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Simplificar, unificar e automatizar
A SOCAR Turquia aproveita as poderosas ferramentas de gerenciamento de conteúdo e processos do IBM Cloud Pak
Em 2008, a State Oil Company of Azerbaijan Republic (SOCAR) comprou a Petkim, a única produtora petroquímica da Turquia. Foi o primeiro passo para a criação do que hoje é conhecido como SOCAR Turkey Enerji A.S. Atualmente, a SOCAR Turkey opera 13 subsidiárias, incluindo uma usina de energia eólica, linhas de fibra óptica, o maior porto de contêineres da região do mar Egeu e um projeto de gasoduto que um dia levará gás natural para a Turquia e outros países.
No entanto, com o crescimento do portfólio da empresa, a complexidade de seus processos de negócios aumentou exponencialmente. Ao longo dos anos, tornou-se cada vez mais difícil monitorar operações e documentação entre as subsidiárias da SOCAR Turkey, cada uma delas operando em sua própria plataforma.
Berna Gençoğlu, Gerente do Grupo do Escritório de Gerenciamento de Projetos de TI da SOCAR Turkey, explica: "Precisávamos de uma maneira única e precisa de visualizar documentos e sistemas para toda a nossa organização. Em busca de uma plataforma para ajudar a transformar nossas operações, avaliamos várias soluções de diferentes fornecedores. Escolhemos o IBM Cloud Pak for Business Automation para consolidar nossos sistemas díspares em uma plataforma unificada com serviços automatizados."
Redução de custos por automação
Automatizar os processos de negócios ajuda a SOCAR Turkey a reduzir os custos em US$ 300.000 por ano
Pegada de carbono reduzida
Digitalizar contratos, correspondências e documentos de engenharia economiza 8.258 kg de dióxido de carbono por ano
A SOCAR Turkey trabalhou em estreita colaboração com a IBM e o IBM Business Partner AKSIS para implementar os serviços de gerenciamento de conteúdo corporativo disponíveis na solução IBM Cloud Pak for Business Automation . Ao integrar cuidadosamente a solução aos principais aplicativos empresariais da SOCAR Turkey, a equipe estabeleceu processos integrados, automatizados e digitalizados de ponta a ponta em toda a organização.
A solução agora gerencia automaticamente os documentos de nível corporativo da SOCAR Turkey, da criação ao arquivamento ou descarte. A SOCAR Turkey também usa a solução para classificar informações, desenvolver estruturas de pastas dinâmicas e conceder acesso a documentos com base na estrutura organizacional estabelecida na solução de RH da empresa. Além disso, a equipe de desenvolvimento usou a solução IBM para criar padrões de processamento que ajudam a gerenciar a conformidade com os padrões internacionais de gerenciamento de documentos e com a estrutura do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR).
Todas as subsidiárias da SOCAR Turkey recebem e processam uma grande quantidade de correspondência todos os dias, e a solução IBM Cloud Pak for Business Automation ajuda a automatizar e gerenciar esses documentos. Hoje, quando uma nova correspondência chega à SOCAR Turkey, ela é digitalizada e enviada para a solução IBM, que aplica um conjunto de regras de negócios para classificá-la e, em seguida, cria um número de caso. Em seguida, dependendo da classificação, a letra é atribuída automaticamente a um trabalhador de caso ou enviada para o dashboard do gerente, onde pode ser atribuída manualmente.
À medida que os funcionários analisam e respondem a cada caso, o sistema acompanha seu progresso, enviando cada novo documento para um repositório de conteúdo rico em segurança. Após a resolução, todos os documentos do caso são armazenados juntos em um arquivo pesquisável. Em suma, a SOCAR Turkey automatizou 3.000 processos de correspondência.
A SOCAR Turkey está usando a solução IBM para lidar com contratos internos e externos de maneira semelhante. Ao automatizar quase 6.000 processos de gestão de documentos de contratos, a SOCAR Turkey conseguiu acelerar, padronizar e simplificar a gestão de contratos.
Os departamentos de engenharia da SOCAR Turkey também estão se beneficiando do projeto de automação. Grande parte da documentação de engenharia é gerada por fornecedores terceirizados, que agora podem usar a solução para enviar seus resultados à SOCAR Turkey. Os recursos de fluxo de trabalho automatizado da solução garantem que os documentos cheguem aos stakeholders apropriados na empresa, onde os documentos podem ser revisados, comentados e aprovados. “Com o IBM Cloud Pak for Business Automation, nossos stakeholders nos dizem que não sentem mais que estão trabalhando para o sistema. Em vez disso, o sistema está funcionando para eles”, afirma Zehra Özcömert, Gerente do Grupo de Informações e Registros da SOCAR Turkey.
Desde a implementação do software IBM Cloud Pak for Business Automation, a SOCAR Turkey migrou cerca de 500.000 documentos para a solução e automatizou mais de 14.000 processos. Como resultado, o tempo de ciclo da documentação caiu de 20% a 40%, a produtividade dos colaboradores aumentou de 20% a 30%, e a satisfação do cliente aumentou de 30% a 50%. Além disso, a organização diminuiu o número de documentos que deve imprimir e armazenar, e é mais capaz de demonstrar sua conformidade com vários regulamentos.
Mas talvez as maiores melhorias tenham sido relacionadas aos impactos financeiros e ambientais da solução. "A solução economiza aproximadamente US$ 300.000 por ano em papel, impressão, postagem, armazenamento e administração, e reduziu nossa pegada de carbono em 8.028 kg de CO2", conclui Özcömert.
A SOCAR Turkey (link reside fora de ibm.com) é uma subsidiária da State Oil Company of Azerbaijan Republic (SOCAR), uma das maiores empresas de petróleo e gás natural do mundo. Começou a operar na Turquia em 2008 e hoje opera 13 subsidiárias dedicadas a produzir, armazenar e entregar energia para mais de 1,5 milhões de clientes. A SOCAR Turkey está sediada em Istambul, e tem mais de 5.000 funcionários.
Sobre a Aksis
Fundada em 1994, a IBM Business Partner Aksis (link reside fora de ibm.com) se concentra em ajudar organizações com soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM). A empresa também oferece sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos e processos empresariais, soluções móveis, processamento de imagens, automação robótica de processos e muito mais. Seus clientes vêm de uma ampla variedade de setores, incluindo finanças, automotivo, farmacêutico, químico e governamental. A Aksis está sediada em Istambul.
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Produzido nos Estados Unidos da América, Setembro de 2021.
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