공간 관리란 무엇인가요?
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배열에서 도형을 조정하는 손의 그림

게시일: 2023년 12월 21일
기고자: Amanda McGrath, Alexandra Jonker

공간 관리란 무엇인가요?

공간 관리란 기업이 생산성, 지속가능성, 수익성, 웰빙에 대한 광범위한 목표에 부합하도록 물리적 공간을 전략적으로 관리하는 방식을 말합니다. 여기에는 공간을 더 효율적으로 사용하는 방법을 찾고 현재와 미래의 요구 사항에 맞게 공간을 조정하는 것이 포함됩니다.

효과적인 공간 관리는 직원과 고객의 요구는 물론 전반적인 비즈니스 목표를 고려합니다. 이는 직원 간의 협업을 도모하는 사무실 레이아웃과 가구 배치 설계, 고객 경험을 개선하기 위한 매장 계획 최적화, 활동을 간소화하고 에너지 효율성을 극대화하는 보관, 생산 및 제조 시설에 대한 의사 결정 등을 의미할 수 있습니다. 목표는 사무실 건물, 소매 공간, 창고 또는 제조 구역 등 모든 평방 피트의 공간이 목적에 부합하도록 하는 것입니다.

공간 관리가 중요한 이유는 무엇일까요?

공간 관리는 생산성, 수익성 및 고객 만족도에 직접적인 영향을 미치며 기업 문화를 형성하고 비즈니스 성과를 이끌어낼 수 있습니다. 예를 들어 기업은 더 많은 협업 공간을 포함하도록 본사를 재설계하여 혁신을 이끌고 팀워크를 향상시킬 수 있습니다. 소매업체는 매장 레이아웃을 재구성하여 고객 흐름을 개선하고 매출을 늘릴 수 있습니다. 또한 제조 회사는 워크플로와 안전을 개선하기 위해 생산 현장을 재배치하여 생산성을 높이고 사고를 줄일 수 있습니다.

효율적인 공간 관리 시스템은 임대료, 공과금, 유지 관리와 관련된 비용을 줄일 수 있습니다. 원격 및 하이브리드 근무 방식이 보편화됨에 따라 많은 기업이 공간 사용과 사내외에서 유연한 근무 환경을 조성하는 방법에 대해 다시 생각하고 있습니다.

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공간 관리의 이점

물리적 공간을 최적화하면 재정적 절감부터 환경, 사회, 거버넌스(ESG) 목표에 이르기까지 비즈니스의 여러 부문에 상당한 영향을 미칠 수 있습니다. 공간 관리의 장점은 다음과 같습니다.

비용 효율성 향상

사무실 공간 및 기타 시설 관련 지출은 많은 기업 예산의 상당 부분을 차지합니다. 물리적 공간을 최적화하면 불필요한 부동산 및 유틸리티 지출을 줄여 비용을 절감할 수 있습니다. 예를 들어, 기업은 공간 관리에 대한 전략적 접근 방식을 취하면서 부동산 투자, 임대, 인수 등에 대해 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다. 호황기에는 기업이 부동산이나 사무실 공간을 확장하는 반면, 경기 침체기에는 효율성을 위해 공간을 통합하거나 재구성할 수 있습니다. 또한 조직은 사용하지 않는 공간을 보다 적절한 목적으로 재할당하거나 확장 필요성을 주장하거나 반대할 수도 있습니다. 에너지 효율적인 공간 관리 관행을 구현함으로써 기업은 유틸리티 요금을 크게 줄일 수도 있습니다.

직원 경험 개선

잘못 설계된 업무 공간은 직원 생산성 저하, 사기 저하, 스트레스 및 건강 문제 증가로 이어질 수 있습니다. 반면 잘 설계된 업무 공간은 직원 만족도를 높이고 전반적인 성과를 높이며 긍정적인 회사 문화를 조성할 수 있습니다. 사무실 배치를 최적화하고, 적절한 조명, 온도 조절, 환기를 통해 건강한 환경을 조성하고, 필요한 편의시설을 제공함으로써 기업은 직원들이 자신의 역할을 훌륭하고 안전하게 수행하는 데 필요한 환경을 보장할 수 있습니다.

또한 효과적인 시설 관리는 모든 장비와 시스템이 최적으로 작동하도록 보장하여 다운타임과 직원들의 불만을 감소시킵니다. 그 결과 결근률을 크게 낮추고 직원 유지율을 개선할 수 있습니다.

업무 환경 유연성 향상

팬데믹 이후 하이브리드 및 원격 근무 모델로의 전환은 유연한 업무 공간 관리의 중요성을 강조했습니다. 전략적 공간 관리를 통해 기업은 물리적 공간을 새로운 업무 스타일에 맞게 조정하고 진정한 하이브리드 직장을 구축할 수 있습니다. 예를 들어, 기업은 다양한 업무 선호도를 충족하기 위해 기존 사무실 공간을 협업 공간이나 조용한 공간으로 용도를 변경할 수 있습니다. 성공적인 공간 관리 결정을 내린다는 것은 직원들이 대면 또는 가상으로 주요 리소스와 기술에 액세스할 수 있도록 보장한다는 의미입니다. 물리적 공간의 경우, 전략적 관리에는 핫 데스크나 유연한 워크스테이션, 심층적 업무에 집중할 수 있는 조용한 공간, 덜 공식적인 환경에서의 협업, 상호작용, 브레인스토밍을 장려하는 창의적인 공간 등이 포함될 수 있습니다.

지속가능성 목표 지원

공간 관리 전략은 기업이 지속가능성 목표를 추구하도록 돕는 데 중요한 역할을 할 수 있습니다. 공간 사용을 최적화함으로써 기업은 진정으로 필요한 자원만 사용하므로 탄소 발자국을 최소화할 수 있습니다. 시설 관리를 개선하면 LED 조명 사용, 에너지 효율이 높은 가전제품 설치, 에너지 사용량을 더 잘 모니터링할 수 있는 신기술 사용 등 에너지 효율적인 관행을 도입하여 기업이 환경에 미치는 영향을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 공간 관리에는 폐기물 관리 및 재활용 관행과 지속 가능한 비즈니스 관행을 장려하기 위한 기타 방법과 같은 고려 사항도 포함될 수 있습니다.

효과적인 공간 관리의 핵심 요소

공간 관리는 단순히 사용 가능한 물리적 공간을 최대한 활용하는 것만이 아닙니다. 여기에는 다양한 요소를 고려한 전략적 접근 방식이 따라야 합니다. 이는 다음에 달려 있습니다.

  • 비즈니스 목표 이해: 비즈니스에 맞는 공간을 설계하기 위해서는 회사의 사명, 가치, 목표에 대한 명확한 시각이 필요합니다. 비즈니스 우선순위와 회사 문화를 기준으로 공간 할당을 결정하면 공간을 가장 효과적으로 사용할 수 있습니다.
  • 직원 경험 이해: 팀원들이 업무를 잘 수행하기 위해 어떤 종류의 공간이 필요한지 알면 공간 관리에 도움이 될 수 있습니다. 여기에는 충분한 조명, 적절한 환기, 인체공학적 가구를 갖춘 업무 공간을 조성하고 다양한 업무 스타일과 선호도를 수용할 수 있는 업무 공간 옵션을 설계하는 것이 포함됩니다.
  • 고객 행동 이해: 비즈니스를 방문하거나 이용하는 사람들은 그곳에서 근무하는 사람들과는 다른 요구 사항을 가지고 있을 수 있습니다. 긍정적인 고객 경험을 보장하도록 공간을 설계할 수도 있습니다.
  • 공간 자체에 대한 이해: 물리적 공간 인벤토리 및 사용 가능한 공간, 사용 방법, 업무 공간 개선을 위해 확장 또는 변경할 수 있는 방법에 대한 포괄적인 인식은 공간 관리 의사 결정의 기본입니다.
공간 관리를 위한 일반적인 전략

공간 관리 전략을 수립할 때 고려해야 할 주요 사항은 다음과 같습니다.

공간 활용

잘 계획된 공간은 부동산 관련 책임을 제한하고 생산성을 지원할 수 있습니다. 공간 관리 전략 수립 시 다기능 가구를 사용하고, 개방형 공간을 만들고, 수직 공간을 활용하는 등 사용 가능한 공간을 최대한 활용하는 방법을 고려할 수 있습니다. 또한 사람들의 이동, 스토리지 요구 사항, 출근 패턴은 물론 회의실이나 협업 코너와 같은 공유 공간의 필요성에도 주의를 기울여야 할 수 있습니다.

업무 공간 디자인 및 기능

공간 관리를 통해 직원들은 효과적으로 업무를 수행하는 데 필요한 물리적 환경을 확보할 수 있습니다. 실용적인 가구, 인체공학적 워크스테이션, 도구에 쉽게 접근할 수 있는 공간은 업무에 집중할 수 있도록 도와주며, 잘 설계된 조명과 음향 시설은 주의를 산만하게 하는 요소를 제한하는 데 도움이 됩니다. 기능성과 미학의 균형을 맞춤으로써 회사 문화를 반영하는 편안한 환경을 조성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

환경 영향

앞서 언급했듯이 공간 관리는 전반적인 지속가능성을 개선하고자 하는 기업에 도움이 될 수 있습니다. 공간을 스마트하게 사용하면 전체 탄소 발자국을 줄이고 에너지 효율성을 개선하며 재활용 및 대체 에너지 사용과 같은 친환경적인 관행을 지원할 수 있습니다.

공간 관리 기술 및 도구

새로운 기술은 기업의 공간 관리 능력을 향상시키고 공간 활용에 대한 의사 결정을 안내하고 있습니다. 통합 작업장 관리 시스템(IWMS), 인공 지능(AI), 머신 러닝(ML), 사물 인터넷(IoT) 센서와 같은 도구가 중요한 역할을 할 수 있습니다.

소프트웨어 솔루션 및 통합 작업장 관리 시스템(IWMS)

소프트웨어 솔루션은 공간 관리에서 핵심 역할을 담당합니다. 컴퓨터 지원 시설 관리(CAFM) 시스템과 같은 도구를 사용하면 기업은 물리적 공간과 자산을 디지털 방식으로 시각화할 수 있습니다. 공간 계획 소프트웨어는 상세한 평면도와 레이아웃을 제공하여 기업이 공간을 효과적으로 계획하고 관리할 수 있도록 해줍니다. 또한 공간 관리 소프트웨어는 점유율 추적, 유지보수 일정 관리, 공간 활용도에 대한 실시간 업데이트 제공 등의 기능을 지원합니다.

통합 작업장 관리 시스템(IWMS)은 부동산 및 시설 관리의 모든 영역을 하나의 플랫폼으로 통합하는 소프트웨어 플랫폼입니다. 이 시스템은 운영 비용, 에너지 소비, 유지 관리, 평면도 등과 같은 문제와 관련된 데이터를 캡처하고 대응합니다. IWMS는 시설 및 공간 관리자가 사용률 보고서를 실행하고 향후 공간 할당을 위한 시나리오 계획을 수립하는 데 사용할 수 있는 도구입니다. 이러한 데이터는 조직이 비용을 절감하고, 변화하는 입주자의 요구에 적응하고, 업무 공간에 대해 정보에 입각한 결정을 내리고, 지속가능성 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

IoT 센서

사물 인터넷(IoT) 센서는 점유 수준, 온도, 에너지 사용량 등의 문제를 모니터링하여 공간 활용도에 대한 실시간 데이터를 제공할 수 있습니다. 이 데이터는 공간 사용 방식에 대한 인사이트를 제공하여 개선이 필요한 영역을 파악할 수 있도록 합니다. 예를 들어, 센서를 통해 특정 공간의 활용도가 지속적으로 낮은 것으로 나타나면 회사는 해당 공간을 다른 용도로 변경할 수 있으며, 데이터에 따라 과밀이 예상되면 더 많은 인원을 수용할 수 있도록 공간을 확장하거나 재구성할 수 있습니다.

예약 플랫폼

회의실 예약 시스템을 통해 직원들은 회의실, 핫 데스크 또는 업무 공간을 디지털 방식으로 예약할 수 있으므로 수작업으로 일정을 예약할 필요가 없습니다. 객실 예약을 통해 기존 리소스를 보다 효율적으로 구성하고 효과적인 사무실 공간 관리를 수행할 수 있습니다. 또한 조직은 예약 플랫폼의 활용도 데이터를 평가하여 더 많은 회의실이 필요한지, 하이브리드 직원이 데스크 예약 옵션을 사용하는지 등 향후 공간 관리 결정을 내릴 수 있습니다.

기타 기술 솔루션

AI와 머신 러닝 같은 새로운 기술도 공간 관리를 지원합니다. 이러한 기술은 다양한 소스의 방대한 양의 데이터를 분석하여 패턴과 추세를 파악할 수 있습니다. 예를 들어, AI는 과거 데이터를 기반으로 미래의 공간 수요를 예측하여 기업이 미리 계획을 세우고 불필요한 비용을 피할 수 있도록 지원합니다. 마찬가지로 ML 알고리즘은 공간 레이아웃을 최적화하여 생산성과 직원 만족도를 향상시킬 수 있습니다. 또한 가상현실(VR)과 증강현실(AR)을 사용하여 공간의 가상 모델을 만들 수 있으므로 기업은 공간을 물리적으로 재배치하지 않고도 다양한 레이아웃을 실험해볼 수 있습니다. 이러한 데이터 기반 공간 관리 도구는 직원들의 작업을 자동화하여 시간과 노력을 절약할 뿐만 아니라 보다 창의적이고 효율적인 공간 계획과 더 나은 자산 관리를 가능하게 합니다.

공간 관리는 누가 담당하나요?

공간 관리 솔루션을 개발하는 것은 일반적으로 시설 관리자 또는 운영 관리자의 역할입니다. 하지만 포괄적인 공간 관리 계획에는 인사, IT 및 재무 부서가 관여해야 하는 종합적인 노력이 필요합니다. 공간 데이터와 메트릭을 수집 및 평가하고, 부동산 투자 및 자산 관리에 대한 의사 결정을 내리고, 안전하고 효율적인 업무 환경을 조성하는 것은 회사 내 다양한 역할에 걸쳐 이루어질 수 있는 노력입니다. 그리고 전반적인 업무 공간 전략의 변화를 장려하는 것은 관리팀과 최고 경영진이 담당해야 할 수 있습니다.

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