A OPTACARE implementa a tecnologia IBM para ajudar os prestadores de serviços de saúde a moldar cronogramas que aumentam a produtividade e o bem-estar dos funcionários
O sistema de saúde da França enfrenta uma profunda crise operacional. Noventa e nove por cento dos hospitais públicos e instalações de cuidados de idosos relatam incapacidade de atender às suas necessidades de pessoal. Ao mesmo tempo, apenas 15% dos profissionais de saúde sentem que têm um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional.
Sob essa pressão crescente, o agendamento eficaz tornou-se crítico para o bem-estar dos funcionários e a estabilidade do sistema. Escalas bem elaboradas possibilitam que as instalações de saúde gerenciem os volumes de pacientes de forma eficaz e apoiem o acesso oportuno ao atendimento, ao mesmo tempo em que reduzem o estresse dos cuidadores.
No entanto, os arquitetos desses cronogramas enfrentam uma tarefa difícil. Eles devem distribuir os turnos da forma mais equitativa possível, respeitando as preferências individuais e atendendo às demandas operacionais. Eles também devem respeitar as regulamentações europeias rígidas que regem os horários de trabalho, os períodos de descanso entre turnos e os limites do trabalho noturno.
Com muitos hospitais dependendo do planejamento manual baseado em planilhas, é preciso tempo e esforço consideráveis para criar cronogramas equilibrados. Qualquer lacuna de agendamento deve ser preenchida com horas extras caras, sobrecarregando orçamentos já limitados e contribuindo para o esgotamento dos cuidadores.
Essa teia complexa foi exatamente o que a OPTACARE pretendia desembaraçar. Fundada para ajudar as instalações a resolver seus desafios de eficiência mais difíceis, a startup de tecnologia de saúde estava determinada a transformar o fardo do planejamento em uma fonte de eficiência e estabilidade.
Para impulsionar sua visão de um sistema de agendamento mais inteligente e justo, a OPTACARE escolheu a tecnologia IBM watsonx, incluindo o IBM ILOG CPLEX Optimization Studio. O CPLEX Optimization Studio emprega ciência de dados e tecnologia de decision optimization para resolver problemas combinatórios complexos. O OPTACARE HR Planner aproveita esses recursos para gerar listas de funcionários otimizadas com base em uma matriz complexa de restrições (regulatórias, estruturais e pessoais), garantindo justiça e bem-estar.
Gaëlle Coudert, Diretora de Marketing da OPTACARE, afirma: "Nossa solução de agendamento pode ser aplicada em todos os ambientes de saúde, de hospitais a instalações de cuidados de idosos. Ao mesmo tempo, o HR Planner pode ser facilmente adaptado às necessidades únicas de cada organização, para máxima flexibilidade.".
A escolha de um modelo de entrega em nuvem no IBM Cloud permite que a OPTACARE ofereça o HR Planner como uma plataforma de software como serviço (SaaS). Os clientes podem usar uma única assinatura para gerenciar vários locais, e os custos são baseados no consumo, o que simplifica o licenciamento tanto para a OPTACARE quanto para seus clientes. Também permite escalabilidade em tempo real para gerenciar picos de atividade e crescimento.
A parceira de negócios Platinum da IBM, Pedab France, desempenhou um papel crítico na colocação da solução no mercado.
"A Pedab France tem sido uma parceira de confiança nesse projeto, trazendo suporte e conhecimento especializado valiosos em todo o processo", diz Yasmine Alaouchiche, Proprietário do Produto e Gerente de P&D de Soluções Orientadas por IA/OR para Saúde na OPTACARE. "A Pedab France ofereceu uma excelente orientação comercial, ajudando-nos a navegar pelos contratos de licenciamento e na comunicação com a IBM."
Usando uma interface intuitiva, os usuários corporativos podem adaptar os algoritmos do HR Planner sem a necessidade de suporte técnico especializado. Isso apoia a flexibilidade operacional: por exemplo, um hospital pode manter uma configuração para operações padrão e outra para cenários de emergência, com regras menos rigorosas em relação a habilidades ou tempo de turnos.
O HR Planner gera cronogramas otimizados em segundos; a OPTACARE estima que sua plataforma pode economizar várias pessoas-horas por dia. Ele remove uma carga mental significativa das equipes de planejamento e as libera de trabalhos manuais tediosos, dando-lhes mais tempo para se concentrar em tarefas de maior valor. A plataforma também codifica e formaliza o conhecimento institucional e as melhores práticas em relação a agendamentos, o que apoia a continuidade das operações se um agendador principal estiver ausente ou deixar a organização.
Igualmente importante, o HR Planner traz justiça demonstrável ao processo de planejamento. O sistema pode provar matematicamente por que um cronograma gerado é justo e ideal. Essa explicabilidade remove a percepção de viés na alocação de turnos, ajudando a elevar o moral e a confiança entre a equipe.
Um agendamento justo que respeita as preferências e restrições individuais também contribui para um ambiente de trabalho mais saudável. Os cuidadores podem contar com cronogramas mais previsíveis, com menos alterações de última hora e horas extras difíceis, contribuindo para um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Quando os cuidadores estão mais descansados e menos estressados, podem trabalhar de forma mais eficaz e segura, o que melhora diretamente a qualidade do cuidado do paciente.
Ao alocar recursos internos de forma mais eficiente, os prestadores de serviços de saúde também reduzem a dispendiosa dependência do pagamento de horas extras.
Yasmine Alaouchiche conclui: "Estamos ajudando as organizações a lidar com as causas raiz da crise de pessoal de saúde. Cronogramas confiáveis e equitativos protegem o bem-estar dos cuidadores e melhoram a qualidade do atendimento aos pacientes. Nossa tecnologia apoia decisões mais bem informadas, simplifica tarefas complexas e recupera tempo precioso para o que mais importa: cuidar das pessoas.”
A OPTACARE está comprometida em fazer o gerenciamento de saúde progredir por meio da tecnologia. Fundada em 2013 e sediada em Troyes, França, a OPTACARE desenvolve soluções de software que ajudam hospitais e instalações de tratamento a prever com precisão o fluxo de pacientes, melhorar o planejamento de pessoal e recursos e aumentar a eficiência organizacional.
Distribuidor de valor agregado dedicado da IBM e broker de tecnologia, a Pedab faz parceria com os principais provedores de tecnologia para fornecer soluções e serviços a um ecossistema de parceiros e clientes. Empresa familiar fundada há mais de 30 anos na Suécia, a Pedab emprega atualmente 130 pessoas em oito países em toda a Europa.
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Os exemplos apresentados têm caráter apenas ilustrativo. Os resultados reais variam de acordo com as configurações e condições do cliente e portanto não é possível apresentar os resultados geralmente esperados.