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Estudos de caso
Contabilidade tributária legal em nuvem híbrida do Grupo Karnov
O tamanho dos negócios do Grupo Karnov aumentou significativamente nos últimos dois anos, e a equipe financeira percebeu que era necessário modernizar seus processos para sustentar uma organização maior e mais complexa.Ao adotar o IBM® Planning Analytics, a Karnov otimizou seus processos de planejamento, orçamento e consolidação, melhorou a segurança e a rastreabilidade, e economizou horas de trabalho manual.
A Karnov Group tornou-se líder nos mercados dinamarquês e sueco de serviços de informação jurídica, mas o rápido crescimento da empresa estava colocando pressão em seus muitos processos financeiros baseados em planilhas.
Trabalhando com a Kapacity, o Karnov Group usou o IBM Planning Analytics para reestruturar seus processos de consolidação financeira, orçamento e planejamento, introduzindo maior automação e transparência e reduzindo o trabalho manual com planilhas.
O Grupo Karnov é um exemplo de empresa que enfrentou os desafios da disrupção e emergiu mais forte do que nunca.Fundada há mais de 150 anos como uma editora para a indústria jurídica, a organização percebeu no início dos anos 2000 que precisava reorientar seu modelo de negócios em direção a um futuro online.Atualmente, a empresa é o principal provedor de serviços de informações digitais para profissionais do direito em ambos os mercados da Suécia e Dinamarca.
Kasper Andersen, Gerente de Inteligência Comercial do Karnov Group, comenta: "nossa mudança para serviços digitais foi muito bem-sucedida, e o crescimento da empresa está acelerando. Nos últimos dois anos, crescemos significativamente tanto organicamente quanto por meio de aquisições.""
O sucesso traz seus próprios desafios: com uma organização maior e mais complexa para supervisionar, a equipe financeira do Grupo Karnov começou a perceber que seus processos existentes de análise financeira e relatórios não conseguiam se expandir para atender às crescentes demandas de partes interessadas internas e externas.
“Nossa sede fica em Copenhague, mas legalmente somos uma empresa sueca, de propriedade de um fundo de ações britânico”, diz Kasper Andersen. “Precisamos lidar com os efeitos cambiais e efeitos entre empresas, e devemos fazer relatórios para a administração, para o conselho de administração, para nossos bancos e para nossos proprietários em Londres.”
"A complexidade está crescendo o tempo todo, e ainda assim nosso objetivo é fechar nossos livros mais rápido e rápido todos os meses. Alcançamos um estágio em que só tínhamos duas alternativas: ou encontrávamos um meio de automatizar certos processos financeiros ou aceitávamos que seria necessário contratar mais pessoal à medida que a empresa expandisse.
A empresa identificou duas áreas em que seus processos existentes eram particularmente pressionados: orçamento e consolidação financeira.
"Todo outono, enviamos modelos de planilhas de orçamento por e-mail para todos os gerentes de nossa empresa. Quando eles enviaram suas informações, tivemos que consolidar os dados em uma planilha maior e carregá-los manualmente em nosso sistema financeiro. Era uma tarefa manual enorme, e não era divertido ser um controlador de negócios", diz Kasper Andersen.
"Também fizemos consolidação financeira e relatórios em planilhas, e chegamos a um ponto em que os modelos de planilhas eram grandes demais e complicados demais. Queríamos um sistema mais auditável que reduzisse o tempo gasto na preparação e reconciliação dos números. O objetivo era concentrar nossos recursos em aumentar a qualidade da análise financeira e dos relatórios, e liberar recursos para o suporte aos negócios financeiros.
Enquanto a equipe financeira do Grupo Karnov ponderava sobre os próximos passos, a empresa estava no meio de um grande projeto para construir um novo data warehouse central que suportaria novas capacidades de análise para todo o negócio.
"O data warehouse era um facilitador vital", diz Kasper Andersen. "Isso nos deu uma fonte de dados muito bem organizada e de alta qualidade que poderíamos usar para criar nossos novos processos de análise e relatórios financeiros."
A empresa adotou a melhor abordagem para seu cenário de análise, o que significa que ela não está presa a um único fornecedor ou família de produtos.
"Essencialmente, quando procurávamos uma nova solução de planejamento financeiro e análise, tínhamos uma opção gratuita", diz Kasper Andersen. "Selecionamos o IBM Planning Analytics por causa de seu plano flexível de preços baseado em assinatura e do desempenho comprovado de seu mecanismo de análise TM1®, que tem uma reputação muito boa no mercado há muitos anos."
Para auxiliar na implementação da solução, o Grupo Karnov escolheu a Kapacity, um Parceiro de Negócios da IBM especializado em inteligência empresarial, gestão de desempenho, armazenamento de dados e análises avançadas.
"A Kapacity é amplamente reconhecida na Dinamarca como uma parceira sólida para projetos de análise financeira, então a oportunidade de trabalhar com eles influenciou nossa escolha tanto quanto a tecnologia", diz Kasper Andersen."Durante o projeto, trabalhamos com alguns excelentes consultores seniores da Kapacity, que tiveram a experiência certa para nos ajudar a entregar o projeto com sucesso."
Outro fator chave de sucesso foi o foco do Karnov Group na preparação detalhada antes do início da implementação.
Matilde Dueholm, gerente de contas da prática de funções analíticas avançadas da Kapacity, comenta: "Ficamos impressionados com a maneira muito profissional de que a equipe de Karnov planejou o projeto e seu alto nível de envolvimento em todo o projeto.
"Nossos consultores realmente gostaram de trabalhar com a equipe do Grupo Karnov porque eles realmente entendem seus números, tinham uma sólida arquitetura de dados desde o início e têm grandes ambições para o Planejamento Analítico no futuro. Portanto, foi um projeto muito interessante para trabalhar."
Kasper Andersen acrescenta: "não terminamos com nossa implementação de análise de planejamento, mas já sabemos que é um sucesso. A próxima fase inclui previsões e, pelo que já vimos, estamos completamente confiantes de que a plataforma pode entregar o que esperamos dela."
O Karnov Group já está utilizando o IBM Planning Analytics para otimizar seus processos de orçamento e consolidação, criando fluxos de trabalho mais simples e automatizados tanto para os gerentes de centros de custo em toda a empresa quanto para a equipe de finanças do grupo.
Atualmente, quando a empresa inicia um novo ciclo orçamentário, os gerentes de centros de custo podem inserir suas cifras diretamente no sistema IBM Planning Analytics por meio de uma interface web.Isso remove a necessidade de circular planilhas por e-mail. As figuras são imediatamente validados para melhorar a qualidade dos dados, e diversos campos podem ser calculados automaticamente, o que economiza tempo e reduz a quantidade de informações que os usuários precisam inserir manualmente.
Sob a ótica da equipe financeira, a cansativa e propensa a erros tarefa de consolidar os valores do orçamento em uma planilha mestra foi eliminada: o IBM Planning Analytics agrupa os números e oferece atualizações imediatas.Também é fácil ver quais gerentes do centro de custos enviaram seus números e quais precisam ser lembrados. Isso economiza tempo em e-mails e chamadas telefônicas de acompanhamento.
"Como esta é a primeira vez que usamos o IBM Planning Analytics para nosso orçamento, passamos muito tempo validando a precisão do novo sistema, diz Kasper Andersen. "Mas agora que estamos confiantes no processo, esperamos economizar muito tempo durante nosso próximo ciclo orçamentário."
O IBM Planning Analytics também transformou o processo de consolidação financeira da empresa, acelerando seu fechamento de fim de mês e garantindo que os tomadores de decisão obtenham a percepção de que precisam rapidamente.
"Já estamos vendo nossos números financeiros consolidados mensalmente vários dias antes do que antes", diz Kasper Andersen. "Isso nos dá velocidade, estabilidade e confiança nos números. Estamos consolidando números financeiros de todo o grupo de forma muito mais estruturada e auditável, para que tenhamos maior confiança nos resultados. Isso significa que podemos gastar menos tempo verificando os números e mais tempo em análises financeiras reais.”
Em busca do futuro imediato, a equipe de finanças do Karnov Group está atualmente no processo de mover seus processos de previsão financeira para o IBM Planning Analytics também.
Kasper Andersen conclui: "nosso processo de previsão atual é bastante trabalhoso, o que torna difícil para os controladores criar previsões suficientemente rápidas para fornecer a perspectiva financeira que precisamos para o futuro."Para o Grupo Karnov, o IBM Planning Analytics se tornará um pré-requisito para previsões mais rápidas e regulares.”
O Karnov Group (link externo ao site ibm.com) é o maior fornecedor de soluções de informação da Escandinávia para profissionais das áreas jurídica, tributária e contábil. A empresa fornece conhecimento e insights que permitem que mais de 40.000 usuários tomem decisões melhores e mais rápidas - todos os dias. Com escritórios em Copenhaga, Estocolmo e Malmø, o Karnov Group emprega 230 pessoas.
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