En el plazo de un año, Hyland Software ahorró más de 15 % del gasto existente en costes informáticos en AWS y en sus propios centros de datos, manteniendo al mismo tiempo la calidad del servicio. ¿Cómo? Aplicó IBM Turbonomic para obtener el control de su entorno de nube híbrida de gran complejidad. Y puede que solo esté arañando la superficie en términos de ahorro.

Como proveedor de soluciones SaaS y PaaS de gestión de contenidos y automatización de procesos para más de 14 000 clientes en todo el mundo, las necesidades de recursos y procesamiento de Hyland son enormes. La empresa despliega sus soluciones alojadas en un entorno de nube híbrida mediante sus propios centros de datos, así como la nube pública de Amazon Web Services (AWS). Además, Hyland brinda apoyo a más de 2000 clientes que confían a la empresa con petabytes de datos en todos sus productos, y la nube pública opera a gran escala con miles de instancias de Elastic Compute Cloud (EC2) y clústeres de Elastic Block Store (EBS).

Resulta un gran desafío optimizar todos estos recursos informáticos, reducir el desperdicio y garantizar el rendimiento del servicio para los clientes. Esa es la misión de Joseph Quinto, director de operaciones empresariales en la nube de Hyland, y su equipo. "Tenemos que gestionar los recursos a través de conjuntos de parámetros muy diferentes", dice Quinto. "Cada producto tiene sus propias necesidades de recursos y dentro de los conjuntos de productos hay clientes de todas las industrias con necesidades propias muy diversas. Hay muchas variables y cada una hace que maximizar sus recursos sea un desafío diferente".

En el pasado, Hyland intentó gestionar el desafío ampliando sus equipos. Pero obtener visibilidad sobre tantos recursos en un entorno tan grande y complejo, y mucho menos equilibrar su uso, estaba más allá de la escala humana. Entonces, Hyland recurrió a la plataforma Turbonomic. “Todavía teníamos muchas cosas que no estaban donde queríamos que estuvieran”, dice Quinto. “Pero llegamos a un punto en el que, solos, no podíamos hacer más. Ahí es donde el poder de lo que Turbonomic puede hacer desde una perspectiva de IA y machine learning nos resultó realmente útil".

El equipo de Hyland aplicó Turbonomic a los recursos de su centro de datos y a una parte cada vez mayor de su entorno de AWS. Tuvo un impacto inmediato. "En el primer mes de uso de Turbonomic en nuestro entorno de AWS, realizamos más de 2000 acciones de dotación de recursos y ahorramos más del 8 % de nuestro gasto medio mensual", afirma Quinto.

Este ahorro tan rápido fue posible, según Quinto, porque Turbonomic viene listo para usar: "En cuanto lo encendemos, empieza a ingerir puntos de datos y está listo para actuar". Turbonomic ofrece una visión del uso de los recursos en toda la pila tecnológica y utiliza la IA para ofrecer recomendaciones de tamaño y asignación. El equipo puede entonces establecer políticas y reglas y automatizar acciones de recursos apropiadas a una escala mucho mayor de lo que antes era posible.

"La cantidad de equilibrado que somos capaces de hacer ahora sería imposible de hacer manualmente con el número de clientes, el número de instancias y entornos que estamos gestionando", dice Quinto. "Ahora, en lugar de que la gente busque en los sistemas e intente interpretar qué capacidad necesitan, proporcionan un mínimo y dejan que Turbonomic gestione los niveles de recursos según sea necesario, ya sea aumentándolos o reduciéndolos. Reduce todas las multas y todo el ruido que se creaba antes".

Hyland comenzó a utilizar Turbonomic en 2021, aplicándolo casi exclusivamente a los recursos del centro de datos durante unos dos años antes de extenderlo al entorno de AWS. En cuanto al centro de datos, se ha convertido en una plataforma crítica para maximizar los recursos existentes y limitar la necesidad de comprar más hardware. "En los centros de datos ya no se trata de algo bueno, sino de algo necesario", afirma Quinto. "Y se está acercando a lo imprescindible en AWS".

El equipo está adoptando un enfoque por fases con AWS. Los pasos iniciales se centran en tres productos principales y utilizan Turbonomic para obtener una comprensión clara de los niveles mínimos de recursos que necesitan y establecer reglas para mantener automáticamente esas líneas de base. "El desafío es la complejidad de nuestro entorno y nuestros datos", dice Quinto. "No hemos creado políticas o normas para cada una de las diferentes permutaciones de nuestros productos. Hemos sido estratégicos a la hora de hacer que Turbonomic actúe en las áreas en las que sabemos que tenemos los datos adecuados para respaldar las decisiones correctas".   

Quinto añade que Turbonomic complementa las capacidades de escalado de AWS de forma valiosa. "Algunos de nuestros productos no se crearon en AWS y no pueden aprovechar al máximo el escalado de AWS. Turbonomic nos da lo que necesitamos ahí".

Proteger la experiencia del cliente

Entonces, ¿cómo ha afectado el control más estricto sobre el uso de recursos al rendimiento del servicio para los clientes?

"Apoyar y mejorar la experiencia de los clientes es la base de todo lo que hacemos", dice Quinto. "Usamos Turbonomic para asegurarnos de que los clientes reciben la capacidad que necesitan. Cuando lo necesiten. Cómo lo necesiten. Hemos añadido más clientes y hemos podido apoyarlos con los recursos actuales, dentro de los objetivos establecidos".

En menos de un año desde la aplicación de Turbonomic a los tres primeros productos en el entorno de AWS, Hyland ha ahorrado aproximadamente un 15 % del gasto existente. Y ha conseguido casi el mismo 15 % en ahorro relacionado con el centro de datos, a través de la optimización de recursos y la evitación de costos.

Pero hay mucho más por venir. "El ahorro hasta ahora es significativo, pero creo que todavía estamos rascando la superficie en términos de lo que podemos hacer", dice Quinto. De hecho, a medida que conectan Turbonomic a más partes del entorno de AWS y a los productos de Hyland, Quinto y su equipo se han comprometido a un objetivo impresionante de cara al futuro: 300 000 USD de ahorro al mes.

Un factor que ayudará a alcanzar ese objetivo es la combinación de Turbonomic con la plataforma IBM Cloudability, soluciones que funcionan como dos palancas complementarias. El equipo utiliza Cloudability para obtener conocimiento sobre los costos de la nube y obtener insights detallados sobre gastos excesivos y anomalías, lo que les ayuda a comprender dónde puede y debe aplicarse Turbonomic para lograr los mayores ahorros.    

Quinto también pretende seguir perfeccionando los datos de los sistemas que se introducen en Turbonomic para lograr una optimización más inteligente, matizada y continua en todas las variables del tipo de producto, el perfil del cliente y los patrones de uso. "Un producto puede necesitar más capacidad en la capa de front-end, otro puede necesitar más capacidad en la capa de back-end, o en los índices de búsqueda. No sé si somos tan listos con Turbonomic todavía, pero queremos llegar a ello. El verdadero objetivo es seguir mejorando la sustentabilidad y rentabilidad de nuestros entornos en la nube mientras seguimos apoyando y mejorando la experiencia de nuestros clientes."

Hyland Software, Inc. desarrolla y ofrece soluciones de contenido inteligente para capturar, procesar y gestionar grandes volúmenes de contenido diverso. Estas soluciones ayudan a más de 14 000 clientes en todo el mundo a mejorar, acelerar y automatizar las decisiones operativas y los flujos de trabajo. Hyland fue fundada en 1991 y tiene su sede en Westlake, Ohio.