تحويل الخدمات وإطلاق العنان للقيمة باستخدام Oracle Cloud

الحكومة الاسكتلندية (SG)) مسؤولة عن تطوير السياسات والخطط التشريعية بالتعاون مع الوزراء. بصفتها عنصرًا أساسيًا في القطاع العام الاسكتلندي، ترعى الحكومة الاسكتلندية (SG) وتموّل العديد من الهيئات العامة المسؤولة عن تقديم الخدمات لسكان اسكتلندا البالغ عددهم خمسة ملايين نسمة.

للعمل بفعالية مع العديد من الهيئات العامة الأخرى، يجب أن تعمل SG بسلاسة خلف الكواليس. لم تكن هذه مهمة سهلة دائمًا، خاصة ي ظل التكنولوجيا المجزأة والقديمة.

واجهت إدارات الموارد البشرية (HR) والمالية في SG هذا الواقع. لقد استخدمت فرقهم لعقود نظامي Oracle E-Business منفصلين للمالية والمشتريات والموارد البشرية والرواتب.  لم تواكب هذه الأنظمة القديمة النمو التنظيمي أو التغير التكنولوجي، مما ترك المستخدمين يعتمدون على جداول البيانات والحلول اليدوية لإنجاز عملهم.

كما صرح Brian Reid، مدير التحول المؤسسي: "لقد كانت حالة كلاسيكية لتقنية قديمة لم تعد تلبي احتياجات المؤسسة. بدلاً من أن تكون أنظمة مساعدة، كانت أنظمتنا تعيق الأشخاص عن العمل بكفاءة والحصول على الرؤى التي يحتاجون إليها. كما أنها جلبت الكثير من المخاطر التشغيلية. كانت المحافظة على كشوف الرواتب، على سبيل المثال، صعبة للغاية على منصتنا السابقة."

كان لدى SG طموح دائم لدمج المالية والموارد البشرية في منصة خدمات مشتركة لتوحيد العمليات، تقليل التكاليف، وتعزيز التجارب للموظفين الحكوميين والمواطنين على حد سواء.  

يذكر Reid، "مع وجود أكثر من 30 هيئة عامة تعمل على الأنظمة القديمة، كانت الخدمة مشتركة بالفعل. لكن المنصة لم ترقَ قط إلى رؤية SG الأصلية للبيانات المشتركة، والعمليات المبسّطة، والوفورات المشتركة. طموحنا هو تنمية نموذج الخدمات المشتركة هذا والاستفادة منه حقًا لصالح موظفي القطاع العام وشعب اسكتلندا."

في غضون ثلاثة أسابيع من بدء التشغيل، واجهت SG أول اختبار رئيسي لمنصة Oracle الجديدة—تشغيل كشوف الرواتب الشهرية لـ 20000 موظف. لقد نجح الحل بامتياز، ومنذ ذلك الحين ساعد SG على إكمال عدة أشهر من معالجة كشوف الرواتب الشهرية بنجاح.

يقول Reid: "لقد تجاوزنا العديد من المراحل الأساسية منذ بدء التشغيل، وتجنّبنا كل المشكلات المحتملة التي كانت تشكِّل أكبر قلق لدينا. كان التأكد من صحة العمليات الحيوية –مثل الرواتب، والمدفوعات، والتقارير المالية– خطوة أولى بالغة الأهمية. توفِّر تطبيقات Oracle Cloud لنا الاتساق القوي والشفافية والقدرة على التحكم التي كنا نسعى إليها".

كما كان متوقعًا منذ البداية، لم يخلو المشروع من التحديات. ليست جميع أجزاء النظام والعمليات المرتبطة به مثالية بعد. يشير Reid أيضًا إلى أن بعض الأطراف المعنية ما زالوا ينتقلون إلى طرق عمل جديدة، وأن المؤسسة تشهد المشكلات الحتمية التي تظهر بعد بدء التشغيل، وهي مشكلات شائعة في التغييرات بهذا الحجم والتعقيد. ونتج عن ذلك أن بعض إدارات SG لم تدرك بعد فوائد هذا التحول. ومع ذلك، Reid واثق من أن المنظمة لديها المنصة الأساسية والقدرات التي تحتاجها للبناء عليها وتحسينها. حجم التغيير كبير جدًا. يقول Reid إن التحسين المستمر والتحديثات المنتظمة والشراكات مع Oracle و IBM ستعالج تلك المجالات التي لم تحقق الأداء الأمثل بعد.

لقد لعب فريق IBM دورًا حاسمًا في دعم ما بعد الإطلاق، مما أتاح لنا استمرارية الخبرة ونقل المعرفة المستمر"، يقول Reid. "لقد عملنا معًا بسرعة لمعالجة المشكلات التي ظهرت بعد الإطلاق، وأعدنا التحقق من قرارات التصميم الرئيسية في بيئة "الوضع المباشر" وضمان أن الحل والمنصة يمكّنان جميع المستخدمين من الحصول على القيمة الكاملة للتحول."

بينما لا يزال هناك الكثير من العمل الذي يتعين القيام به، يمكن للفرق في جميع إدارات SG الحصول بالفعل على رؤية موحدة لبيانات الموارد البشرية والبيانات المالية في السحابة، مما يؤدي إلى تحسين عملية اتخاذ القرار.

يُشير Reid: "مع IBM وOracle، تمكنّا من تحقيق النسخة الموحَّدة التقليدية للحقيقة. أصبح بإمكاننا الآن تشغيل التقارير والتحليلات على مجموعة بيانات واحدة كاملة للموارد البشرية والمالية، بدلًا من التعامل مع مجموعتين منفصلتين من البيانات. سيكون تأثير هذا كبيرًا. لم تكن الموارد البشرية والمالية متصلة من قبل؛ أما الآن فأصبحتا مترابطتين. وهذا أمر أساسي لتمكيننا من اتخاذ قرارات أكثر استنارة على مستوى الإدارة".

ويضيف قائلًا: "العمل على منصة موحَّدة قرب زملاء الموارد البشرية والمالية من بعضهم لفهم البيانات وتحسينها، وإدارة التغيير على المنصة، وتعزيز الضوابط. يمكننا بالفعل رؤية العديد من الفرص للتحسين المستقبلي، والتي أصبح تحقيقها ممكنًا من خلال التكنولوجيا المشتركة، ومجموعة البيانات الموحَّدة، والرغبة في تحسين أداء نموذج التشغيل بأفضل شكل ممكن".

وفقًا لـ Reid، "لدينا شفافية بشأن البيانات المالية في Oracle بمستوى أكبر مما كان لدينا على الإطلاق في النظام القديم. يمكن للمتخصصين في الشؤون المالية التعمق في دفتر الأستاذ العام ومخطط الحسابات للاطلاع على كل فاتورة وكل بند تفصيلي من المصروفات. بالتأكيد، يستغرق تعلم هذه الأدوات الجديدة واكتساب معرفة واسعة بها وقتًا، لكن هناك بالفعل دلائل على أن جودة البيانات والشفافية ستوفر رؤى أسرع وأوضح بكثير حول كيفية إنفاق الأموال."

كذلك، فإن تبني الحلول المتوافقة مع معايير الصناعة واتباع أفضل الممارسات في تصميم العمليات بدأ يضفي صرامة أكبر على العمليات، مما يقلل التكلفة ويوفر خيارات للنمو على مستوى الأقسام والمؤسسة.

ويؤكِّد Reid: "الضوابط المدمجة في النظام تعمل بشكل جيد، ويمكن للمؤسسة الاستفادة من هذه الفوائد على الفور. وهذا يمثِّل فائدة كبيرة محتملة من منظور التدقيق. كما أنه يدعم إجراء مزيد من العناية الواجبة في إدارة الشؤون المالية اليومية. نحن نعلم أن الأشخاص يتَّبعون عمليات موحَّدة، بدلًا من القيام بالأمور كلٌ على طريقته الخاصة".

بفضل التطبيقات السحابية الحديثة والعمليات الموحدة المعمول بها، فإن SG تسير على طريق تحقيق طموحها لخدمات مشتركة فعالة. بدأت المؤسسة الآن العمل مع IBM في سلسلة من الجلسات الاستكشافية مع وكالات أخرى، بهدف ضم المزيد من الهيئات العامة في اسكتلندا إلى نفس منصة الخدمات المشتركة.

يقول Reid: "كل واحدة من هذه الجهات العامة يجب أن تدير الرواتب، وسجلات الموارد البشرية، والشؤون المالية، وحسابات التقارير. الخيار الآن متاح للعمل معنا والانضمام إلى منصة مشتركة، ما يعني أن كل جهة عامة يمكنها تجنُّب استيعاب المشكلة بالكامل وتحمُّل كل التكاليف بمفردها. أصبحت الفرصة الآن حقيقية لتقليل التكرار والعمل معًا لبناء وتطوير خدمات التكنولوجيا على نطاق واسع. إذا انضمَّت هذه الجهات إلى منصتنا المشتركة، فإنها ستحصل على فوائد تسريع التغيير وتقليل تكاليف التشغيل. وهذا هو هدفنا النهائي".

في الخلفية، واصلت SG العمل مع IBM على تحسين الأنظمة وممارسات العمل الجديدة. ويختتم Reid قائلاً: المشاكل حتمية في مشروع كبير كهذا. المفتاح هو كيف تتعامل مع هذه المشكلات، وتحافظ على هدوئك، وتحافظ على روح الفريق القوية. إنه لأمر بالغ الأهمية أن يكون لديك شريك يلتزم بالمسار، ويعمل بتناغم مع فرقك الداخلية لتحقيق منفعة جماعية، ويدرك متى تحتاج إلى التوجيه لاتخاذ القرارات الصحيحة. وأعتقد أن IBM كانت هذا الشريك ويسعدنا وجودهم إلى جانبنا بينما نواصل رحلتنا."

الحكومة الإسكتلندية (SG) مسؤولة عن تطوير السياسات وجدول الأعمال التشريعي بالتعاون مع الوزراء. بصفتها عنصرًا أساسيًا في القطاع العام الإسكتلندي، تعمل حكومة إسكتلندا على رعاية وتمويل العديد من الجهات العامة المسؤولة عن تقديم الخدمات لخمسة ملايين مواطن.