Automação para desenvolver agilidade nos negócios
A Sol Caribbean otimiza os processos de CapEx com o IBM Cloud Pak
Calma beira-mar ao pôr do sol

A agilidade empresarial é essencial para a Sol Caribbean, Ltd., em rápido crescimento. A companhia petrolífera expandiu exponencialmente desde seu lançamento em 2005. Hoje, é avaliada em bilhões de dólares e opera em 23 países por toda a bacia do Caribe, fornecendo combustível, petróleo líquido e lubrificante para os setores automotivo de varejo, aviação, marítimo e de caminhões, entre outros.

Para coordenar e automatizar seus processos de despesas de capital (CapEx) em sua estrutura organizacional complexa e diversificada, a Sol Caribbean utiliza o IBM Cloud Pak for Business Automation. Essa coordenação não é uma tarefa fácil. A companhia inicia aproximadamente 1.000 projetos por ano, abrangendo seus países e negócios. Os projetos variam muito em escopo, desde o desenvolvimento de um novo posto de gasolina até a compra de um computador de escritório.

Antes de se associar à IBM em 2017, o processo de CapEx da companhia estava longe de ser ágil. "Naquela época, todo o processo era feito via e-mail," diz Juan Lopez, gerente regional de operações na Sol Caribbean. "Não havia um repositório central, nenhuma maneira de rastrear os documentos de um projeto, nenhum fluxo de trabalho e nenhum selo de aprovação quando todos os stakeholders haviam assinado um projeto."

"Quando chegávamos a uma auditoria, era difícil encontrar documentação de suporte para cada projeto," ele continua. “Nosso negócio envolve muitos ativos e queríamos ter melhor controle de nossos investimentos. Do processo de aprovação até a conclusão, não havia como avaliar o sucesso relativo de um projeto — não apenas em termos de dinheiro gasto, mas também que negócio ele gerou ou se o retorno foi positivo ou negativo.

A companhia precisava de uma solução tecnológica para ajudar a gerenciar melhor seus processos de CapEx, rastrear e auditar projetos, e minimizar o risco de fraude.

Automação abrangente de processos

 

Automatiza o processo de despesa de capital em 23 países para 1.000 projetos por ano

Fluxos de trabalho simplificados

 

Otimiza o tempo de aprovação para projetos maiores de semanas para uma semana ou menos

No passado, gastaríamos semanas em alguns dos projetos mais complexos, tentando chegar a um consenso sobre decisões... Agora, a grande maioria de nossas aprovações é feita em uma semana. Juan Lopez Gerente regional de operações Sol Caribbean, Ltd.
Automação em ação

A Sol Caribbean trabalhou com a parceira de negócios da IBM, LPA Corporate Solutions (LPA), para construir uma plataforma de automação suportada pela solução IBM Cloud Pak for Business Automation, otimizada para implementação no Red Hat OpenShift em qualquer nuvem ou ambiente de TI. Os executivos da Sol Caribbean escolheram a solução entre várias outras com base em um protótipo apresentado pela LPA durante o processo de seleção. "Ela tocou em todos os pontos — gerenciamento de processo empresarial, gerenciamento de documentos, gerenciamento de conteúdo e fluxo de trabalho automatizado," diz Lopez.

A plataforma centralizada resultante, localizada nas instalações em Barbados em servidores virtualizados, automatiza completamente o processo de investimento da empresa:

  • Para iniciar um projeto, usuários autorizados — frequentemente gerentes de país — fazem login na plataforma através da interface baseada na web da solução IBM, preenchem um formulário de solicitação online e enviam a documentação de suporte necessária, que é armazenada em um repositório centralizado de conteúdo relacionado ao projeto. O repositório faz parte do componente de gerenciamento de conteúdo da solução IBM Cloud Pak for Business Automation, que também emprega um esquema de segurança robusto para proteger documentos confidenciais de serem expostos a usuários não autorizados.
  • O mecanismo baseado em regras incluído no componente de fluxo de trabalho de automação de negócios da solução IBM Cloud Pak for Business Automation automaticamente designa e encaminha a solicitação do projeto para os revisores apropriados usando uma matriz de autorização baseada no limite do orçamento, setor empresarial e país de origem. Os revisores aprovam ou rejeitam o projeto e enviam a justificativa para suas decisões.
  • O sistema então rastreia cada etapa do projeto CapEx — desde aprovações até a conclusão do projeto — e pode gerar relatórios sobre o status de um projeto ou conjunto de projetos a qualquer momento durante a execução do projeto ou após sua conclusão. Além disso, o sistema é integrado em um processo colaborativo com o sistema de contabilidade para garantir que os orçamentos estejam sincronizados e no caminho certo.
Uma visão de ponta a ponta

Desde a implementação da plataforma em 2019, ela cumpriu sua promessa — atestada pela sua recepção positiva por parte da Parkland Fuel Corporation, uma das maiores fornecedoras de combustível e produtos petrolíferos do Canadá, que adquiriu a Sol Caribbean em janeiro de 2019. "Nós conseguimos provar o valor do sistema para a Parkland," diz Lopez. "Os stakeholders da Parkland olharam para ele sob diferentes perspectivas e o endossaram."

O mais importante é que ele proporcionou à Sol Caribbean melhorias vitais nos processos. O repositório centralizado concede aos usuários acesso à documentação do projeto a qualquer momento, de qualquer lugar, facilitando a conformidade e acelerando o tempo de processamento. "Temos um controle muito melhor do ponto de vista da conformidade," diz Lopez. "Estamos confortáveis sabendo que temos documentação para cada projeto e podemos fundamentar qualquer auditoria. O processo de aprovação de CapEx é otimizado — leva menos tempo para os projetos serem aprovados porque todos sabem o que precisa ser feito e por quem.

"Agora temos as ferramentas para rastrear a duração dos projetos," ele continua, "o que nos ajuda a fazer melhorias contínuas. E estamos começando a gerar informações que nos permitem rastrear KPIs, como a porcentagem de projetos que estão dentro do orçamento ou dentro do prazo."

A prevenção de fraude é outro benefício. "Agora temos controles e balanços em lugar para garantir que podemos medir as aquisições contra nossa ferramenta de investimento ERP," diz Elena Henckel-DaCosta, diretora-gerente da LPA. "Esse recurso nos ajuda a minimizar o potencial para fraude."

O mecanismo de regras da plataforma também facilita a tomada de decisões mais rápidas. A solução IBM Cloud Pak for Automation é configurada para incluir marcos e prazos para as assinaturas de aprovação do projeto. Se os revisores perderem seus prazos, o aprovador final é automaticamente notificado através da plataforma. "No passado, gastaríamos semanas em alguns dos projetos mais complexos, tentando chegar a um consenso sobre decisões," diz Lopez. "Agora, uma vez que o projeto começa, a plataforma automaticamente designa cronogramas, então as pessoas precisam fornecer feedback dentro de um período determinado. A tomada de decisão literalmente tem que ser mais rápida. A grande maioria de nossas aprovações é feita em uma semana."

De acordo com a LPA, recomendações futuras podem incluir o uso de automação robótica de processos para integrar a plataforma com o sistema ERP da Sol Caribbean. Outra área para exploração futura é o uso de IA para aprimorar a análise estatística e de mercado.

Enquanto isso, a Sol Caribbean está desfrutando dos benefícios de sua plataforma atual. "Essa solução complementa o gerenciamento do nosso processo de investimento," diz Lopez, "então estou muito feliz com ela. Todas as implementações de TI são difíceis; o gerenciamento de mudança é difícil. Exigiu muito trabalho e comprometimento, mas estamos em um ponto em que o sistema está funcionando bem."

Logo da Sol Caribbean
Sobre a Sol Caribbean Ltd. 

Fundada em 2005, a Sol Caribbean (link fora de ibm.com) fornece produtos petrolíferos em toda a bacia do Caribe, com operações em 23 países. Com sede em Bridgetown, Barbados, distribui combustível, lubrificante e gás de petróleo líquido por meio de uma rede de postos de serviço e para clientes comerciais nos setores de navegação, aviação, caminhões, mineração e iates de luxo. A empresa foi adquirida no início de 2019 pela Parkland Corporation, a maior fornecedora independente do Canadá de combustível e produtos petrolíferos.

Sobre a LPA Corporate Solutions (LPA)

Fundada em 1996, a LPA, parceira de negócios da IBM (link fora de ibm.com) é um grupo de empresas com presença internacional e liderança dedicada à produção e integração de soluções de transformação digital, incluindo gerenciamento de processo empresarial, gerenciamento de casos, gerenciamento de conteúdo empresarial, automação robótica de processos, automação inteligente, IA, desenvolvimento de aplicações web e portais, e desenvolvimento de comércio eletrônico. Suas soluções permitem que mais de duzentos clientes obtenham vantagens competitivas por meio do gerenciamento inteligente de seus ativos e documentos e otimizando seus processos organizacionais críticos. A LPA tem filiais na Argentina, Chile, Peru, Equador, Colômbia e Barbados.

Dê o próximo passo

Para saber mais sobre as soluções IBM apresentadas nesta história, entre em contato com seu representante da IBM ou com os parceiros de negócios da IBM.

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Legal

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Produzido nos Estados Unidos da América, maio de 2021.

IBM, o logotipo IBM, ibm.com, FileNet e IBM Cloud Pak são marcas comerciais da International Business Machines Corp., registradas em diversas jurisdições em todo o mundo.Outros nomes de produtos e serviços podem ser marcas comerciais da IBM ou de outras empresas.Há uma lista atualizada de marcas comerciais da IBM disponível na Web em "Informações de direitos autorais e marcas comerciais" emibm.com/legal/copyright-tradem.

Red Hat e OpenShift são marcas comerciais ou marcas registradas da Red Hat, Inc. ou de suas subsidiárias nos Estados Unidos e em outros países.

Este documento é atual na data de sua publicação inicial, podendo ser alterado pela IBM a qualquer momento. Nem todas as ofertas estão disponíveis em todos os países em que a IBM opera.

Os dados de desempenho e exemplos de clientes citados são apresentados apenas para fins ilustrativos. Os resultados reais de desempenho podem variar de acordo com configurações e condições operacionais específicas. AS INFORMAÇÕES CONTIDAS NESTE DOCUMENTO SÃO FORNECIDAS NO ESTADO EM QUE SEM ENCONTRAM, SEM QUALQUER GARANTIA, EXPRESSA OU IMPLÍCITA, INCLUINDO SEM QUAISQUER GARANTIAS DE COMERCIALIZAÇÃO, ADEQUAÇÃO A DETERMINADO FIM E QUALQUER GARANTIA OU CONDIÇÃO DE NÃO INFRAÇÃO. Os produtos IBM têm garantia de acordo com os termos e condições dos contratos sob os quais são fornecidos.