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Aumentando a eficiência da força de trabalho com a automação robótica de processos
A GAM usa bots para desenvolver soluções e reduzir custos
Em 1968, um jovem funcionário da indústria farmacêutica, Genésio A. Mendes, tomou uma decisão que mudaria sua vida ao lançar seu próprio serviço de distribuição de prescrições médicas. Ele vendeu seu Volkswagen Beetle para levantar capital e comprar remédios. Em seguida, Mendes entregou esse medicamento às farmácias, andando de bicicleta pelas ruas de Tubarão, Santa Catarina, Brasil. E a empresa, a GAM Distributors of Medicines and Perfumery, nasceu.
Atualmente, a GAM atende a mais de 17.000 clientes nos setores farmacêutico, hospitalar e supermercado. Quase 700 funcionários trabalham para distribuir mais de 13.000 produtos em todo o Brasil e nos setores farmacêutico, hospitalar e de alimentos. Com foco na integridade, inovação e bem-estar dos colaboradores, a GAM cresceu e se tornou um importante player no setor de logística do Brasil.
Para apoiar esse crescimento, a GAM desenvolveu uma grande operação de back-office. Os funcionários realizavam tarefas manuais repetitivas, como recortar e colar informações de uma solução CRM para outra, preparar cotações de preços para clientes e coletar certificados fiscais obrigatórios pelo governo.
No entanto, inserir os dados manualmente resultou em erros. Os clientes muitas vezes tinham que esperar pelas cotações. Essas tarefas repetitivas reduziram o tempo que os funcionários poderiam dedicar para atender aos clientes e fornecedores da GAM.
A administração da GAM percebeu que era necessário otimizar esses processos para continuar crescendo e permanecer competitiva. "Sempre focamos em tecnologia e inovação para nos mantermos avançando", explica Lucas Remor, Coordenador de Processos e Projetos na GAM. "Por isso, decidimos buscar uma tecnologia que pudesse nos ajudar a resolver esses problemas. A automação robótica de processos, ou RPA, era uma solução promissora."
Economia de custo
Automatiza tarefas manuais e repetitivas, poupando R$ 120.000 por ano
Automações do processo
Em um ano, automatiza 22 tarefas e processos
Combinando tecnologia de ponta com excelente serviço
A administração da GAM procurou três dos principais fornecedores de automação para determinar qual era a melhor opção para a empresa.Após uma avaliação cuidadosa, eles selecionaram uma equipe brasileira da IBM por seu excelente atendimento ao cliente e sua prova de conceito (POC) bem-sucedida com a tecnologia IBM® Robotic Process Automation.
"A IBM foi uma escolha fácil com base apenas em seu atendimento ao cliente", recorda Remor. "Eles dedicaram tempo conosco e forneceram explicações detalhadas para cada pergunta que fizemos. Sempre que tínhamos um problema, a IBM nos ajudava a encontrar uma solução.
Também foi essencial que os funcionários da GAM se sentissem à vontade para trabalhar com os novos bots. "A IBM desempenhou um papel fundamental na capacitação de nossos funcionários para usar os bots", diz Remor. "Em pouco tempo, nossos funcionários puderam perceber que os bots não estavam ali para substituí-los, mas sim para ajudá-los a desempenhar suas funções de maneira melhor e mais rápida."
No início do projeto, os colaboradores da GAM identificaram tarefas repetitivas nas suas equipas. Em seguida, a empresa criou bots para executar essas funções específicas. Em breve, 12 pessoas estavam usando processos robóticos e 15 estavam treinando. Em cerca de 12 meses, o GAM automatizou 22 tarefas. Os bots funcionam perfeitamente com sites, planilhas e aplicativos ERP da empresa. E como tudo é executado na nuvem, o GAM pode aumentar a capacidade quando necessário.
Ao usar a tecnologia IBM Robotic Process Automation, a GAM obteve economias significativas. "Economizamos aproximadamente R$ 120.000 por ano em salários de funcionários quando automatizamos tarefas manuais e repetitivas", diz Remor. "Agora, os robôs realizam essas tarefas, liberando os funcionários para se dedicarem a tarefas inteligentes e de maior valor."
A empresa também melhorou três tarefas principais. A primeira tarefa está relacionada a como as cotações de preços são preparadas. No passado, quando um potencial novo cliente entrava em contato com a GAM em busca de preços de produtos, um funcionário passava horas procurando informações em sites. Hoje, um robô busca continuamente essas cotações e responde rapidamente às solicitações, encaminhando as informações a um funcionário. Como resultado, os clientes em potencial recebem as informações necessárias muito mais rapidamente, o que melhora o serviço.
A GAM também aprimorou o processo de integração do fornecedor. Antes dos bots, de 4 a 5 pessoas gastavam uma hora coletando informações para qualificar um novo fornecedor. Hoje, um robô lida com essa tarefa, liberando até cinco horas na hora da equipe, todos os dias. Agora, em vez de preencher formulários, a equipe pode se concentrar em gerenciar fornecedores.
A empresa obteve um terceiro benefício na obtenção de certificados de regularidade fiscal, conhecidos como CNDs. Exigidos pela legislação brasileira, esses certificados verificam que a empresa paga os impostos federais, estaduais e municipais em dia. Agora, um bot coleta os certificados CND, garantindo que a GAM sempre tenha documentos válidos arquivados.
A automação robótica de processos (RPA) libera os funcionários da GAM de processos demorados e permite que eles se concentrem em tarefas mais interessantes e de maior valor. Além disso, os recursos de edição simples da IBM permitem que a equipe programe os bots sem depender de pessoal de TI.
"A equipe deixou de ser cautelosa com os bots e passou a adotá-los", diz Remor. "Eles têm mais tempo para fazer um trabalho de maior valor. Além disso, eles podem utilizar os bots para criar soluções para os problemas cotidianos, tornando o trabalho ainda mais satisfatório.
Além disso, a GAM vê um maior compartilhamento de ideias entre diferentes áreas da empresa. "Quando uma área quer automatizar um processo, ajudo a considerar as diferentes soluções que os bots fornecem. Com todos trabalhando juntos, geralmente encontramos um processo inesperado para os bots trabalharem.”
Com resultados como esse, o gerenciamento de GAM está planejando expandir o uso dos bots em mais áreas da empresa. Remor conclui: "Os bots e a equipe trabalhando juntos melhoraram nossos negócios além de qualquer coisa que esperávamos. Agora, com a IBM envolvida, esperamos mais inovações combinadas com o excelente serviço oferecido pela IBM. Esta combinação definitivamente nos dá uma vantagem em um mercado muito competitivo.”
OBSERVAÇÃO:
O cliente apresentado neste estudo de caso inicialmente se envolveu com a WDG Soluções Em Sistemas E Automação de Proces LTDA, que começou a conduzir negócios como IBM em 1 de janeiro de 2021. Os produtos WDG neste estudo de caso, WDG Studio e WDG RPA, agora são conhecidos como IBM RPA Studio e IBM RPA Solution respectivamente.
Sobre a GAM Distribuidores de Medicamentos e Perfumaria
Com sede em Tubarão, Santa Catarina, Brasil, a GAM (link externo ao site ibm.com) distribui medicamentos e perfumes para farmácias, hospitais e supermercados. Fundada em 1968, a empresa e seus funcionários da 700 atendem a mais de 17.000 clientes em todo o país.
Legal
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Produzido nos Estados Unidos da América, março de 2021.
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