Trabajar de manera más inteligente para mantener los edificios en óptimas condiciones
HFL renueva su enfoque de gestión de propiedades con MaxLogic e IBM Maximo
Plano de representación de un edificio

Los edificios son algunos de los activos más grandes y costosos que las organizaciones deben operar, razón por la cual muchas empresas del Reino Unido confían en la experiencia de HFL Building Solutions para ayudar a mantener sus propiedades seguras, cómodas y eficientes.

HFL se especializa en servicios de mantenimiento, servicios de instalaciones integradas y servicios ambientales de construcción. Su misión es garantizar que las instalaciones de los clientes se administren de la manera más eficiente y rentable posible. Para ello, la empresa se basa en una visión clara de las actividades de sus ingenieros y en la infraestructura diseñada que administran y mantienen.

Mark Roberts, director de Finanzas de HFL, explica: “El trabajo que hacemos es relativamente sencillo: la complejidad proviene del volumen de nuestras operaciones. Empleamos a 150 personas, que operan en más de 4000 sitios, generando alrededor de 4000 órdenes de trabajo cada mes”.

Cada vez que un ingeniero visita un sitio para llevar a cabo una orden de trabajo, como realizar una verificación de estado de mantenimiento preventivo o proporcionar trabajos de reparación correctiva a un sistema de calefacción, agrega un informe escrito sobre el trabajo en un libro de registro mantenido en el sitio.

Cada libro proporciona un registro vital del trabajo realizado para un cliente, junto con documentos de respaldo importantes, que incluyen un planificador comercial, diseños, certificados, entre otros. HFL depende del fácil acceso a esta información para llevar a cabo el trabajo diario con eficacia, hacer un seguimiento de los costos corrientes y mantener informados a los clientes sobre el estado de sus instalaciones. En muchos casos, la información también es crítica para que los clientes demuestren que están cumpliendo con sus requisitos regulatorios y legales en torno a las instalaciones corporativas.

Anteriormente, HFL utilizaba libros de registro físicos y se basaba en procesos realizados en hojas de cálculo para gestionar los flujos de trabajo de soporte. Este enfoque provocaba retrasos en la cumplimentación de los informes de las órdenes de trabajo, mientras que el papeleo a menudo se archivaba mal o se perdía, lo que se traducía en más tiempo para rehacer el trabajo y un mayor riesgo para la empresa y sus clientes. Con la expansión de las operaciones, HFL tenía interés en encontrar una forma más sostenible y segura de gestionar las órdenes de trabajo.

Gestión simplificada



HFL ha reducido su número de órdenes de trabajo abiertas en un 95 % para una gestión simplificada

Plataforma de confianza

 

Maximo proporciona una plataforma única y confiable para gestionar el trabajo en más de 400 ubicaciones de clientes

Es posible ver cómo un sitio específico está cumpliendo con respecto al contrato que originalmente cotizamos. ¿Estamos obteniendo ganancias? ¿Los costos son más altos o más bajos de lo que estimamos? Estas son ideas que simplemente no teníamos antes de trabajar con MaxLogic. James Kissane Director of Business Development HFL Building Solutions
Con nuestro servicio gestionado MaxLogic, asumimos la responsabilidad de gestionar IBM Maximo y cualquier infraestructura de soporte. Trabajamos en colaboración con HFL para configurar el sistema, y les ayudamos a aplicar las mejores prácticas en torno a los flujos de trabajo y los procesos comerciales. Este enfoque les permite tener el control total del diseño y los resultados de la solución, al mismo tiempo que los libera de la carga de la gestión de TI, lo que creemos que es realmente beneficioso para todos. Ed Cohn CEO and Co-Founder MaxLogic
Obtener más de Maximo

Si bien una implementación inicial de la solución IBM Maximo EAM SAAS Flex Maximo demostró ser efectiva para ayudar a la empresa a abordar sus casos de uso más básicos, HFL quería llevar las cosas al siguiente nivel.

Mark Roberts dice: “Estábamos decididos a hacer que este sistema fuera un éxito, por lo que volvimos a mirar el mercado en busca de un socio que no solo tuviera un buen conocimiento de las soluciones de Maximo, sino también una experiencia comprobada de trabajo con empresas de nuestro sector. Esa búsqueda nos llevó a MaxLogic”.

HFL aprovecha ahora todo el potencial de IBM Maximo, utilizando el servicio gestionado MaxLogic (MMS) para sacar el máximo partido de la solución con menos esfuerzo administrativo y de gestión. La transformación de los procesos de negocios de la empresa ya está en marcha, empezando por su base de planificación e ingeniería (incluida la gestión de órdenes de trabajo) y ampliándose también a la gestión de cuentas y contratos.

Roberts afirma: “MaxLogic analizó con una perspectiva renovada todo lo que hacemos, lo cual nos ayudó a liderar una revisión y reinvención muy exhaustiva de nuestros procesos. No tenían miedo de intervenir y empezar a trabajar con nosotros. Otro excelente aspecto del equipo de MaxLogic es que, obviamente, son especialistas técnicos que conocen Maximo perfectamente, pero combinan eso con una trayectoria en nuestro sector, por lo que entienden el trabajo que hacemos y los requisitos que tenemos”.

Un paso importante en la transformación de HFL implicó reunir información de cientos de sitios de clientes en un almacén de datos digital compartido, con el soporte de IBM Maximo Application Suite. La empresa ha reemplazado interminables papeleos con libros de registro virtuales, junto con una plantilla estandarizada para configurar sitios y órdenes de trabajo en Maximo.

Para que esta información digital esté disponible para los equipos en el campo, MaxLogic introdujo HFL a Maximo Mobile en una de las primeras implementaciones conjuntas de Maximo Application Suite y Maximo Mobile en Europa. Con este cambio, los ingenieros pueden acceder a las órdenes de trabajo, así como a los documentos de apoyo, en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que les ayuda a trabajar con mayor eficacia.

Roberts describe cómo funciona el nuevo enfoque: “En cuanto un ingeniero abre una orden de trabajo en Maximo Mobile, puede ver lo que vence en esa fecha y las tareas específicas pertinentes. La solución también solicita a los usuarios que realicen sus tareas y confirmen que han completado cada una. Una vez que se completa una lista de tareas para una orden de trabajo, la solución fecha la orden de trabajo, crea un informe y lo guarda en el libro de registro virtual”.

En la actualidad, los usuarios de toda la empresa, incluidos los equipos de soporte empresarial y los gerentes de contratos, disfrutan de un acceso sencillo a estos archivos digitales a través de Maximo. HFL también ha creado un portal web que ofrece a los clientes acceso de autoservicio a los libros de registro relevantes por primera vez.

Ahora que HFL ha transformado los fundamentos de la gestión de órdenes de trabajo, la empresa está centrando su atención en optimizar procesos de planificación y analíticas más complejos.

James Kissane, director de Desarrollo de Negocios en HFL, señala: “Dado que las órdenes de trabajo se capturan rápidamente y toda la información de nuestros sitios y operaciones de clientes se consolida en un único sistema, podemos responder a nuevos tipos de preguntas con nuestros datos. Por ejemplo, es posible ver cómo un sitio específico cumple con respecto al contrato que cotizamos originalmente. ¿Estamos obteniendo ganancias? ¿Los costos son más altos o más bajos de lo que estimamos? Estos son insights que simplemente no teníamos antes de trabajar con MaxLogic”.

Nueva información, nuevas posibilidades

A través de su colaboración con MaxLogic, HFL ha mejorado sustancialmente la calidad de la información disponible para sus equipos y clientes, lo que ayuda a impulsar una mejor toma de decisiones.

Roberts confirma: “Nuestra comprensión de los datos y la forma en que los gestionamos no fue ideal cuando presentamos Maximo por primera vez. Originalmente, teníamos 200.000 órdenes de trabajo abiertas en Maximo; con la ayuda de MaxLogic, hemos reducido a menos de 20,000 registros en vivo. Han empoderado a nuestro equipo para comprender exactamente qué datos estamos capturando y conservando, así como para diseñar mejores reglas de limpieza a su alrededor”.  

Agrega: “Estos datos serán clave para lograr comprender nuestro rendimiento desde distintos matices, no solo a nivel operativo, sino también financiero. En la actualidad, conocemos nuestro margen general, nuestros ingresos y beneficios; lo que Maximo agregará a esto es una visión, a nivel de sitio, altamente granular de la rentabilidad. Con eso, podemos comprender los costos a nivel de sitio y tomar medidas más específicas para controlar los costos en el trabajo, lo que genera ahorros importantes para nosotros y nuestros clientes finales”.

Esta sólida base de datos e insights, junto con procesos altamente optimizados en torno a la gestión de órdenes de trabajo y contratos, permitirá a HFL operar un negocio más ágil y eficiente.

“Estamos muy cerca de hacer todo dentro de Maximo”, dice Roberts. “Esto no solo simplifica las cosas para nuestros equipos, sino que les ayuda a reaccionar más rápido cuando los planes cambian, lo que a menudo hacen en nuestra línea de trabajo. Por ejemplo, un ingeniero planea visitar un sitio del cliente, pero recibe una llamada de emergencia de último minuto a otro sitio, lo cual le impide estar disponible para el trabajo original. Con Máximo, podemos mantenernos al día con estos cambios a medida que sucedan, para que no nos tomen por sorpresa y podamos orquestar nuestros recursos para minimizar la interrupción de nuestro trabajo.

De igual manera, ahora que los ingenieros están gestionando órdenes de trabajo en tiempo real en Máximo, significa que somos capaces de cerrar las órdenes de trabajo más rápido y comunicárselo a los clientes de manera más oportuna. Cuanto más rápido podamos hacer trabajos, mejor, y nuestros clientes están mucho más felices por ello”.  

De cara al futuro, Maximo será un trampolín para mejoras e innovaciones aún mayores en HFL. Continuando con su colaboración con MaxLogic, la empresa planea introducir nuevas capacidades inteligentes de monitoreo de activos y mantenimiento predictivo para un mayor tiempo de actividad de los activos y productividad de la fuerza laboral.

Roberts concluye: “Una de las cosas más valiosas que hemos ganado al trabajar con MaxLogic es entender exactamente de qué es capaz Maximo. Ahora que sabemos las posibilidades, nos interesa utilizar aún más las capacidades de la solución. Nos ayudará a administrar mejor nuestro negocio y brindar aún mejores niveles de servicio a nuestros clientes”.

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Acerca de HFL

HFL Building Solutions (enlace externo a IBM.com) es una empresa líder de servicios de construcción con sede en Manchester, Inglaterra. Presta servicios técnicos, operativos y de gestión de edificios a cientos de clientes de todo el Reino Unido, en centros comerciales, instalaciones recreativas, centros educativos y propiedades comerciales.

 

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Acerca de MaxLogic

MaxLogic, asociado de negocios Gold de IBM, es una empresa de soluciones y consultoría con una pasión por la transformación digital y un enfoque en la gestión de activos empresariales. La empresa se fundó en 2020 y opera desde su sede central en Leeds, Reino Unido.

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Producido en los Estados Unidos de América, octubre de 2022.

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