A veces los datos son difíciles de obtener, analizar o consolidar. La comunicación se vuelve más compleja cuando el negocio no es una sola entidad, sino más bien un conjunto de negocios. Este es el caso de Ascendis Health Limited: una organización global de salud y bienestar compuesta por 134 entidades en los segmentos de salud del consumidor, farmacéutico, médico, salud animal y biociencias.

Yolandi van den Berg, Directora de Informes del Grupo Ascendis, describe el proceso de consolidación y elaboración de informes de una organización que vende productos en 130 países: "Es un reto supervisar todas esas entidades en distintas divisas. Todas tienen varios sistemas ERP, la información no está en el mismo formato y los datos no guardan uniformidad".

Continúa: "Y luego está la complicación añadida de las transacciones entre empresas, como los préstamos, y la conversión a rands sudafricanos. Por lo tanto, para la consolidación, se necesita un sistema o un proceso para eliminar esas transacciones interempresariales desde una perspectiva grupal".

En el pasado, Ascendis utilizaba software de planificación financiera basado en hojas de cálculo para sus informes financieros, pero eso resultó problemático por varias razones. "Era muy manual, por lo que los datos eran propensos a errores", continúa van den Berg. “No había manera de ingresar los datos diarios y generar un informe sobre todas las entradas para la consolidación. Había que cargar documentos de Excel solo para ver los resultados finales. Definitivamente no era una herramienta diseñada para consolidar y convertir 134 entidades con distintas divisas como sí lo es Ascendis".

Con la licencia de su software financiero a punto de expirar, Ascendis vio la oportunidad de reemplazar el sistema con la tecnología IBM® Cognos® Controller.

"Necesitábamos una herramienta adecuada para realizar la consolidación", dice Henning. "También queríamos controles más rigurosos para nuestros informes financieros a fin de obtener números de mayor calidad y con mayor uniformidad. Por eso nos decidimos por Cognos Controller".

Para la implementación, Ascendis recurrió al socio de negocios de IBM iOCO, un gigante tecnológico que se especializa en soluciones y servicios de análisis de datos, incluidos analytics comerciales, analytics predictivass, servicios gestionados y gestión de proyectos. Jacqueline Minnaar, Consultora Principal de FPM que trabaja para la división de gestión del rendimiento financiero de iOCO, dirigió el proyecto con el equipo de Ascendis.

"Realmente disfruto trabajando con Jacqueline", comenta van den Berg. "Es muy minuciosa. Siempre que tengo dudas (y he tenido muchas debido a la complejidad), ella es de gran ayuda. Estoy muy feliz".

Minnaar describe el compromiso como una gran implementación, pero agrega: "Cognos puede lidiar perfectamente con una organización grande. Ascendis tiene ocho tipos diferentes de ERP. Desde una perspectiva de datos, almacenan datos reales, múltiples versiones de presupuestos y pronósticos, así como datos gubernamentales de cada uno. La base de datos es de aproximadamente 80 GB, lo cual es muy grande. Y el almacenamiento back-end de todos los datos es uno de los más grandes que he visto. Por eso utilizan muchas funciones de Cognos”.

Por ejemplo, Ascendis utiliza la tecnología para datos reales, proyecciones, presupuestos y estados de flujo de efectivo. “De manera mensual, todos suben la información real al sistema, que luego utilizamos para extraer nuestros paquetes de informes mensuales para las diferentes unidades de negocio, prestamistas y administración”, explica van den Berg. “Es muy importante que pronostiquemos con precisión mensual y anualmente, así como desde una perspectiva presupuestaria”.

Ascendis también desarrolló un modelo de flujo de efectivo en su aplicación Cognos, lo que permitió a la empresa generar estados de cuenta mensuales de flujo de efectivo para los prestamistas. "Ahora estamos pudiendo cumplir con todos los requisitos que las partes interesadas necesitan", agrega Henning.