Construyendo una base sólida para operaciones inteligentes

En un mercado impulsado por la precisión y la velocidad, incluso las pequeñas ineficiencias pueden tener grandes consecuencias. Oiki, un productor y distribuidor líder de aceros inoxidables y aleaciones especiales, se dio cuenta de que su proceso de gestión de pedidos necesitaba perfeccionarse para respaldar el compromiso estratégico en lugar de estancarse en pasos administrativos. La mayoría de los pedidos de los clientes llegaban por correo electrónico, lo que requería que los representantes de ventas interpretaran manualmente los mensajes y buscaran los detalles en los sistemas internos. Este flujo de trabajo repetitivo consumía un tiempo valioso y retrasaba las respuestas, lo que limitaba la escalabilidad y la satisfacción del cliente.

Aunque el proceso no planteaba ningún riesgo operativo inmediato, supuso una oportunidad perdida en materia de eficiencia y crecimiento. La oportunidad era clara: transformar un proceso manual en un flujo de trabajo ágil e inteligente que mejore la eficiencia y eleve la experiencia del cliente.

Para modernizar su proceso de gestión de pedidos, Oiki se asoció con IBM y BlueIT, un IBM Business Partner, para crear una solución impulsada por IA que aproveche el ecosistema watsonx. Basado en IBM® watsonx.ai, un estudio de desarrollo de IA e impulsado por el modelo de lenguaje grande (LLM) de IBM Granite, la solución extrajo detalles críticos como códigos de productos y cantidades de los pedidos por correo electrónico. Esta capacidad se integró en los flujos de trabajo de OIKI a través de IBM Cloud, lo que garantiza la escalabilidad y la conectividad segura con las bases de datos de documentos y ERP existentes.

La solución también incorporó módulos dedicados para la gestión y gobernanza de datos, lo que garantiza que la automatización sea confiable y cumpla con las normas. Un agente de IA, creado con IBM watsonx Orchestrate, interpretó la intención, validó los datos y activó acciones posteriores. En combinación con la metodología AI Accelerator de BlueIT y la integración de Microsoft Teams, la solución creó un entorno automatizado. Este cambio permitió al equipo de ventas pasar de la organización manual de datos a una interacción estratégica, lo que facilitó respuestas más rápidas y sentó las bases para una adopción más amplia de la IA en toda la empresa Oiki.

La solución impulsada por IA introdujo un proceso de admisión de pedidos semiautomatizado que reemplazó el trabajo manual que consumía mucho tiempo. Los representantes de ventas ahora cargan los correos electrónicos entrantes en una interfaz dedicada donde el sistema analiza los mensajes, identifica la intención y extrae los detalles clave. Este cambio liberó al equipo de tareas repetitivas, lo que les permitió centrarse en actividades de valor agregado, como la elaboración de ofertas personalizadas y la validación de pedidos. Los flujos de trabajo se hicieron más eficientes y los tiempos de respuesta mejoraron considerablemente, lo que mejoró la experiencia del cliente en general.

El tiempo promedio de procesamiento se redujo de 30 minutos a 12, una disminución del 60 %. La gestión de licitaciones permitió ahorrar hasta 180 minutos al día, y se espera que el ahorro aumente hasta en 45 % a medida que avance la integración del ERP. Más allá de las eficiencias medibles, la solución mejoró la precisión y la coherencia, lo que permitió al equipo ofrecer un servicio más rápido y confiable. Estos cambios fortalecen las relaciones con los clientes y posicionan a Oiki para escalar sus operaciones con confianza mientras mira hacia el futuro para expandir la IA en flujos de trabajo adicionales para lograr un impacto aún mayor en el negocio.

Oiki Acciai Inossidabili SpA, fundada en 1966 y con sede en Parma (Italia), es una empresa líder en la producción y distribución de aceros inoxidables y aleaciones especiales. Durante más de 50 años, Oiki se ha especializado en procesar y entregar acero inoxidable en diversas formas, incluidas piezas fundidas, láminas, barras, tubos y ángulos, sirviendo a clientes industriales en toda Europa.

BlueIT es un proveedor de servicios de TI y una empresa de beneficios con sede en Italia, cuya misión es acelerar de forma segura la transformación digital de sus clientes a través de sus soluciones digitales, servicios de ciberseguridad y servicios gestionados cognitivos.