Rehacer la historia con cloud
Renovación de uno de los edificios públicos más históricos del mundo
Edificio con columnas

Los edificios públicos suelen desempeñar múltiples roles en nuestra sociedad. Como lugares de acontecimientos históricos clave, son una parte importante de nuestro patrimonio, lo que, junto con su significado arquitectónico, los convierte a menudo en un atractivo para visitantes y turistas. Al mismo tiempo, muchos de estos edificios siguen desempeñando un papel activo en la vida cotidiana como residencias oficiales, edificios gubernamentales, ayuntamientos, museos, bibliotecas y otros servicios públicos.

Esta historia trata sobre un edificio particularmente icónico, que es tanto una gran atracción turística global como un lugar de trabajo para más de 2500 personas. Construido por primera vez en la época medieval y reconstruido por última vez hace más de 150 años, el sitio siempre ha sido difícil de mantener. Las obras importantes solo pueden completarse durante breves periodos vacacionales, lo que aumenta el costo y limita el alcance de las renovaciones.

Como resultado, casi todos los aspectos del edificio necesitan renovación: calefacción, ventilación, sistemas eléctricos, techos, ventanas, mampostería y más. Desde una perspectiva de salud y seguridad, se debe eliminar el asbesto y se deben modernizar los sistemas de seguridad contra incendios. El acceso para discapacitados y los procedimientos de evacuación de emergencia también son motivo de preocupación, ya que el edificio no se diseñó para cubrir estas necesidades.

En octubre de 2019, el organismo público responsable del sitio decidió actuar. Creó una organización independiente encargada de renovar por completo el edificio e implantar medidas para que su mantenimiento fuera más fácil y rentable. Esta nueva organización se estableció como una organización de dos niveles, compuesta por un Órgano Patrocinador, que gestiona el alcance, el presupuesto y los plazos, y una Autoridad de Ejecución, que supervisa y completa el trabajo.

Era importante que la nueva organización avanzara rápidamente; dentro de los seis meses posteriores a su anuncio inicial, sería responsable de incorporar, administrar y pagar a los proveedores del programa de restauración. También tendría que aumentar rápidamente su propio equipo interno, pasando de una plantilla inicial de 25 personas a un programa a gran escala.

Dado que la organización se creó como un organismo completamente independiente, no era factible compartir ninguna infraestructura de TI existente del sector público. Como resultado, tenía una ventana de aproximadamente tres meses para encontrar una solución que pudiera satisfacer sus necesidades financieras, de adquisiciones, de recursos humanos y de reclutamiento, además de ser lo suficientemente flexible como para evolucionar a medida que se expandía el programa de restauración.

Entrega más rápida

 

Ofreció una solución completamente funcional basada en las mejores prácticas en solo 3 meses

Entrega a tiempo

 

Se garantizó la entrega a tiempo durante la crisis de COVID al pasar a un modelo de trabajo 60 % remoto

La organización quedó impresionada por el enfoque de IBM para comprender los requisitos y ayudar a definir un producto mínimo viable para garantizar la rápida disponibilidad de los sistemas operativos.
Adopción de un enfoque ágil

Como el tiempo apremiaba, la organización decidió centrarse en lo básico: crear una base sólida que ofreciera las funciones imprescindibles desde el primer día, y luego ir ampliándola a medida que se incorporaran más empleados y proveedores.

Al reconocer que no tenían tiempo para construir una infraestructura de TI completa desde cero y que querían adoptar tecnología moderna y preparada para el futuro, la organización decidió adoptar una solución de software como servicio. Quería una plataforma con procesos sensatos y estándar de la industria que estuvieran listos para su uso inmediato. También era importante que la plataforma se ejecutara en cloud porque esto permitiría que el equipo de administración del programa se enfocara en diseñar sus procesos de negocio, sin preocuparse por el software y la infraestructura subyacentes, a la vez que proporcionaría seguridad de datos de vanguardia.

Después de investigar las opciones, la organización seleccionó una suite de aplicaciones Oracle Cloud como su plataforma preferida. Con Oracle, los responsables de la organización pudieron ver una hoja de ruta clara para pasar de una solución inicial a pequeña escala al estado futuro previsto y comprendieron cómo crecer de forma escalable y modular. También reconocieron que Oracle tenía una footprint existente entre otras agencias del sector público, lo que les dio la confianza de que era la solución correcta.

A continuación, la organización quería encontrar un socio de implementación con experiencia en la entrega de soluciones de Oracle Cloud con grandes limitaciones de tiempo. Oracle recomendó IBM Services®, que recientemente había completado un proyecto muy similar para otra organización del sector público en el mismo país.

La organización quedó impresionada por el enfoque de IBM para comprender los requisitos y ayudar a definir un producto mínimo viable (MVP). El de IBM Design thinking Approach ayudó a mantener el proyecto en marcha al centrarse estrechamente en el alcance, diferenciando entre la característica central que tenía que estar en el MVP y la característica mejorada que la organización podría ofrecer en una fase posterior del proyecto.

Por ejemplo, la incorporación de proveedores será uno de los procesos más importantes para la organización cuando comience a gestionar grandes cantidades de contratistas para trabajar en el edificio. Sin embargo, el primer día, la empresa solo tuvo que incorporar un número relativamente pequeño de proveedores, ya que asumió la responsabilidad de una serie de contratos y órdenes de compra existentes.

Por lo tanto, el equipo decidió manejar el proceso de incorporación manualmente para este primer conjunto de proveedores, liberando tiempo para centrarse en prioridades más urgentes para la implementación inicial de Oracle. Como beneficio adicional, ejecutar este proceso de incorporación inicial manualmente ayudará al personal a limpiar los datos y obtener una comprensión más profunda de los requisitos, lo que debería ayudarlos a construir un proceso automatizado más sólido en la siguiente fase del proyecto.

Una de las lecciones clave aprendidas de IBM fue cómo comunicar el enfoque MVP y los beneficios de la estandarización a los stakeholders de la organización. Durante los sprints de diseño, el equipo combinado de IBM y el cliente utilizó IBM Blueworks Live para trazar e integrar los procesos de Oracle a fin de que todos pudieran ver exactamente cómo funcionaban. Esto ayudó a las personas a adquirir una forma más estandarizada y de mejores prácticas de hacer las cosas, en lugar de apegarse a sus ideas preconcebidas sobre cómo deberían funcionar sus procesos.

Una vez que se completó el diseño del MVP, el equipo planificó y ejecutó la compilación y la prueba de las aplicaciones de Oracle Cloud para garantizar la entrega dentro del plazo. Debido a que el equipo había utilizado la funcionalidad incorporada siempre que era posible, la mayor parte de la lógica del negocio ya había sido probada exhaustivamente por Oracle, lo que significaba que el esfuerzo de prueba podía centrarse principalmente en áreas donde se esperaban grandes volúmenes de transacciones o altos niveles de riesgo. Esto permitió ajustar el proceso de prueba al tiempo disponible sin comprometer la calidad.

Aunque más del 60 % del proyecto debía entregarse de forma remota debido a la pandemia de COVID-19, el equipo cumplió sus plazos. Los módulos de RR. HH., compras y reclutamiento estuvieron activos en menos de tres meses, seguidos del módulo financiero un mes después. Todos los procesos de transición fueron un éxito y los sistemas estuvieron en línea a tiempo para que los nuevos empleados empezaran a trabajar de forma productiva en cuanto se incorporaban a la organización.

Aunque más del 60 % del proyecto debía entregarse de forma remota debido a la pandemia de COVID-19, el equipo cumplió sus plazos. Los sistemas estuvieron en línea a tiempo para que los nuevos empleados comenzaran a trabajar productivamente tan pronto como se unieran a la organización.
Mantener la confianza pública

Con las aplicaciones de Oracle Cloud implementadas, la organización ahora tiene las herramientas que necesita para administrar su negocio diario a medida que escala su equipo y comienza a incorporar proveedores para respaldar el diseño y la entrega de docenas de proyectos de renovación vitales.

Gracias a la adopción de soluciones estándar de la industria para finanzas, compras, recursos humanos y contratación, la organización cuenta ahora con un único conjunto de procesos empresariales claros y bien documentados, que le ayudarán a seguir siendo inteligente, eficiente y escalable a medida que crezca. Mientras tanto, la plataforma subyacente de Oracle Cloud evolucionará para seguir el ritmo de los requerimientos reglamentarios y proporcionar una funcionalidad más rica, lo que permitirá a la organización centrarse en las preocupaciones a nivel de negocio, no en la infraestructura de TI.

La solución permite una gobernanza sólida y una transparencia total, que son prioridades críticas para una organización que está invirtiendo dinero público. Los informes estandarizados de la aplicación cloud de Oracle ayudan al organismo patrocinador y a la autoridad de entrega de la organización a comprender dónde se gasta el dinero y generar comentarios y análisis sobre contratos, solicitudes y órdenes de compra. También es fácil auditar las decisiones financieras y operativas, lo que permite una plena rendición de cuentas.

A medida que el trabajo se intensifique, la organización podrá informar sobre los totales anuales de control a nivel corporativo e identificar las áreas en las que el programa gasta de más o de menos. También podrá analizar la cadena de suministro, garantizar que existan las autorizaciones adecuadas y comprobar que a los proveedores se les pague de manera justa, precisa y puntual.

Como la organización es responsable en última instancia tanto ante el gobierno como ante los contribuyentes, es crítico poder rendir cuentas de cada centavo del dinero gastado en el programa de restauración. Con la ayuda de IBM y Oracle, la organización confía en que podrá mantener la confianza del público en que el programa de restauración se gestiona de manera eficiente y proporciona el mejor valor para el dinero público mientras moderniza uno de los edificios públicos más emblemáticos del mundo según los estándares de la actualidad.

Acerca de este cliente de IBM

Este cliente de IBM es responsable de la renovación de uno de los edificios públicos históricos más importantes del mundo. Formada como empresa independiente en 2019, la función principal de la organización será adquirir y gestionar a los contratistas y la cadena de suministro para el proyecto.

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Notas de pie de página

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Producido en los Estados Unidos de América, marzo de 2021.

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