Romper los silos en el sector público italiano

Formez PA es la agencia técnica del Departamento de Administración Pública en Italia, y se especializa en procesos de transformación y modernización del sector público. La agencia identificó un desafío que prevalecía no solo en el sector público en Italia, sino que también era cierto en otras instituciones no públicas a nivel mundial. A menudo, las instituciones públicas y los departamentos dentro de ellas operaban en silos, cada uno con sus distintos perfiles profesionales y terminologías. Esta falta de estandarización, aunada a un enfoque anticuado de la gestión de Recursos que no es propicio para la flexibilidad organizacional y el desarrollo profesional, se interpuso en el camino de la colaboración efectiva y el intercambio de datos, causando confusión.

Formez PA identificó que, en ausencia de una infraestructura que fuera aceptada en todas las instituciones, el uso generalizado de diferentes terminologías para categorizar los perfiles profesionales complicaba la comparación y la integración de estos perfiles. En consecuencia, la colaboración entre agencias se volvió difícil, lo que a menudo resultaba en retrasos en la prestación de servicios y ralentización de los equipos.

Esta falta de estandarización también resultó en inconsistencias en los datos. Las discrepancias en la terminología entre las instituciones dieron lugar a imprecisiones en la recopilación, el análisis y la interpretación de los datos, lo que comprometió la calidad de los procesos de toma de decisiones. Estas incongruencias destacaron la necesidad de una solución integral que pudiera clasificar uniformemente los perfiles profesionales e incluir un conjunto de habilidades, también pertenecientes a un solo diccionario, para cada perfil. Tal solución promovería conexiones más fluidas entre diversas administraciones públicas. Por lo tanto, Formez PA buscó crear una solución que pudiera unificar y estandarizar procesos, terminologías, perfiles y habilidades, para mejorar la colaboración interinstitucional y la eficiencia de la prestación de servicios en todas las entidades de gobierno de Italia.

A Formez PA se le encomendó el desarrollo de una solución práctica de IA para clasificar eficazmente los perfiles profesionales en el sector público. Formez PA colaboró con IBM Client Engineering para diseñar una solución avanzada impulsada por IA integrada en el portal RiVa existente. El objetivo general de RiVa es el diseño, construcción, experimentación y desarrollo de un modelo de gestión de recursos humanos (HRM) basado en competencias para la implementación de procesos de planificación y gestión estratégica, válido para todas las administraciones públicas y adaptado a las especificidades de los diferentes sectores. El proyecto colaborativo en curso tiene como objetivo identificar una metodología unificada e integrada para la gestión estratégica de recursos humanos basada en modelos de competencias, así como promover la evolución del mercado laboral y el desarrollo profesional dentro de la administración pública. La IA puede ayudar al Departamento de Administración Pública a clasificar perfiles profesionales y estandarizar terminologías profesionales, fomentando una comprensión unificada en todo el departamento.

La solución aprovecha la cartera de productos de IBM watsonx para traducir las consultas de los usuarios en incorporaciones. Mediante el modelo de lenguaje extenso / grande Llama en IBM® watsonx™, la solución permite la comprensión e interpretación de solicitudes de lenguaje natural. Esto se complementa con IBM® watsonx.data™, que aprovecha Milvus como su base de datos vectorial para ejecutar búsquedas semánticas dentro de espacios vectoriales. Esta funcionalidad permite que la solución identifique perfiles profesionales que comparten similitudes semánticas, incluso cuando las palabras clave no coinciden exactamente.

Para facilitar una integración perfecta con el portal RiVa, el equipo de IBM–Formez ideó un microservicio para exponer las API. Este servicio también funciona como intermediario, invocando watsonx.ai para convertir las solicitudes de los usuarios en incorporaciones y utilizando watsonx.data para realizar búsquedas semánticas.

El equipo mejoró aún más la centralidad del usuario al implementar filtros basados en áreas contractuales, dimensiones profesionales y familias profesionales, permitiendo a los usuarios centrar en criterios de búsqueda específicos. Hoy en día, el sistema puede sugerir nombres de perfil, propósito organizacional y actividades principales según la descripción del usuario. En futuras iteraciones, se espera que esta característica evolucione para recomendar habilidades y perfiles de rol, mejorando aún más la experiencia del usuario. En el espíritu de mejora continua y desarrollo centrado en el usuario, la solución también tiene un mecanismo de feedback incorporado para recopilar las entradas de los usuarios para refinar el rendimiento de la solución iterativamente a lo largo del tiempo.

La solución presenta un enfoque sólido y fácil de usar para la elaboración de perfiles profesionales, y se espera que sea un punto de contacto único para los perfiles profesionales en el sector público.  Al aprovechar las capacidades de IA de IBM y la experiencia de Formez PA en proyectos del sector público, la solución apunta a la estandarización de terminologías profesionales, perfiles profesionales y habilidades en todo el ámbito de la administración pública.

Uno de los beneficios clave de integrar IA en RiVA es el potencial de la tecnología para mejorar significativamente la productividad. La solución emplea IBM watsonx.ai para generar perfiles profesionales mediante entrada en lenguaje natural, y Formez PA anticipa una reducción de aproximadamente el 90 % en la entrada manual de datos y el procesamiento de datos. Esta reducción no sólo ahorrará tiempo sino que también liberará recursos para iniciativas más estratégicas dentro de la administración pública.

Otra ventaja crítica de la solución es su precisión de búsqueda mejorada. Mediante la integración de las funcionalidades de búsqueda semántica ofrecidas por IBM watsonx.ai y watsonx.data, los organismos públicos pueden esperar un aumento de aproximadamente el 80 % en la precisión de la búsqueda. Esta mejora supera las limitaciones de las búsquedas tradicionales basadas en palabras clave, permitiendo a la solución comprender los matices semánticos y destacar los perfiles profesionales más pertinentes.

La experiencia del usuario también mejorará notablemente, con un aumento previsto de hasta 60% en la satisfacción del usuario. Esta mejora se debe a las capacidades de búsqueda más rápidas y precisas de la solución, que permiten a las administraciones públicas conectar a los profesionales con las funciones adecuadas de forma más eficaz.

Al estandarizar las terminologías, minimizar la entrada, mejorar la precisión de las búsquedas y aumentar la satisfacción de los usuarios, se espera que la infusión de IA en el portal RiVa redefina la eficiencia operativa en la gestión de Recursos humanos en el sector público.

Formez PA fundada en 1998, es la agencia técnica del Departamento de Administración Pública en Italia, y tiene su sede en Roma, Nápoles y Cagliari. Al servicio de las administraciones públicas, autoridades locales y empresas públicas, ofrece soluciones estratégicas en desarrollo organizacional, capacitación e innovación de servicios. El organismo tiene como misión apoyar a las administraciones públicas en el logro de sus objetivos estratégicos, potenciando la calidad del servicio y promoviendo la eficiencia en la prestación de los servicios públicos.