprio sistema para fazer as mudanças."

Ao escolher um parceiro para integrar a solução de RH da Workday no complexo ambiente de sistemas de Oregon, o DAS procurou uma empresa que tivesse um histórico com o estado e também estivesse comprometida com um relacionamento de trabalho colaborativo. "Sabíamos que os IBMers seriam as pessoas mais inteligentes da sala e que eram especialistas", diz Martinez. "Mas eles deixaram claro que nos ouviriam e faríamos isso juntos. Isso foi muito atraente para nós."

Outro fator que nos levou à escolha da IBM como parceira da integração dos sistemas foi sua experiência em trabalhar com organizações governamentais. "Ter essa compreensão fundamental de como o sistema poderia apoiar o governo foi muito útil", diz Zike. "Também houve clareza na proposta e na direção que deveríamos seguir."

Antes da implementação, a IBM realizou workshops de Design Thinking para ajudar a garantir que a nova plataforma de RH atenderia às necessidades específicas dos clientes. Os métodos Kanban foram utilizados para visualizar e planejar processos, e personas foram criadas e testadas para orientar o desenvolvimento em torno de experiências de usuário do mundo real. "Tínhamos uma equipe diversificada vindo de diferentes agências e tipos de trabalho", diz Lawson. "O Design Thinking nos ajudou a entender suas perspectivas e foi uma ferramenta útil para usar."

A migração de processos manuais para um sistema automatizado representou um desafio significativo para a cultura de trabalho. "Muitos de nossos gerentes nunca haviam sido obrigados a fazer qualquer coisa em um sistema automatizado e confiavam no papel para as ações de pessoal", diz Zike. "Exigir que eles entrassem em um sistema como o Workday e se envolvessem com a tecnologia foi realmente diferente para eles, e é aí que tivemos muita necessidade de gerenciamento de mudanças."

“Tivemos uma pessoa dedicada à gestão de mudanças da IBM e isso foi uma grande ajuda”, diz Martinez. “Esse projeto foi uma grande mudança de paradigma para o estado de Oregon. Antes disso, éramos um sistema transacional e agora migramos para um sistema de processos de negócios completo.”

O DAS implementou os módulos do Workday em etapas, começando com Core HR, Compensation, Recruiting, Absence Management, Talent Suite e, mais recentemente, Learning. "Quando lançamos o Workday Learning, essa foi a implementação mais fácil que já tive na minha carreira", diz Zike. "Eu estava esperando algo dar errado e nada aconteceu. Ele foi muito bem recebido."

"O Oregon fez um excelente trabalho ao aproveitar o Workday com tudo que ele pode oferecer ao estado", diz Chad Duffy, Gerente Regional de Vendas da Workday. "Nós, Workday, IBM e DAS, trabalhamos em conjunto para determinar quem precisa se envolver, como isso atende às suas necessidades e garantir que o estado veja valor."

Quando a pandemia de COVID-19 atingiu Oregon em março de 2020, vários módulos de RH do Workday estavam funcionando há quase um ano. Isso permitiu que o DAS apoiasse uma grande população de funcionários do Estado trabalhando remotamente. "Se não tivéssemos um sistema onde as pessoas pudessem se comunicar e processar transações, teríamos enfrentado grandes dificuldades com todos esses formulários em papel indo e vindo", diz Zike. "O Workday tem sido uma ótima ferramenta, especialmente porque muitos de nós ainda estamos trabalhando em casa."

Como resultado do trabalho em equipe entre o DAS, o Workday e a IBM, as etapas iniciais da implementação do Workday entraram no orçamento. E quando o estado precisou preencher 1.000 vagas abertas durante 2020 e 2021, a plataforma Workday ajudou o departamento de RH a integrar novos funcionários aproximadamente 50% mais rápido do que os sistemas baseados em papel que eram utilizados anteriormente.

"A liderança e gestão ficaram agradavelmente surpresas quando precisam de dados ou de um relatório para ver o que está acontecendo com sua força de trabalho", diz Zike. "Podemos mostrar a eles onde clicar ou podemos criar um relatório rapidamente. "Algo que teria levado duas semanas com o sistema antigo agora leva 20 minutos, então esses são os pontos onde estamos obtendo muito sucesso."

Após os três primeiros meses de implementação do sistema, o DAS realizou uma pesquisa de instantâneo para medir como os funcionários estaduais estavam usando o Workday. "Os resultados foram muito bons", diz Lawson. “Temos 40 mil funcionários fazendo login na maioria dos meses, muitos deles várias vezes. A prova está nos dados.""

Em dezembro de 2022, o DAS planeja concluir sua fase final de transformação do sistema de RH implementando os módulos de Payroll e Time Tracking da Workday. "Ainda estamos conectados a um sistema de compensação de funcionários com 30 anos de idade, que é a última função a ser migrada", diz Lawson. "Estou realmente ansioso para melhorar nosso processo de tempo para contratação assim que nosso processo de integração estiver completamente integrado à Folha de Pagamento."

"Oregon foi o primeiro estado dos EUA a fazer uma solução completa de RH em toda a empresa", diz Duffy. "Quando ouço de um espectro de pessoas em todo o estado, elas me dizem que o que havia de melhor nesse projeto é o valor que elas obtêm dele."

Devido aos esforços pioneiros de Oregon na transformação do sistema de RH, outros governos estaduais estão ligando para o DAS em busca de conselhos. "Sabemos o quanto é difícil tirar grandes projetos do papel junto aos governos estaduais e o quanto é importante acertar", diz Martinez. "Estamos felizes em conversar com outros estados e ajudá-los ao longo do caminho."

Relembrando o esforço de implementação do Workday, Zike reflete sobre como trabalhar com a IBM. “A parceria foi fundamental para podermos trazer o Workday à tona e continuar a aprimorá-lo à medida que avançamos”, diz ela. “A IBM sempre trabalhou conosco e nunca disse 'este é um problema muito espinhoso' ou 'isso é seu para resolver'. Foi uma parceria deles trazendo opções para nós. Eles aceitaram isso porque queriam que tivéssemos sucesso.”

O DAS (link externo ao site ibm.com) é a agência administrativa central do governo estadual de Oregon e implementa políticas e decisões financeiras tomadas pelo governador e pela legislação. O DAS apoia as agências estaduais fornecendo uma infraestrutura de gestão forte e estável e estabelece altos padrões de responsabilidade para garantir que o estado de Oregon utilize os dólares dos impostos de forma produtiva.

A IBM Business Partner, Workday (link externo ao site ibm.com), é uma fornecedora líder de aplicativos de nuvem corporativa para RH e finanças, ajudando os clientes a se adaptarem e prosperarem em um mundo em constante mudança. As aplicações do Workday para gestão financeira, RH, planejamento, gestão de gastos e análises de dados foram adotadas por milhares de organizações ao redor do mundo e em diversos setores, desde empresas de médio porte até mais de 50% das empresas listadas na Fortune 500.