Como garantir uma migração tranquila de ERP
Uma empresa automotiva de grande porte diminui os riscos com a solução do IBM Process Mining
Dois engenheiros usando laptops em uma fábrica de automóveis

Tendo embarcado em uma jornada de transformação digital, uma grande empresa automotiva precisava reformular sua plataforma ERP tradicional. Fundamental para as operações globais da empresa, o sistema era sólido, mas claramente apresentava limitações como um software de gerações anteriores com suporte limitado.

A equipe de TI planejou migrar desse sistema herdado para uma nova solução ERP na nuvem. No entanto, era necessário fazer isso sem perder nenhuma funcionalidade existente do que havia se tornado a espinha dorsal das comunicações da empresa. Mais de 500 usuários em toda a sede da organização, rede de concessionárias e subsidiárias contavam com o software para realizar funções de vendas, gestão de peças de reposição e assistência pós-vendas.

Para facilitar a transição, a equipe buscou melhorar os principais processos de negócios antes de integrá-los ao novo sistema. Um desses processos era o processo de entrada de serviços, que contém diversos pontos de verificação diagnóstica que os concessionários devem seguir ao realizar a manutenção de automóveis. O processo manteve seu próprio conjunto de desafios de fluxo de trabalho que, se não forem abordados, ameaçaram o sucesso da migração. Ou seja, vários usuários do sistema ERP seguiram etapas do processo que se tornaram conhecimento comum, mas não documentado.

Análise mais rápida

 

Conduziu análises de processo no estado em que se encontram até 70% mais rápido

Precisão aprimorada

 

Descobriu que os revendedores ignoraram uma etapa de diagnóstico de melhores práticas em 15% dos casos

Estamos extremamente satisfeitos com a velocidade e precisão da análise realizada pela solução do IBM Process Mining. Gerente de processos de TIC Vendas e Pós-Venda Empresa automotiva de grande porte

"Entrevistamos funcionários em alguns países e descobrimos uma discrepância entre os fluxos de trabalho documentados e os fluxos reais", explica o Gerente de Processos de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) - Vendas e Pós-Vendas da empresa automotiva. "No entanto, não tínhamos os recursos necessários para realizar entrevistas em vários países, e não podíamos ter certeza de que as pessoas com quem conversamos haviam transmitido com precisão os passos que seguiram."

Como sempre existiu a possibilidade de que os usuários os esquecessem ou omitissem, etapas não documentadas no processo de entrada de serviço representavam uma responsabilidade potencial. Para ajudar a garantir uma migração bem-sucedida, a empresa buscou uma maneira econômica de identificar rapidamente as lacunas nos processos.

Análise de processos orientada por dados

Para analisar seu processo de entrada de serviços, a empresa selecionou a solução IBM® Process Mining, que aplica algoritmos de mineração de dados para descobrir automaticamente fluxos de processos. Ele também simula processos futuros a partir de processos como estão. A solução Process Mining está incluída como um recurso fundamental em todas as ofertas do IBM Cloud Paks for Automation, incluindo a oferta do IBM Cloud Pak® for Business Automation.

"Já tínhamos estabelecido uma sólida relação comercial com a IBM, mas do ponto de vista técnico, a solução de Mineração de Processos oferecia capacidades que outras soluções não tinham", afirma o Gerente de Processos de TIC. "A solução IBM nos permitiu simplificar de forma fácil e eficaz o processo de análise de lacunas usando dados de nosso sistema ERP tradicional e, em seguida, executar análises hipotéticas. Também poderíamos implantar rapidamente a solução a partir da nuvem.”

Assim que a empresa carregou os dados do processo de entrada de serviço na solução, um modelo de processo atual, incluindo todas as variantes do processo, foi gerado automaticamente a partir dos dados. As etapas não documentadas foram finalmente registradas e gravadas no modelo de processo para impedi-las de se tornar informações isoladas ou etapas esquecidas.

A equipe de TI em seguida realizou uma análise de lacunas para obter uma comparação visual entre o modelo de processo derivado dos dados e o modelo de referência carregado pelo cliente. Ao comparar o modelo de referência com o processo real, o cliente imediatamente identificou um problema de conformidade nas atividades de escaneamento de entrada/saída. Durante a atividade de digitalização, os trabalhadores conectam o carro a uma ferramenta de diagnóstico. Eles também devem realizar a atividade de escaneamento, uma prática recomendada na qual verificam se há indicadores de alerta na unidade de controle do carro. A análise mostrou que, em 15% dos casos, os trabalhadores não realizaram a atividade de digitalização.

Além disso, ao utilizar a solução de Mineração de Processos, a equipe de TI descobriu que em cerca de um terço dos 75.000 casos, algumas concessionárias no exterior haviam aberto o caso de entrada de serviço após a atividade de início do trabalho, em vez de antes, resultando em não conformidade.

A solução da IBM nos permitiu simplificar o processo de análise de lacunas de forma fácil e econômica, usando dados do nosso sistema ERP tradicional e, em seguida, realizar análises hipotéticas. Gerente de processos de TIC Vendas e Pós-Venda Empresa automotiva de grande porte
Reduzindo os riscos de implementação

Ao utilizar a solução da IBM para descobrir o processo real de entrada de serviço, a empresa reduziu o tempo de análise conforme a realidade em 70%, em comparação com os métodos tradicionais de análise. Além disso, com uma maior compreensão das atividades não conformes, a empresa conseguiu reciclar os funcionários que não estavam seguindo os processos documentados, melhorando a gestão da qualidade.

A empresa concluiu a análise automatizada dentro de dois meses. Em seguida, usou o modelo de processo derivado de dados como um modelo para estabelecer um processo uniforme de entrada de serviço a ser usado globalmente com o novo sistema ERP. Como resultado, a empresa reduziu os riscos no lançamento de novos sistemas, ao mesmo tempo em que economizou uma quantia significativa de dinheiro.

"Estamos extremamente satisfeitos com a velocidade e a precisão da análise realizada pela solução Process Mining", diz o gerente de processos de TIC. "Os dados não mentem, e agora sabemos que criamos um processo de entrada de serviço que as pessoas gostam de usar e seguir."

Sobre a grande empresa automotiva 

Uma empresa automotiva de longa data, a empresa projeta e constrói carros respeitados por seu design e tecnologia inovadores. A empresa oferece carros para clientes em todo o mundo e ajuda a definir padrões de atendimento ao cliente em todo o setor. Emprega aproximadamente 5.000 pessoas.

O cliente apresentado neste estudo de caso inicialmente se envolveu com o myInvenio, que começou a conduzir negócios como IBM em 1.º de agosto de 2021. O produto myInvenio neste estudo de caso, myInvenio Process Mining, é agora conhecido como IBM Process Mining.

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Produzido nos Estados Unidos da América, março de 2022.

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