Todos los días, en aeropuertos, centros comerciales, hospitales y lugares en la calle de todo el Oriente Medio, las personas que estacionan sus automóviles realizan cientos de miles de transacciones con Mawgif (National Parking Company), uno de los pioneros de la región en el sector del estacionamiento de automóviles y uno de los mayores operadores de estacionamientos del Oriente Medio.
En 2018, cuando el nuevo Director Financiero (CFO), Ali Haji, se unió a Mawgif, se preocupó porque los datos creados por estas transacciones de estacionamiento no estaban siendo capturados o utilizados de manera eficiente. Ali Haji posee una amplia experiencia en el sector del estacionamiento de automóviles, ya que ha trabajado para una de las mayores empresas de estacionamiento de automóviles del Reino Unido y Europa.
"Creo más en la idea de trabajar de forma más inteligente que en la de trabajar más intensamente, y estaba acostumbrado a disponer de información con tan solo presionar un botón", afirma Ali Haji, Director Financiero y miembro del Consejo de Administración de Mawgif, que anteriormente trabajó para una gran empresa británica encargada de las operaciones de estacionamiento de los aeropuertos de Heathrow y Gatwick. "Cuando se trata del ciclo de fin de mes, debería poder revisar y finalizar las cuentas financieras del mes anterior en cuatro días". Pero Haji se enteró de que Mawgif tardaba 20 días en preparar el informe mensual.
El personal de Mawgif exportaba datos de diferentes bases de datos, descargaba archivos PDF e ingresaba manualmente la información en hojas de cálculo de Microsoft Excel. El proceso era propenso a duplicaciones y errores de cálculo que dificultaban la conciliación de las discrepancias.
Los largos retrasos en los informes financieros y operativos también tenían implicaciones estratégicas. Como empresa en rápido crecimiento en busca de nuevas oportunidades de negocio, Mawgif necesitaba datos actualizados y completos para respaldar las decisiones relacionadas con la elección de nuevas ubicaciones, la adjudicación de contratos y la preparación de previsiones empresariales.
"Con más de 4.000 máquinas de estacionamiento y parquímetros, es muy parecido a cómo funciona un casino y hay que monitorear cada transacción", dice Haji. "Hice una revisión completa del sistema operativo y financiero para ver cómo podíamos captar y auditar cada transacción.Fue un ejercicio desalentador".
En el Reino Unido, Haji confió en el software de análisis de IBM para optimizar los informes operativos y financieros, así como la planificación. "Una de las primeras cosas que hice cuando llegué a Mawgif en Jeddah, Arabia Saudí, fue llamar a IBM Business Partner 1Direction Global en Riad porque tienen una gran experiencia con las soluciones de análisis de IBM".
"Mawgif tenía problemas con el uso de hojas de cálculo y no disponía de cifras reales cuando el equipo financiero se reunía con la dirección y el consejo de administración", afirma Bhupendra Berdia, cofundador y Director General de 1Direction Global. "Cuando se pusieron en contacto con nosotros, iniciamos inmediatamente sesiones de recopilación de información y conversaciones".
El tiempo apremiaba, sobre todo cuando surgieron sospechas de que, debido a la incapacidad de capturar datos transaccionales en tiempo real, una cantidad desconocida de la recaudación del estacionamiento corría el riesgo de ser robada. "Cada día que pasaba era un problema para mí", dice Haji. "Le pregunté a Bhupendra: '¿Cómo podemos hacer esto lo antes posible?".
Después de una revisión a fondo de los requisitos de Mawgif, 1Direction Global recomendó IBM® Planning Analytics with Watson, una solución basada en IBM® TM1, una poderosa base de datos en memoria y un motor de cálculo. "Mawgif comparó IBM Planning Analytics with Watson con las soluciones de la competencia, e IBM ofreció una mejor automatización y potencia de análisis multidimensional junto con beneficios en costos", afirma Berdia. "También pudimos crear paneles de control en tiempo real desde la plataforma".
Mawgif desarrolló un sistema que optimizaba el flujo de información para que su sistema ERP entendiera y siguiera cada transacción registrada por cada máquina y parquímetro de estacionamiento. "Cada transacción es única, así que ¿cómo puedo seguir el dinero?", dice Haji. "Pudimos atornillar el sistema operativo al sistema financiero para asegurarnos de que se comunican entre sí y de que se produce una conciliación automática".
La solución IBM Planning Analytics with Watson se puso en marcha en Mawgif en marzo de 2020, justo cuando la pandemia mundial de COVID-19 empezó a desarticular las operaciones empresariales. La solución flexible, incorporada con IA, permitió a los directivos de Mawgif acceder a los datos financieros y operativos mientras trabajaban a distancia. "Con múltiples bloqueos, estuve atrapado en el Reino Unido durante cinco meses y medio y lejos de mi oficina en Jeddah", dice Haji. "Todos los días podía ver el negocio, al minuto, desde múltiples paneles de control en todos los países, incluidos Arabia Saudí, los EAU y Jordania".
La solución IBM Planning Analytics with Watson empezó a proporcionar una visión en tiempo real, transparente y muy detallada del negocio de estacionamiento de Mawgif. Aprovechando el mayor nivel de agilidad que ofrecía la plataforma, el equipo de soporte financiero y de sistemas de Mawgif puso en marcha una serie de investigaciones sobre cómo y dónde se estaban desviando ilegalmente las recaudaciones de los estacionamientos. Utilizando IBM Planning Analytics con las herramientas de Watson, Mawgif descubrió que se estaban produciendo robos en tres sucursales diferentes al mismo tiempo y tomó medidas rápidas para detener la actividad ilegal en seco.
"Fue un gran ejercicio. Capturamos a los culpables en plena acción porque podíamos ver las transacciones mientras se producían", dice Haji. "Debido a lo delicado de este caso, lo presenté a la alta dirección y les mostré cómo podíamos ver cada máquina en cada calle y también ver quién estaba en la máquina: transparencia total. Quedaron muy impresionados y gracias a IBM esto fue posible".
Además de reducir el tiempo necesario para preparar los informes de fin de mes de 20 a cuatro días, IBM Planning Analytics with Watson también ayudó a Mawgif:
- Aumentar el rendimiento operativo en un 10 % a través de la optimización de ingresos y eficiencia como resultado del análisis y gestión de datos en tiempo real
- Reducir el tiempo necesario para convertir los balances de prueba en cuentas de pérdidas y ganancias y balances de una tarea de dos días a una operación de 10 segundos, en múltiples divisas
- Reducir los costos generales entre un 5 % y un 8 % mediante una mejor planificación estratégica, mejores sistemas, renegociación de contratos, reestructuración y consolidación de compras
- Ahorrar más de 15 minutos de tiempo para investigar las consultas transaccionales gracias a la funcionalidad de desglose a nivel transaccional
La solución de IBM también ahorró al departamento financiero de Mawgif un día de trabajo al mes al estandarizar los informes financieros de todas las sucursales para generar resultados inmediatos sobre el desempeño del grupo.
La capacidad de profundizar en los datos de las transacciones fue un factor clave para permitir mejoras operativas. "En un día cualquiera, tenemos más de 200.000 transacciones en múltiples divisas que se capturan a través de diferentes fuentes y métodos de pago, sin que yo cambie ninguna pantalla", dice Haji. "He examinado bastantes otros sistemas de información, pero nunca he visto algo como lo que IBM puede ofrecer realmente".
Mawgif y 1Direction Global están trabajando juntos para ampliar su uso de IBM Planning Analytics with Watson para incluir previsiones de negocio continuas. "En lugar de tener una línea plana, un perfil de ingresos de 365 días, tendremos una previsión variable de 12 meses", dice Haji. "Es un proceso completamente dinámico y automatizado y nos permitirá tomar decisiones empresariales estratégicas y evaluar el riesgo".
La funcionalidad de previsión renovable a 12 meses también sustentará el proceso de planificación empresarial a cinco años de Mawgif. "Con la solución de IBM, el equipo está hipnotizado por el poder que tienen: tener una "bola de cristal" y ver lo que nos deparará el mañana en lugar de ver solo lo que ocurrió ayer.Es un gran cambio de mentalidad para nosotros".
Mawgif forma parte de una de las mayores empresas de Arabia Saudí, el Grupo Al Musbah, una sociedad de cartera internacional que opera en los sectores minorista, de viajes, inmobiliario, hostelero, de alimentación y bebidas, de oro y joyas, automovilístico, de telecomunicaciones y de TI. "Cuando el resto del Grupo vio los frutos reales de la implementación de la solución de IBM, el consejo de administración decidió que íbamos a cambiarlo todo para atornillarlo a la solución de IBM", afirma Haji. "Después de terminar el componente de previsión rodante para Mawgif, trabajaremos con 1Direction Global para implementar la solución para las demás entidades".
Fundada en Arabia Saudí en 2008 y con sede en Jeddah, Mawgif (enlace externo a ibm.com) desarrolla y gestiona aparcamientos en todo el Oriente Medio y tiene sucursales en Arabia Saudí, Jordania y los Emiratos Árabes Unidos. Con más de 1.400 empleados, la empresa es también el principal inversor y operador de servicios y tecnologías de estacionamiento en aeropuertos de la región. Mawgif es miembro del Consejo Internacional de Aeropuertos.
Con sede en Riad, Arabia Saudí, y presencia global en Australia e India, IBM Business Partner 1Direction Global (enlace externo a ibm.com) está especializada en gestión del desempeño empresarial e inteligencia de negocio. Las áreas en las que se enfoca incluyen soluciones de IBM, consolidación e informes financieros y transformación de datos. Los modelos de entrega incluyen el despliegue en la nube y en las instalaciones, y la implementación in situ y deslocalizada.
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Producido en los Estados Unidos de América, junio de 2021.
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