Como gerente general de TI, Deepak Bhosale había supervisado una serie de proyectos de transformación impulsados por la tecnología, incluida la incorporación generalizada de analíticas en la toma de decisiones empresariales. Ahora, con el cambio a la decoración del hogar, el imperativo era optimizar, simplificar y acelerar los procesos de ventas para los equipos de ventas de campo y los distribuidores. “Reconocemos que una gama más amplia de ofertas cambia bastante la duración, la profundidad y la amplitud de la interacción con el cliente, lo que la hace más compleja”, explica Bhosale. “En ese escenario, vimos un caso de negocios sólido para incorporar la automatización a fin de simplificar esos procesos para nuestros equipos de ventas”.

Algunos de los factores más importantes que rigen el pedido de un distribuidor son los descuentos e incentivos para varios productos, generalmente denominados esquemas, que, a su vez, se basan en parámetros, como la actividad histórica de pedidos, las variables de temporada y el historial crediticio del distribuidor. Como parte de la planificación periódica de ventas, se implementan múltiples esquemas para impulsar las ventas. En el proceso tradicional, los distribuidores contactan a su representante de ventas interno con su pedido de “lista de deseos” por teléfono o en el centro de contacto centralizado. A partir de ahí, el representante o el agente del centro de contacto se dedica a recopilar los datos de ese distribuidor a partir de múltiples sistemas, hojas de cálculo y otras fuentes manuales para evaluar los logros con respecto a los objetivos del plan. Después de un proceso que puede tardar horas o a veces más de un día, el distribuidor realiza su pedido.

Bhosale y su equipo reconocieron que la naturaleza basada en reglas de los cálculos de promociones y descuentos los convertía en un caso de uso ideal para la automatización.Para abordar la pregunta clave que quedaba, las opciones tecnológicas específicas, aprovecharon su asociación de larga data con IBM® Consulting.“IBM ha sido nuestro socio durante más de una década y nos ha apoyado en cada etapa de nuestro recorrido de transformación”, dice.“La trayectoria de IBM, junto con su liderazgo de pensamiento en el espacio de automatización de procesos, nos dio un alto nivel de confianza en el enfoque que propusieron”.

La base del enfoque que eligen es IBM® Operational Decision Manager (ODM), un elemento de la solución IBM® Cloud Pak for Business Automation que se utiliza para optimizar las decisiones comerciales basadas en reglas. Tal y como se diseñó, el proyecto fue un ejercicio de creación en conjunto, en el que un equipo de IBM Lab Services desplegó la solución y desarrolló la lógica empresarial inicial, y el personal de Asian Paints tomó el relevo para optimizar y seguir mejorando la solución. Los datos de ventas que impulsan las reglas de negocio provienen del sistema SAP S/4HANA ERP de Asian Paints.

Cuando los equipos de ventas se conectan a la nueva solución basada en el portal, pueden ver los planes de descuentos y promociones que el modelo ODM ha calculado automáticamente para cada distribuidor. Con el mismo modelo y datos subyacentes, también pueden proponer la combinación de productos a pedido que maximizará los ingresos del distribuidor y minimizará sus costos. “Esa velocidad y eficiencia fueron simplemente inconcebibles en el proceso tradicional de pedidos” , dice Akhil Gupta, gerente general asociado de sistemas en Asia Paints y una figura clave en el proyecto. “Es un poderoso ejemplo de cómo la automatización comercial, impulsada por datos empresariales, puede brindar una mejor experiencia de manera demostrable e impulsar resultados comerciales clave para la organización y sus distribuidores simultáneamente”.

Y eso, agrega Gupta, lleva a la pregunta de qué es lo más importante para la importante red de distribuidores de Asian Paints. “Ya sea un taller de pintura o una empresa de decoración, nuestros distribuidores quieren centrar su tiempo y esfuerzo en vender a sus clientes, no en actividades generales” , explica. “Así que, a grandes rasgos, es muy estratégico para nosotros hacerles la vida más fácil y sus procesos más eficientes, porque ayuda a su crecimiento y al nuestro”.

Cuando el equipo de Asian Paints buscó el siguiente gran caso de uso para la automatización de procesos basada en reglas, encontraron un candidato fuerte en el departamento de finanzas: específicamente, los pagos de impuestos relacionados con el Impuesto sobre Bienes y Servicios de la India (GST, por sus siglas en inglés), un marco implementado por primera vez en 2017. Por ejemplo, un distribuidor compra un pedido de pintura. Como vendedor en la transacción, corresponde a Asian Paints no solo calcular el impuesto en el que incurren los distribuidores, sino también pagarlo al gobierno indio en su nombre. Ese importe se agrega a la factura que se envía a los concesionarios. De igual manera, al realizar compras, Asian Paints necesita asegurar que se realicen y contabilicen los cálculos correctos para GST, a fin de permitir la reclamación completa del crédito tributario de GST, lo cual mantiene la obligación tributaria neta en el nivel adecuado.

El punto más delicado es el proceso conocido como conciliación fiscal, una etapa tediosa y lenta en la que los compradores comparan los datos de sus compras/facturas registradas con las declaraciones de IVA presentadas por sus proveedores para asegurarse de que sus cálculos fiscales se basan en la información correcta. En el peor de los casos para Asian Paints, las facturas de compra no pueden estar disponibles o, incluso, cuando estén disponibles, indicar incorrectamente la responsabilidad fiscal y no detectarse hasta que sea demasiado tarde. Esto puede hacer que Asian Paints tenga que pagar un exceso de impuestos o incluso sanciones al gobierno. “En términos de beneficio de la optimización de decisiones basada en la automatización, la conciliación de GST cumplió con todos los requisitos”, dice Gupta.

Mediante reglas de negocios de ODM, el equipo de TI de Asian Paints y el equipo de IBM Lab Services crearon conjuntamente una herramienta de decisión que recupera automáticamente los datos de facturas de compra del sistema ERP de Asian Paints y los compara con las declaraciones de GST presentadas por los proveedores. Cuando se encuentra una discrepancia en una factura, ODM emite una alerta, marca la factura para revisión y, lo más importante, bloquea su pago en la plataforma de procesamiento de facturas del proveedor, que se creó internamente con la solución IBM Business Automation Workflow, otro componente de IBM Cloud Pak for Business Automation. Evitar líos fiscales a los proveedores es una manera que tiene Asian Paints de facilitarles la vida, lo cual refuerza su lealtad y su colaboración.

Pero como señala Bhosale, la herramienta de GST también demuestra los beneficios de la automatización en la eficiencia interna. “La conciliación manual tradicional de facturas de GST tomaba hasta cuatro días, y eso es para miles de transacciones por día”, explica. “A través de la conciliación y la automatización basadas en reglas, podemos reducir eso a un día, lo cual disminuye significativamente el tiempo y el costo”.

Desde hace casi una década, la expansión de Asian Paints a otros ámbitos de la decoración (su incorporación más reciente ha sido la iluminación decorativa) ha sido todo un éxito. Detrás de escena, la transformación digital de la empresa continúa de prisa, y la automatización está en primer plano. Mediante la colaboración con las líneas de negocio, Bhosale y su equipo continúan definiendo nuevos casos de uso y aplicando un enfoque pragmático y ágil para desarrollarlos. “Una vez que acordamos las prioridades, seguimos un enfoque ágil para probar el valor a través de pruebas rápidas de concepto”, dice. “Si funciona, lo escalamos a toda nuestra empresa.

Gracias a estos dos esfuerzos paralelos de transformación, Asian Paints se está posicionando para crecer más rápido y ganas una cuota cada vez mayor del floreciente gasto en decoración del hogar en la India. Cuando se le preguntó si hay un tema subyacente al éxito de su empresa, Bhosale lo simplificó: “Reconocemos la necesidad de adaptarse continuamente a los cambios con agilidad”, explica.  “Culturalmente, ha habido una estrecha colaboración entre los equipos empresariales y de TI, y también con socios como IBM, lo que hace posible una adaptación tan rápida”.

Con sede en Bombay, Asian Paint (enlace externo a ibm.com) es la empresa líder de pintura y decoración de la India, y ocupa el séptimo lugar entre las principales empresas de recubrimientos del mundo. Asian Paints, junto con sus subsidiarias, tiene operaciones en 15 países con 27 instalaciones de fabricación de pinturas, que atienden a consumidores en más de 60 países de Medio Oriente, Pacífico Sur, África y Asia a través de Asian Paints, Apco Coatings, Asian Paints Berger, Asian Paints Causeway, SCIB Paints, Taubmans y Kadisco Asian Paints. Asian Paints también ofrece una amplia gama de productos de decoración del hogar y es un actor sólido emergente en el espacio de mejoras y decoración del hogar en la India.