Asignación de recursos frente a utilización de recursos: ¿cuál es la diferencia?
Las empresas modernas confían en una planificación de recursos efectiva y táctica para tomar decisiones más rápidas y gestionar problemas en tiempo real.
Dos aspectos clave de esta planificación estratégica son la asignación de recursos y la utilización de recursos. Distinguir entre la asignación de recursos y la utilización de recursos es clave para planificar con éxito, eliminar los problemas de recursos y obtener una ventaja competitiva.
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La asignación se refiere a la programación, organización y asignación de tareas, mientras que la utilización se refiere a la medición estratégica del rendimiento general de los recursos.
La asignación de recursos es cuando las empresas asignan recursos efectivos en función de sus objetivos deseados. Esto generalmente implica que los gerentes de proyecto asignen tareas específicas a los miembros del equipo o a un recurso del proyecto para asignar la carga de trabajo necesaria para la organización y planificación del proyecto. La gestión eficaz de la programación de un proyecto y de las dependencias internas o externas de un proyecto puede evitar el aumento del alcance y aumentar la rentabilidad.
Aunque muchas empresas siguen utilizando herramientas tradicionales de asignación de Recursos para realizar previsiones (como hojas de cálculo), se necesita una herramienta avanzada de gestión de Recursos y un software de gestión de proyectos (PMS) para tomar decisiones más rápidas, obtener insight sobre la mejor manera de ordenar tareas y asignar Recursos de forma eficaz en todas las áreas del alcance de un proyecto.
La utilización de recursos difiere de la asignación de recursos en que es un KPI que mide la eficiencia de un equipo en relación con la forma en que utiliza sus recursos disponibles. En otras palabras, la utilización de recursos crea KPI que miden el rendimiento y el esfuerzo durante una cantidad de tiempo o capacidad disponible.
La utilización óptima de Recursos y la asignación inteligente de Recursos permiten a los gerentes de proyectos prever la disponibilidad de Recursos en múltiples categories. Esta concientización permite a los equipos planificar estratégicamente sus horarios de fuerza laboral y realizar esfuerzos correctivos en tiempo real para garantizar la salud óptima de los nuevos proyectos.
Tanto la asignación como la utilización de recursos son áreas de gestión de proyectos que, cuando se usan juntas y se complementan con software de gestión de recursos, pueden sostener el crecimiento, aumentar las ganancias, mejorar la productividad y mejorar los resultados de una empresa.
La asignación de recursos por sí sola, aunque necesaria para cualquier proyecto nuevo, no proporciona la visión completa que los gerentes de proyectos necesitan para ser proactivos y estratégicos en su toma de decisiones. Esto es lo que distingue la utilización de recursos, y es la razón por la que su papel en el éxito de un proyecto es esencial.
Las soluciones de utilización de recursos pueden realizar un seguimiento de los esfuerzos de utilización de un equipo en múltiples niveles para proporcionar una visión unificada, en tiempo real e integral que mida estratégicamente la eficacia de los recursos.
La utilización general de recursos realiza un seguimiento del tiempo real asignado frente al total de horas disponibles. También se pueden calcular otras categorías de utilización, como horas facturables, horas no facturables y tiempo de utilización de Recursos estratégicos. Todas estas categorías de seguimiento de tiempo se dividen en función de la capacidad total de Recursos disponibles.
La claridad obtenida de la utilización de Recursos sobre la cantidad real de horas trabajadas frente a la cantidad planificada de horas en todos los proyectos y categorías permite una planificación estratégica de la capacidad que puede maximizar una fuerza laboral, aumentar Recursos facturables y optimizar la utilización de un equipo para entregar Resultados de calidad a tiempo.
El monitoreo de la utilización de un equipo y el seguimiento de la productividad del desempeño individual brinda a los gerentes de proyectos uno de los KPI clave para una gestión eficaz de los recursos. Estos cálculos ayudan a evitar una sobreasignación de recursos.
La sobreasignación de la programación de recursos puede generar una cantidad de horas de trabajo que provoque el agotamiento de los empleados, y no contar con los recursos adecuados para hacer un uso eficaz del tiempo del proyecto puede desencadenar retrasos no planificados. Por eso es importante poder medir con precisión la utilización y el suministro en consecuencia.
Una fórmula típica de utilización de recursos se calcula dividiendo el tiempo real o asignado por la capacidad de recursos. Una tasa de utilización permite a los gestores de proyectos realizar un seguimiento del rendimiento de los recursos y crear informes de utilización de recursos. Los gerentes de recursos pueden calcular las tareas facturables en nuevos proyectos y participar en la planificación estratégica de la capacidad.
Para optimizar el rendimiento de las aplicaciones y evitar cuellos de botella y problemas futuros, las empresas deben estimar correctamente los requisitos de recursos. Sin embargo, las abstracciones complejas y de múltiples capas de las aplicaciones dificultan la comprensión de qué recursos de red admiten o ralentizan qué aplicaciones.
Forecasting a través de métodos tradicionales en entornos dinámicos a menudo puede conducir a una sobreasignación. Además, las herramientas de operaciones tradicionales pueden generar recursos ineficientes, lo que puede ralentizar el proceso de transformación digital.
A medida que los entornos digitales ágiles crecen en complejidad y las infraestructuras producen continuamente cantidades récord de nuevos datos, se necesita una gestión de recursos más inteligente.
Un enfoque impulsado por AIOps,en el que las empresas asignan recursos de forma inteligente y con visibilidad completa en todos los sistemas, permite a las empresas seguir siendo relevantes. El despliegue de soluciones que funcionan en todos los sistemas puede reducir el gasto al abordar los problemas antes de que ocurran, eliminar futuras cuestiones de Recursos de aplicación al poder interpretar patrones y aislar incidentes y transformar el rendimiento de las aplicaciones con menos esfuerzo.
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Con las soluciones inteligentes de gestión de recursos de aplicaciones, un equipo de proyecto puede obtener continuamente acciones recomendadas basadas en el tiempo de ejecución real y las métricas de microservicios, validar esas acciones confiables y participar en automatizaciones de toma de decisiones que trabajarán continuamente para lograr una utilización exitosa de los recursos basados en datos de aplicaciones.
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