Início Page Title BKW Group Controle eficaz com o Business Analytics, mesmo com crescimento acelerado
BKW + IBM
Dois instaladores escalam um enorme telhado de energia solar (imagem © Valeriano Di Domenico)

Graças ao IBM® Planning Analytics, a empresa de energia suíça sempre tem uma visão geral dos KPIs atuais em toda a corporação.

O desafio para a BKW

A BKW fornece energia para sua região há mais de 125 anos. Segundo dados recentes, cerca de um milhão de pessoas utilizam sua eletricidade, que originalmente era produzida em usinas hidrelétricas. Os negócios passaram por mudanças fundamentais ao longo dos anos: o setor de infraestrutura de rede e a tecnologia de construção foram adicionados posteriormente e, como consequência, a BKW agora possui quase 22 mil quilômetros de linhas de energia. Os setores que sofreram mudanças recentes foram os de engenharia e serviços, ambos consideravelmente ampliados. Mais de cem empresas de vários tamanhos foram incorporadas ao BKW Group, fazendo com que o número de funcionários aumentasse de cerca de 2,5 mil em 2013 para mais de 11,5 mil em 2023. No entanto, ao assumir o controle de todos esses negócios diferentes, a BKW também precisou encontrar um modo de integrar diferentes sistemas e métodos de elaboração de relatórios.

Os negócios da BKW com serviços representaram um desafio específico para o departamento financeiro no que diz respeito ao monitoramento do desempenho financeiro do grupo e à divulgação de números mensais. A gestão financeira certamente pôde ser aprimorada com a instalação do SAP S/4HANA 2017, mas a elaboração de relatórios de curto prazo era impossível naquela época. Algumas das empresas que a BKW adquiriu não trabalhavam com o software SAP. Por isso, sistemas diferentes eram usados e os relatórios eram fragmentados. Os métodos baseados no Microsoft Excel, antes em vigor, eram propensos a erros e difíceis de usar. Não havia números mensais disponíveis em partes dos setores de rede e energia, por exemplo. Uma visão geral dos negócios só era possível a partir da elaboração dos relatórios semestrais e anuais, e o volume de negócios do setor de energia só era visível na contabilidade do 20o dia útil do mês após a venda. Em resumo, os auditores precisavam de uma visão geral recente e de curto prazo da situação dos negócios em cada empresa do grupo. Informações mais atualizadas eram necessárias para avaliar os resultados financeiros de cada divisão e tomar decisões sólidas nos níveis executivo e da gerência.

O que era necessário era um sistema de controle financeiro flexível e ao mesmo tempo eficaz que incluísse o Business Analytics, um pacote de software que usa os dados disponíveis e pode ser enriquecido pelo CFO e pela gerência. A solução se baseia em suposições baseadas em modelos de fontes internas e externas, que são fornecidas até o oitavo dia do mês seguinte. A solução de software tinha que ser segura e simples de usar, além de conferir controle total sobre os dados aos auditores.

60% mais agilidade na disponibilidade de relatórios, de 20 para apenas 8 dias úteis 70% mais rapidez no orçamento, de 26 para 8 semanas
Não havia números mensais disponíveis para divisões inteiras. Só sabíamos da nossa situação quando os relatórios anuais e semestrais eram apresentados. Precisávamos de um sistema flexível para aumentar a transparência. Nils Kohler Chefe do Group Controlling BKW
Controle eficaz com o Business Analytics

Alguns critérios eram particularmente importantes para os auditores da BKW durante a elaboração da proposta. Por um lado, o foco principal da solução de análise de dados precisava estar no suporte estratégico e operacional para a alta gerência. O Group Controlling precisava ser capaz de fazer alterações flexíveis na estrutura de dados em poucas horas, levando em consideração novas fontes de dados ou categorias, por exemplo. Além disso, o novo pacote de análise de dados precisava representar vários KPIs, como indicadores financeiros, não financeiros, técnicos e específicos do mercado. Os relatórios de negócios mensais deveriam estar disponíveis até o dia 10 do mês seguinte, no máximo. Além do mais, deveria ser possível simular mudanças organizacionais e atualizar relatórios anteriores. O fluxo de trabalho e a comunicação com todos os envolvidos no processo também precisavam ser incluídos, assim como uma distribuição rápida e simples dos relatórios.

No entanto, a questão crucial no final das contas era quem poderia oferecer a melhor solução em termos de relatórios sobre os serviços da BKW, pois isso ainda era feito com planilhas do Excel. A IBM causou a melhor impressão aqui, com seu pacote do IBM Planning Analytics , uma versão mais nova e aprimorada do IBM® Cognos TM1. Foram a flexibilidade e a facilidade de uso do software que conquistaram a equipe. Os auditores podem adicionar novas organizações bem rápido, junto com todos os seus dados primários, realocá-los, mostrar diferentes estruturas organizacionais paralelamente ou adaptar as visualizações e análises a novos requisitos. Essas qualidades são particularmente benéficas em vista do rápido crescimento heterogêneo que o grupo tem vivenciado.

A instalação do IBM Planning Analytics ocorreu sem problemas e, como resultado, foi concluída com rapidez. Uma pequena equipe do Group Controlling executou o projeto paralelamente ao seu trabalho diário e foi treinada por especialistas da IBM durante o processo. Graças a essa supervisão pessoal, os auditores da BKW aprenderam rapidamente a gerar os modelos necessários para fins específicos usando os dados. Na verdade, eles conseguiram criar seus próprios relatórios em poucos dias. Algumas semanas depois, conseguiram até fazer alterações nos modelos ou nos dados por conta própria.

Com a implementação bem-sucedida do software, o objetivo de conseguir o novo sistema para relatórios mensais havia sido alcançado. No entanto, o IBM Planning Analytics também possibilitou outras mudanças úteis, como acelerar o processo orçamentário. Antes, a aprovação do orçamento levava até 26 semanas, mas agora leva apenas 8. O planejamento de médio prazo também foi incluído, de modo que números estratégicos podem ser gerados para o futuro até o ano de 2050. Assim, o apelo original da BKW para uma visão geral de curto prazo de todos as suas áreas de negócios foi aprimorada para englobar um planejamento abrangente para o futuro. Graças à estrutura modular do novo sistema, bem como sua flexibilidade e facilidade de uso, os auditores puderam aproveitar essas e outras possibilidades sem ter que adquirir qualificações especiais de TI primeiro.

O Planning Analytics nos permitiu implementar mudanças estruturais de modo eficiente, desde o orçamento clássico até o planejamento baseado em modelos, retratando até mesmo todos os processos de controle financeiro. Nils Kohler Chefe do Group Controlling BKW
Velocidade antes da precisão: a transição de contador para condutor

Graças à implementação, a BKW conseguiu acelerar muito a elaboração de relatórios e orçamentos. E seus auditores agora têm à disposição uma ferramenta multifuncional para resolver todos os tipos de desafios de negócios de forma criativa. Por um lado, podem elaborar várias declarações de renda para as diversas filiais da empresa. Também é interessante observar como eles usaram o software para criar um sistema próprio e eficiente de elaboração de relatórios, abrangendo todas as pequenas organizações da divisão de engenharia, à medida que novas empresas são adicionadas a cada ano e precisam ser cadastradas junto com os respectivos dados financeiros e KPIs. Graças à solução ERP da IBM, isso pode ser feito facilmente com uma tela de inserção especial. O sistema de análise mescla todos os dados e fornece uma visão específica do setor de engenharia da BKW como um todo. Assim, o departamento de engenharia pode fazer declarações sobre sua situação comercial atual com esforço relativamente pequeno e divulgar seus próprios dados diretamente ao grupo.

O IBM Planning Analytics não substitui plenamente um sistema integral de contabilidade SAP. Porém, não é esse seu objetivo. O objetivo dos auditores financeiros é fornecer dados estratégicos e operacionais válidos ao nível da gerência para permitir a tomada de decisões. Mesmo com o extrato mensal pendente e o envolvimento de vários departamentos financeiros (fiscal e contábil), além da necessidade de uma ampla consolidação, os auditores agora estão em condições de fornecer os dados financeiros apropriados até o oitavo dia útil do mês seguinte. Além disso, os dados também são altamente precisos. Isso lança uma nova luz sobre o papel criativo que os auditores podem ter em uma empresa hoje em dia. No caso da BKW, eles evoluíram de contadores para condutores confiáveis e continuam enfrentando e resolvendo os novos desafios que surgem, com criatividade e qualificação.

Sobre a BKW

O BKW Group (link externo ao site ibm.com) é uma empresa internacional de energia e infraestrutura com sede em Berne, na Suíça, que atualmente conta com mais de 11,5 mil funcionários. Ela planeja, implementa e opera a infraestrutura técnica para produzir e fornecer energia para empresas, pessoas físicas e o setor público, além de fornecer modelos de negócios digitais para energias renováveis. Atualmente, o portfólio do grupo abrange desde planejamento e consultoria no setor de engenharia para projetos de energia, infraestrutura e meio ambiente até pacotes integrados para serviços de construção, assistência e manutenção de redes de energia, telecomunicações e tráfego e sistemas de abastecimento de água.

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Produzido na Alemanha, janeiro de 2024.

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Fonte da imagem: BKW; imagem da área principal © Valeriano Di Domenico.

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Todos os exemplos de clientes citados ou descritos são apresentados como ilustração da maneira como alguns clientes usam produtos IBM e dos resultados que eles alcançam. Os custos e características de desempenho ambientais reais irão variar, dependendo das configurações e condições específicas dos clientes. Geralmente, os resultados esperados não podem ser fornecidos, pois os resultados de cada cliente dependerão inteiramente dos sistemas e serviços adquiridos. AS INFORMAÇÕES CONTIDAS NESTE DOCUMENTO SÃO FORNECIDAS NO ESTADO EM QUE SEM ENCONTRAM, SEM QUALQUER GARANTIA, EXPRESSA OU IMPLÍCITA, INCLUINDO SEM QUAISQUER GARANTIAS DE COMERCIALIZAÇÃO, ADEQUAÇÃO A DETERMINADO FIM E QUALQUER GARANTIA OU CONDIÇÃO DE NÃO INFRAÇÃO.Os produtos IBM têm garantia de acordo com os termos e condições dos contratos sob os quais são fornecidos.