Quando se trata de processos internos de compras, a conformidade é uma virtude. Com o objetivo de reduzir custos e aumentar a eficiência, a maioria das grandes organizações elabora políticas e fluxos de trabalho padronizados que orientam os funcionários para links pré-acordados com fornecedores.
Quando os funcionários escolham por fazer as coisas à sua maneira, uma prática conhecida como compra independente, eles estão renunciando a todas as vantagens de preços e outras eficiências incorporadas nos canais de compra padronizados.Quanto mais difundida for a atividade dissidente, maior será o impacto nos resultados financeiros.
Para esta empresa de fabricação global, produtora de cabos avançados com operações distribuídas em 50 países, os incentivos para restringir práticas de compras não padronizadas eram significativosComo aponta o responsável pelo processo da empresa, os desafios também o foram. "Reconhecemos em alto nível que a compra não compatível era um fenômeno relativamente generalizado", diz ela. "O que não tínhamos foi uma maneira de identificar como, onde e até que ponto estava acontecendo."
Um impulso particularmente potente para a ação foi o desejo de aplicar ferramentas de automação de processos robóticos (RPA) ao ciclo de aquisição para pagamento (P2P). No âmbito das compras, as compras fora da conformidade - como quando uma fatura é criada sem um pedido de compra (PO) correspondente - geram "exceções" que exigem tratamento manual. Como a automação depende em grande parte de processos padronizados, é evidente que exceções e automação não combinam. Portanto, minimizar as exceções é uma prioridade.
Mas primeiro você tem que encontrá-los. E a melhor evidência disponível são os fluxos de dados do SAP ERP da empresa.
Certamente, para o dono da área de aquisições, ter uma visão do que está ocorrendo em um nível detalhado, baseado em dados, é crucial para uma otimização eficaz do processo."No contexto de nosso roteiro de transformação digital de longo prazo", explica ela, "acreditamos que ganhar transparência em nossos fluxos de processos é um pré-requisito essencial para nossos esforços de automação".
Economia de custo
Reduziu a incidência de compras independentes, economizando USD 60 mil em custos de reprocessamento de pedidos de aquisição
Cumprimento de metas de automação
Habilitou a automação direcionada de 75% das atividades de criação e entrega de linha usando ferramentas de RPA
Reconhecendo a necessidade de uma solução de descoberta de processos, a empresa analisou várias opções. De acordo com o proprietário do processo de aquisição, a empresa acabou escolhendo a solução IBM® Process Mining com base na força da tecnologia digital gêmea de uma organização (DTO) na qual ela se baseia. “O que fez a oferta da IBM Process Mining realmente se destacar foi a flexibilidade e a granularidade de sua estrutura dinâmica de modelagem de processos”, explica ela. “Como a estrutura da IBM tem o gêmeo digital de uma organização em sua essência, ela fornece uma visão mais aprofundada e baseada em dados de nossos fluxos de trabalho operacionais. E isso o torna uma ferramenta poderosa para acelerar a automação.”
Eis o motivo: O atributo definidor do DTO — a capacidade de espelhar com precisão os processos por meio da análise de fluxos de dados — não é valioso apenas para encontrar falhas de processo, como a compra de maverick. Ele também oferece um mecanismo de simulação "what if" (e se) impulsionado por IA que permite aos especialistas em processos visualizar como melhorias específicas, incluindo automação, afetarão métricas como custo, produtividade e tempo de ciclo do processo.
Por esse motivo, diz o proprietário do processo, a solução IBM Process Mining representa uma ferramenta de planejamento de automação inestimável. "A decisão de investir em automação de processos é, em última análise, sobre o valor comercial previsto. Mas o mais difícil é equilibrar os investimentos em recursos finitos de forma a maximizar o retorno e, ao mesmo tempo, minimizar o risco, que é a essência da elaboração de um caso de negócios", explica ela. "É aí que a capacidade de simular esses resultados destaca o IBM Process Mining."
O IBM Process Mining está incluído como um recurso fundamental em todos os IBM Cloud Paks for Automation, incluindo o IBM Cloud Pak® for Business Automation.
Para testar essas capacidades, a empresa trabalhou com seu parceiro de transformação para implementar a solução de Mineração de Processos da IBM como uma prova de conceito (PoC)Usando dados em tempo real do sistema ERP da empresa, os algoritmos da solução quase instantaneamente estabeleceram os desvios de processo que ameaçavam complicar seus esforços de automação.
Olhando para os gráficos e fluxogramas gerados pelo modelo, o proprietário do processo e sua equipe viram que metade de seus principais processos de criação de pedidos, incluindo atividades de criação e entrega de linha eram manuais e, portanto, não compatíveis. Além disso, a varredura do processo revelou uma alta incidência de retrabalho nessas atividades resultante de erro humano. Além de arrastar o ciclo de compras, essas falhas no processo aumentaram os custos em cerca de USD 250.000 anuais.
Informada por esses insights, a empresa implementou ferramentas de automação em ambas as atividades. Automatizando 75% das atividades de entrega, a empresa conseguiu reduzir drasticamente a necessidade de retrabalho de pedidos, ao mesmo tempo em que reduziu os custos associados em cerca de USD 60 mil.As atividades comparáveis de criação de automação on-line reduziram os prazos de entrega em três dias, representando uma economia de custos de USD 50.000.
Assim como a maioria das empresas no meio da transformação digital, essa empresa é orientada por uma visão abrangente de tornar seus processos mais ágeis, eficientes e baseados na nuvem. Para o proprietário do processo, o fato de que sua empresa está adotando uma abordagem orientada por dados para os detalhes das decisões de automação do processo — saber onde estão os pontos problemáticos e como melhor abordá-los — faz uma grande diferença em termos de eficácia. "A transparência do processo que adquirimos por meio da solução IBM teve um impacto revolucionário nas decisões de automação que tomamos em torno da aquisição ao pagamento", observa ela. "À medida que nossa transformação mais ampla continua a se desenrolar, vemos a tomada de decisões baseada em dados como central para nosso sucesso."
Fundada há mais de 100 anos, a empresa de produção global opera mais de 100 plantas em 50 países e tem mais de 20 mil funcionários. Os mercados-alvo da empresa incluem as indústrias de telecomunicações, transmissão de energia, construção e transporte.
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Produzido nos Estados Unidos da América, março de 2022.
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Este documento é atual na data de sua publicação inicial, podendo ser alterado pela IBM a qualquer momento. Nem todas as ofertas estão disponíveis em todos os países em que a IBM opera.
O cliente apresentado neste estudo de caso inicialmente se envolveu com a MyInvenio, que começou a conduzir negócios como IBM em 1º de agosto de 2021. O produto myInvenio neste estudo de caso, myInvenio Process Mining, é agora conhecido como IBM Process Mining.
Os dados de desempenho e exemplos de clientes citados são apresentados apenas para fins ilustrativos. Os resultados práticos de desempenho podem diferir com base nas configurações específicas e nas condições de operação. AS INFORMAÇÕES CONTIDAS NESTE DOCUMENTO SÃO FORNECIDAS NO ESTADO EM QUE SEM ENCONTRAM, SEM QUALQUER GARANTIA, EXPRESSA OU IMPLÍCITA, INCLUINDO SEM QUAISQUER GARANTIAS DE COMERCIALIZAÇÃO, ADEQUAÇÃO A DETERMINADO FIM E QUALQUER GARANTIA OU CONDIÇÃO DE NÃO INFRAÇÃO. Os produtos IBM têm garantia de acordo com os termos e condições dos contratos sob os quais são fornecidos.