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Empresa internacional de fitness
Fortalecimento do core com a ajuda do IBM Services®
Uma empresa de destaque do fitness buscava estimular o crescimento global permitindo maior automação, inovação e eficiência em suas operações financeiras. A empresa contratou o IBM Services para ajudar a selecionar a solução de ERP adequada para seus negócios, um aplicativo do Microsoft Dynamics 365 baseado na nuvem, e prestar serviços de implementação e suporte em todo o mundo.
Para estimular o crescimento, uma empresa de liderança internacional do setor de fitness buscava um fornecedor de serviços com presença global, conhecimento local sobre os principais mercados e experiência nas melhores práticas para ajudar a atualizar o seu sistema ERP.
A empresa selecionou o IBM Services para oferecer suporte a todas as fases da solução, da análise do produto à implementação e manutenção, para a oferta do Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations .
Resultados
transferindo o suporte para a IBM® antes de adotar a nova solução baseada na nuvem
utilizando os insights da IBM sobre o programa Microsoft Cloud Solution Provider
gerados automaticamente pela funcionalidade pronta para uso do Microsoft Dynamics 365
Manutenção do bom estado do ERP
Fitness e motivação costumam ser as duas faces da mesma moeda. Por muitos anos, a empresa em questão tem trabalhado para ajudar as pessoas a se apaixonarem pelo fitness criando experiências de treino altamente envolventes que coreografam movimentos ao som de música. Por meio de uma rede de franquias e outros parceiros de negócios, licencia programas de fitness em grupo em uma variedade de categorias de exercícios para quase 20 mil academias de ginástica em 100 países. Toda semana, os programas inspiram milhões de pessoas em todo o mundo a se exercitarem.
A empresa continua estimulando o crescimento, inclusive com a expansão da distribuição de ofertas on demand para aumentar para 100 milhões o total de experiências de treino semanais entre canais.
Para alcançar um crescimento dessa magnitude é necessário o mesmo foco e disciplina de qualquer programa de exercícios de sucesso. Para expandir os negócios, a equipe de liderança precisava consolidar e otimizar os sistemas de negócios globais da empresa. Na área financeira, a empresa utilizava o software de ERP Microsoft Dynamics AX 2009 com uma infraestrutura legada no local e fluxos de trabalho manuais e baseados em papel. O aplicativo estava próximo do fim de seu ciclo de vida de suporte. Além disso, a base de usuários do software cresceu rapidamente após a empresa ter comprado recentemente várias de suas franquias pelo mundo, e muitos usuários expressaram insatisfação com o produto antigo. A empresa queria recursos de ERP mais avançados para viabilizar níveis mais altos de automação, inovação e eficiência em toda a organização. Precisava oferecer também uma experiência de usuário sempre excelente para funcionários, parceiros de negócios e clientes, independentemente da localização.
"É importante para nós que sejamos 100% eficientes em tudo o que fazemos. Estamos crescendo a uma taxa em que ter processos manuais não é mais suficiente", explica o chefe de tecnologia da empresa. "Sabíamos que tínhamos que mudar."
O diretor de tecnologia empregou uma abordagem independente de fornecedor para o upgrade do software de ERP, reduzindo as opções e chegando na solução de software como serviço (SaaS) do Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations e duas outras ofertas. Ele decidiu contratar profissionais externos para ajudar a avaliar e comparar minuciosamente as ofertas e talvez também implementar e gerenciar a solução em uma plataforma de nuvem, quando selecionada. A equipe precisava usar um processo de seleção abrangente baseado nas melhores práticas do setor. Era necessário que a empresa contasse também com presença global e experiência para realizar implementações com risco mínimo e em conformidade com as regras e regulamentações de cada país.
Força na automação e inovação
A empresa escolheu o IBM Services para trabalhar com ela nas várias fases da implementação global de seu ERP. "Precisávamos de um parceiro local com alcance verdadeiramente global", explica o diretor de tecnologia. “Esse é o principal motivo que nos levou a escolher a IBM. Vieram outros benefícios no pacote, como um processo de seleção robusto, modelos e preços de entrega flexíveis e a capacidade de utilizar recursos em diferentes locais, dependendo da habilidade e do conhecimento.”
A empresa trabalhou pela primeira vez com o IBM Services em março de 2018. Como parte de uma avaliação de valor do IBM Microsoft Dynamics, os consultores da IBM orientaram as equipes de TI e finanças por meio de uma avaliação detalhada do software de ERP. Empregando a metodologia IBM Enterprise Design Thinking™, ajudaram a alinhar os requisitos da solução voltados aos negócios da organização com as melhores práticas. Durante o processo, cobriram praticamente todos os aspectos associados à adoção de cada oferta, incluindo a forma como cada um afetaria o orçamento, a previsão, os relatórios e outros processos financeiros da empresa. Como afetava a infraestrutura e a equipe de TI, como gerava eficiência e como reduzia o risco. Os consultores da IBM identificaram também possíveis problemas do usuário e trouxeram soluções por meio de brainstorming. Em seguida, realizaram uma análise de custo-benefício para determinar o valor previsto associado ao licenciamento e à implementação de cada oferta.
No fim do período de avaliação, o diretor de tecnologia selecionou a solução Microsoft Dynamics 365 sem hesitar. "O processo da IBM me deu confiança para enfrentar o conselho administrativo, colocar a mão sobre o coração e dizer que acredito totalmente que esse é o caminho certo a seguir", comenta.
Em julho de 2018, antes da implementação mundial do Microsoft Dynamics 365, o IBM Services assumiu o gerenciamento e o licenciamento do software Microsoft Dynamics AX no local da empresa. Com a substituição dos serviços de suporte de TI baseados no local por recursos terceirizados do IBM Client Innovation Center (CIC) na Índia, a empresa conseguiu grandes economias de custos durante a base intermediária em que a IBM ajudou a planejar a implementação do ERP em várias fases.
Juntas, as duas empresas criaram novos modelos de negócios e processos financeiros utilizando a funcionalidade padronizada do Microsoft Dynamic 365 com pouquíssimas personalizações. "Tanto a IBM quanto a nossa equipe têm sido muito rigorosas no alinhamento às funções prontas para uso, e há alguns benefícios extremamente óbvios nisso", explica o chefe de tecnologia, destacando a maior velocidade de implementação, as atualizações mensais e simplificadas do software e o TCO consideravelmente menor. "Quando a empresa automatiza e consolida suas principais operações financeiras utilizando funções padronizadas", acrescenta, "pode introduzir outros recursos mais inovadores, aproveitando o profundo conhecimento da IBM sobre o roteiro de produtos da Microsoft, se necessário". "A inovação está na essência da IBM e ela está sempre buscando maneiras de melhorar nossos negócios. Em relação ao aplicativo Microsoft Dynamics 365, sei que recebi ótimas orientações", afirma.
A implementação global começou na sede da empresa. Utilizando as vantagens das ferramentas de migração de dados do Microsoft Dynamics 365, a IBM transferiu rapidamente os dados do aplicativo anterior de funcionava no local para a nova solução de SaaS, implementada em uma plataforma de computação em nuvem do Microsoft Azure. Pioneira na adoção de tecnologias de nuvem, a empresa já havia transferido seus outros sistemas críticos para uma plataforma de nuvem. Os especialistas da IBM ajudaram a refinar a estratégia de nuvem para acomodar a nova oferta do Microsoft Dynamics 365. Em julho de 2019, a solução foi ativada, dentro do prazo e do orçamento, e a IBM voltou sua atenção para as implementações em outras regiões.
Com cada implementação, a IBM pode gerar valor agregado trazendo especialistas em privacidade de dados, impostos e outros assuntos, que entendem as complexidades locais para operação em cada região. Por exemplo, a IBM ajuda a empresa a evitar o roubo de dados de titulares de cartão, cumprindo o Padrão de Segurança de Dados do Setor de Cartões de Pagamento (PCI DSS), onde quer que a empresa opere. Além disso, a IBM pode oferecer acesso rápido a especialistas no software Microsoft Dynamics baseados em cada região e atuar como primeiro ponto de contato para entrar em contato com a Microsoft caso haja problemas. Com a conclusão de cada implementação, a IBM oferecerá serviços permanentes de manutenção e suporte por meio de sua rede mundial de data centers.
Corte de custos e aumento da satisfação
A empresa colhe benefícios de diversas maneiras associando-se à IBM. Em 2018, ela teve uma economia de cerca de 50% com a migração do gerenciamento de seu aplicativo Microsoft Dynamics AX que funcionava no local para a IBM. Aproveitando sua aliança com a Microsoft e os insights sobre licenciamento de nuvem, a IBM ajudou a empresa a selecionar também o modelo de licenciamento adequado do Microsoft Dynamics AX para suas necessidades de negócios, o que gerou grandes economias nos custos de licenciamento em 2018.
Além disso, trabalhando em conjunto com a IBM para implementar a solução Microsoft Dynamics 365 com funções padronizadas, a empresa pode simplificar e acelerar muito as implementações. Evitando múltiplas customizações como usava anteriormente com o aplicativo Microsoft Dynamix AX, ela pode manter também um TCO baixo, minimizar riscos associados a atualizações de software e ter altos ganhos de eficiência, especialmente no que diz respeito às transações dentro da empresa.
Por exemplo, agora, a empresa gera demonstrações financeiras importantes, incluindo relatórios de fim de mês utilizando processos automatizados e simplificados. Anteriormente, os centros de custos internos da empresa costumavam ter que esperar vários dias para receber os relatórios de fim de mês quer eram gerados por uma ferramenta de relatórios de terceiros. Agora, cada centro de custo pode executar seu próprio relatório detalhado de fim de mês, com as transações pendentes claramente destacadas, fortalecendo os controles internos e reduzindo as taxas de erro a quase zero. A empresa reduz também as despesas de escritório em toda a empresa, reduzindo o consumo de papel.
Por fim, com processos totalmente automatizados, viabilizados por uma solução projetada para alta disponibilidade e desempenho, a organização agora tem a força central do ERP para gerar maior satisfação entre funcionários e parceiros de negócios. Ela pode proporcionar uma experiência melhor ao cliente, por exemplo, com faturamento mais rápido e processos de pagamento com cartão de crédito compatíveis com PCI DSS.
Por meio de seu relacionamento contínuo com a IBM, a empresa está, em última análise, melhor posicionada para estimular a automação, a inovação e a eficiência em toda a organização e atingir suas metas de crescimento. “Com a IBM, tenho grande flexibilidade e cobertura”, comenta o chefe de tecnologia. “Tenho diferentes níveis de capacidade que posso usar para resolver vários problemas. Não há mais a necessidade de chamar um parceiro e aguardar. Confio muito na profundidade dos recursos da IBM para trabalhar conosco.”
A empresa cria e distribui programas de fitness em grupo, concebidos para motivar os usuários por meio do movimento e da música. Seu conjunto de ofertas inclui programas de treino para musculação, treino intervalado de alta intensidade, yoga, ciclismo, dança, artes marciais e outras áreas. A empresa opera em todo o mundo.
Legal
© Copyright IBM Corporation 2020. IBM Corporation, Global Business Services, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Produzido nos Estados Unidos da América, abril 2020.
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