Uma única fonte da verdade para o planejamento da cadeia de suprimentos

A Bio-Rad Laboratories, Inc., está ciente da urgência subjacente às necessidades de seus clientes por produtos e serviços de ponta. Com locais de fabricação e distribuição em todo o mundo, o provedor de produtos de ciências da vida e diagnóstico clínico, com 70 anos de história, coloca como prioridade máxima a entrega de suas soluções de alta qualidade de forma oportuna.

Na pesquisa de ciências biológicas, essas soluções incluem instrumentos, software embutido e reagentes para biofarma, pesquisa acadêmica e governamental em áreas como genômica, proteômica e biologia celular. E nos diagnósticos clínicos, os produtos e tecnologias da Bio-Rad permitem que hospitais, saúde pública e laboratórios comerciais realizem testes, monitoramento e tratamento de doenças, proteção de suprimentos de sangue e controles de qualidade clínica.

Para prosperar dentro desses mercados em constante evolução e em ritmo acelerado, a Bio-Rad deve sempre ficar um passo à frente do jogo. "O que torna a Bio-Rad única é o nosso compromisso com a inovação", diz Andres Ospina, gerente sênior de planejamento global da cadeia de suprimentos da empresa. "Estamos muito próximos das megatendências em saúde, trabalhando com os laboratórios para capturar informações sobre necessidades dentro da indústria e como podemos atendê-las."

Em 2021, a empresa estava pronta para adotar o próximo passo em sua evolução tecnológica: a modernização de seus processos de planejamento de vendas e operações. Na época, a Bio-Rad fez grande parte de seu planejamento de suprimentos e demanda usando modelos de planilha que tinham pouca uniformidade entre funções ou locais geográficos. Os planejadores precisavam navegar por vários sistemas para gerar previsões improvisadas e relatórios de receitas, passando longas horas avaliando dados manualmente e frequentemente recriando as mesmas planilhas mês após mês.

Uma plataforma unificada de planejamento da cadeia de suprimentos tinha o potencial de ser um divisor de águas. Não apenas poderia permitir que a Bio-Rad aumentasse sua precisão de previsão, mas também poderia ajudar a eliminar silos e abrir a comunicação em toda a empresa. Com uma visão global da oferta e demanda do cliente, a empresa poderia melhorar significativamente a eficiência operacional e do processo, os recursos de geração de relatórios e a gestão de estoque.

Felizmente, os líderes seniores estavam familiarizados com os benefícios que uma plataforma desse tipo poderia proporcionar e, de fato, estavam liderando a iniciativa em direção à adoção. Para isso, a empresa desenvolveu uma estratégia preliminar, documentando requisitos e avaliando plataformas baseadas na nuvem para acomodar a estrutura global da Bio-Rad.

Uma plataforma baseada em nuvem com capacidades prontas para uso foi fundamental para acomodar a estrutura global da empresa e minimizar as necessidades de treinamento e contratação de pessoal. A Bio-Rad também procurou um parceiro para ajudar a planejar, desenvolver e implementar sua plataforma de planejamento de vendas e operações.

A Bio-Rad escolheu a IBM Consulting™ para ajudar na estratégia e implementação de sua nova plataforma de planejamento de vendas e operações. Não apenas a IBM era uma colaboradora de longa data, mas também possuía uma experiência profunda e diversificada em processos e plataformas de gestão da cadeia de suprimentos em diversos setores.

Para suas plataformas de planejamento de vendas e operações, a Bio-Rad selecionou a plataforma RapidResponse da IBM Business Partner Kinaxis Inc. A plataforma baseada em nuvem tinha uma excelente reputação, além de recursos de planejamento de ciências da vida que incluíam o planejamento de vida útil, essencial para reduzir a quantidade de produtos descartados devido à expiração.

Durante todo o processo, as três empresas trabalharam juntas como uma equipe. A Bio-Rad forneceu o conhecimento empresarial e organizacional, a Kinaxis a expertise na plataforma e a IBM a orientação estratégica e colaboração na implementação.

Para ampliar a estratégia inicial da Bio-Rad, a IBM facilitou uma série de workshops com líderes da empresa, planejadores, desenvolvedores e outros stakeholders. O objetivo era identificar e esclarecer os requisitos e ajudar a traduzir os objetivos comerciais em resultados tangíveis usando a plataforma Kinaxis. No processo, a equipe reuniu a entrada do usuário para definir os principais recursos que a primeira iteração da solução forneceria.

"A IBM trouxe estudos de caso e ideias, nos auxiliando a estruturar estratégias e a lidar com os desafios que surgem ao longo da jornada," comenta Ospina. "Porque não é fácil, certo? Estamos falando de gerenciamento de mudanças. Estamos falando de pessoas com diferentes graus de adesão à nova plataforma.”

A equipe começou com o planejamento da demanda em abril de 2021. “Somos uma organização orientada pela demanda”, diz Ospina. “Precisávamos saber o que nossos clientes queriam e ter um ambiente que capturasse insumos do ponto de vista comercial e tecnológico. Precisávamos dessas informações para controlar as previsões para que pudéssemos ser estratégicos e não reativos."

Usando a metodologia ágil, a equipe trabalhou em sprints para alcançar os marcos que havia estabelecido, adotando uma abordagem iterativa para o desenvolvimento que incluía testes internos e de usuário. Durante o processo, foram coletados feedbacks dos principais stakeholders, adicionando histórias de usuário às já coletadas pela Bio-Rad, totalizando mais de 75 para planejamento de demanda e mais de 75 para planejamento de suprimentos.

A equipe lançou a funcionalidade central de planejamento de demanda em outubro de 2021 e continuou a aprimorar a implementação até o início de 2022. O próximo passo foi o planejamento de suprimentos. "Usamos um processo semelhante ao que usamos para o planejamento de demanda", diz Steven Caron, diretor de TI associado da Bio-Rad. “Houve vários ventos contrários trabalhando contra nós na frente de planejamento de suprimentos. A construção era muito mais complexa e tinha muitos requisitos adicionais.""

"Em junho de 2022, realizamos um grande workshop com líderes de cadeia de suprimentos da Europa para garantir que nossas decisões em torno do novo sistema tivessem apoio mundial", diz Ospina. “Mostramos a eles o rascunho do blueprint do projeto e depois incorporamos o feedback deles em nosso plano. A IBM esteve lado a lado conosco, capturando requisitos detalhados e esclarecendo dúvidas.”

"Saindo da pandemia, houve enormes interrupções na cadeia de suprimentos", continua ele. "Os planejadores tiveram que contornar escassez de materiais, procurando fornecedores alternativos e elaborando planos com base na disponibilidade de produtos. A IBM foi uma ótima parceira em tudo isso, tanto nos momentos mais fáceis quanto nos mais desafiadores.” Felizmente, a equipe conseguiu aplicar as lições aprendidas durante a fase de planejamento de demanda e lançou a funcionalidade de planejamento de suprimentos em abril de 2022.

Com as funções de planejamento de demanda e de suprimentos em pleno funcionamento em sua nova plataforma, a Bio-Rad já está colhendo os benefícios. “Todos estão trabalhando em um único sistema para planejamento de demanda, planejamento de suprimentos, compras e fabricação”, diz Ospina. "É muito mais estável do que o sistema anterior. E temos tração com todos trabalhando juntos no sistema e muito mais está por vir."

Caron concorda. "Há uma clara adesão de nossa cadeia de suprimentos, equipes comerciais e financeiras, bem como de nossos executivos", diz ele. "Agora podemos gerar uma previsão para a Bio-Rad que mostra tanto as unidades que vamos fabricar e entregar, quanto a receita que vamos arrecadar. A reportagem e o fatiamento e os dados que podemos fazer são bastante impressionantes. Somos capazes de realizar um planejamento hipotético de cenários que realmente não podíamos fazer antes.”

Ele continua: "Também fizemos melhorias significativas em como prevemos nossos materiais de construção de vendas. Temos requisitos desafiadores em torno de modelos de vendas em consignação que possuem tanto proporções de receita quanto proporções sem receita."

Embora a empresa tenha progredido muito, o trabalho começou. "Agora temos a funcionalidade central", diz Ospina. "Mas, no processo de alcançar isso, temporariamente deixamos para trás algumas áreas, como o planejamento de componentes para manufatura. Estamos trabalhando com a IBM para fazer uma avaliação e determinar as próximas etapas em nosso roteiro. Portanto, a aliança estratégica continua.”

"Trabalhando com a IBM, temos uma lista de pendências claramente definida e priorizada de melhorias contínuas para agregar valor aos nossos usuários corporativos", acrescenta Caron. “Temos uma cadência mensal para oferecer essas melhorias. Quando enfrentamos desafios, a IBM ajuda a analisar a situação e recomenda opções para as melhores soluções para nossas necessidades.”

“A IBM tem sido o motor do projeto”, conclui Ospina. “Com a IBM temos a sensação de que uma máquina continua avançando. Ele realmente está centrado no engajamento, na coordenação com as equipes de desenvolvimento e na capacidade de atingir essas metas."

Fundada em 1952, a Bio-Rad desenvolve, fabrica e comercializa produtos para os mercados de pesquisa em ciências biológicas e diagnóstico clínico. A empresa está sediada em Hercules, na Califórnia, e tem locais de produção e distribuição nas Américas, na Europa e na Ásia. Entre seus diversos clientes estão hospitais, instituições acadêmicas e de pesquisa, laboratórios de saúde pública e comerciais, além dos setores de biotecnologia e farmacêutico, entre outros.

Fundada em 1984, a Kinaxis, parceira de negócios da IBM, é uma empresa de software de gerenciamento da cadeia de suprimentos e planejamento de vendas e operações. A empresa está sediada em Ottawa, no Canadá. Kinaxis RapidResponse é o software de planejamento da empresa que ajuda a criar processos de negócios nas áreas de planejamento de operações de vendas, demanda, fornecimento, estoque e produção.