デジタル資産管理

デジタル資産管理(DAM)は、ビジネス・プロセスであると同時に情報管理の技術でもあり、メディア資産を整理してアクセスするための一元化されたシステムを組織のために作成します。

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デジタル資産管理とは

デジタル資産管理ソリューションは、組織のデジタル資産を効率的に保存、整理、管理、取得、配布するための体系的なアプローチを提供するソフトウェアとシステムによるソリューションです。 デジタル資産管理(DAM)という語は、ビジネス・プロセスと情報管理技術の形式の両方について、あるいは、デジタル資産管理システムを指すものとして使われています。 DAM機能は、メディア資産にアクセスできる一元化された場所を作成できるよう多くの組織を支援しています。

デジタル資産は、DAMプロセスの重要なコンポーネントです。 これは、企業または個人が所有し、デジタル形式で提供され、メタデータを介して検索可能であり、アクセス権と使用権を含む任意のファイル・タイプの値です。 デジタル資産には、次のものを含むがこれらに限定されない多くの種類があります。

  • ドキュメント
  • 画像
  • オーディオ・コンテンツ
  • 動画
  • アニメーション
  • メディア・ファイル
  • グラフィックス
  • プレゼンテーション
  • 使用する権利を含むすべてのデジタル・メディア

DAMソリューションは、デジタル資産の集中管理システムを作成することにより、資産管理を合理化し、特に販売およびマーケティング組織内でのリッチ・メディアの作成を最適化します。 資産の自動更新とブランドのガイドラインの強化を通じてブランドの一貫性を可能にし、企業内の信頼できる唯一の情報源と、外部の視聴者に対する一貫したユーザー・エクスペリエンスを提供します。 最新のデジタル・コンテンツ管理チームとマーケターは、コンテンツの再利用をDAMに依存しており、その貴重な検索機能により、不要な制作コストを削減し、ワークストリームを複製しています。 ソーシャル・メディアなどのデジタル・チャネルを介したブランド資産とマーケティング資産の高い可視性を考えると、ブランドの権威を構築し、ビジネスの成長を生み出すために、ブランドの画像とメッセージングに一貫性があることが重要です。 結果として、デジタル資産管理プラットフォームがデジタル変革の取り組みの重要なコンポーネントになりつつあるのは不思議ではありません。


DAMソフトウェアの仕組み

DAMソリューションの使用には、いくつかの手順が含まれます。

  1. 資産の作成:標準化されたテンプレートとファイル形式が、デジタル・ファイルが作成される前でもエンコード用に用意されています。 この標準化により、ドキュメントの検索と取得が容易になります。
  2. エンコードとインデックス作成:資産の検索を簡素化するために、メタデータでは、資産のタイプ(例:ホワイトペーパー)、バージョン(例:新規)、メディアのタイプ(例:動画)、使用されているテクノロジー(例:Photoshop)などの属性を通じてデジタル・コンテンツの識別を可能にします。 これらの識別子はインデックスを作成し、検索性を向上させるために共通のタグを持つ資産をグループ化します。
  3. ワークフロー:このインデックス作成は、ルール駆動型ワークフローに活用でき、タスクとプロセスの自動化を可能にします。
  4. バージョン管理:バージョン管理は、ワークフローを自動化するためにますます重要になります。これにより、最新の最新の資産が既存の資産内で確実に利用されるようになります。 新しいワークフローが確立されると、最新バージョンのみがアクセスされ、レビューと使用のために繰り越されることも保証されます。
  5. 権限によるガバナンス:権限によるガバナンスにより、アクセスが許可されたユーザーのみが、割り当てられた方法で資産を使用できるようになります。 この機能は、組織の資産を盗難、偶発的な破損、または消去から保護します。
  6. 監査:DAMの有効性を評価し、改善の領域を特定するために、内部で監査を実施する必要があります。 同様に、規制機関はDAMソリューションを監査して、組織のテクノロジーとプロセスが規制に準拠していることを確認できます。 どちらのタイプの監査も、金融やヘルスケアなどの規制の厳しい業界で定期的に行われます。

DAMソリューションは、オンプレミス、クラウド、またはハイブリッド・トポロジーで実装できます。 クラウドを活用した資産ストレージ、管理、および配信は、組織にとって費用効果が高く、安全で、スケーラブルで、柔軟なオプションになる可能性があります。


DAMのメリット

  • 生産コストの削減とより良いリソース割り当て。 DAM内で資産を一元化することにより、組織は資産を見つけて再利用できるため、生産コストを削減し、ワークストリームを複製できます。 コストの削減により、ビジネスの他の領域へのリソースの割り当てが促進されます。 結果として得られる効率の向上は、資産とソリューションをより早く市場に投入するのに役立ちます。
  • 組織の明快さの向上。 DAMはユーザーにデジタル資産の明確で包括的なビューを提供するため、これはコンテンツの計画と実行に影響を及ぼします。 冗長なプロジェクトを排除することで、さまざまな利害関係者間のコラボレーションを強化したり、より影響力のあるワークストリームを導入したりできます。
  • コンバージョンと顧客維持の向上。 企業がバイヤー・ジャーニーのユーザーの段階に基づいてコンテンツを適切に整理すると、ターゲット・オーディエンスに適切なタイミングでコンテンツとマーケティング資料を提供できるようになります。 DAMを使用すると、組織は顧客体験をパーソナライズし、より強力な関係を確立して育成し、潜在的な顧客と既存の顧客を購入サイクルに沿ってより速く、より効果的に移すことができます。
  • ブランドの一貫性。 DAMは、メッセージング、ポジショニング、視覚的表現、およびその他のブランド順守手段の一貫性を確保するのに役立ちます。 DAMを使用すると、機能領域と事業部門は、クリエイティブ・ファイルやその他の資産を再利用して効率を高め、市場に単一の真実を提示できます。
  • ガバナンスと整合性。 ライセンス、法的文書、アーカイブ、およびその他の資産は、業界が主導する、あるいは政府による規制コンプライアンスの要求を満たす上で重要な役割を果たすことができます。 これらの資料を整理して迅速に取得する機能により、組織の時間と費用を節約できるだけでなく、コアのビジネス・プロセスの混乱を軽減できます。

DAMの歴史と未来

1980年代後半のデスクトップ・パブリッシングの出現により、印刷会社、出版社、広告主はテキスト、グラフィックス、写真をデジタル化できるようになりました。 ほとんどの内蔵ハード・ドライブには大きすぎるため、これらのファイルは単純なメタデータ・ラベルを使用して外部メディアに転送されました。 それらは、単純な階層ファイルとフォルダーに配置されました。

1992年、Canto Softwareは最初のDAMシステムの1つであるCumulusをリリースしました。 これは、サムネイル・プレビュー、メタデータ・インデックス作成、検索機能を備えたオンプレミスの独立のソリューションでした。 初期のDAMソリューションでは、資産の検索、検証、取得が簡単でしたが、ファイルの共有はまだ簡単ではありませんでした。

2000年代初頭までに、サーバー・ベースのDAMはインターネットを介したファイル共有を可能にしました。 その後まもなく、クラウド・ストレージは、デジタル資産を保存、管理、および配布するための別の方法を提供しました。

DAMは、さまざまなデバイス、システム、およびリポジトリーにコンテンツを配信できる統合ライブラリーに急速に進化しました。 アプリケーション・プログラミング・インターフェイス(API)により、資産をさまざまなアプリケーションにプラグインし、特定の要件を迅速かつ効率的に満たすことができました。

今や、AI機能がDAMに組み込まれているのが一般的になっており、ビデオ認識や音声認識などの資産にインテリジェントにタグを付けて相互参照しています。 IBM Watson Video Enrichmentは、ディープ・ラーニング・テクノロジーを使用してビデオ・ストリームを分析でき、IBM Blockchain Platformはより優れたDAMセキュリティーを保証します。 DAMシステムは、機械学習を使用して、コンテンツのニーズを予測し、ユーザーに推奨を行うことができます。 これらのマーケティング・タスクは非常に迅速に、多くの場合数分以内に実行されるため、組織はほぼリアルタイムで調整を行い、競争上の優位性を得ることができます。


DAMソリューションで何を探すべきか

DAMプラットフォームを検討する際には、選択したソリューションが、現在および将来のニーズをサポートするためのソリューションを成功させるのに役立つ機能を提供しているかどうかを評価することが重要です。 成功したDAMソリューションは、次の機能を提供します。

  • 資産のライフサイクルと役割ベースのアクセス許可をサポートする:DAMソリューションを使用すると、アイデアから構想、ライフサイクル全体にわたってデジタル資産を管理できるようになります。 また、資産の整合性を維持するために必要な粒度でアクセス権とアクセス許可を提供する必要があります。
  • 統合:DAMソリューションは、資産の作成や配布、将来追加する予定のシステムなど、現在使用しているソリューションと統合する必要があります。
  • 双方向の柔軟性:柔軟で機敏なDAMソリューションは、あらゆる方向の資産を検索する柔軟性を提供します。 双方向の柔軟性により、ブランドなどのメタデータを検索して資産を検索したり、特定の資産を検索してメタデータを検索したりできます。 この機能は、組織内の他の機能グループによる資産の検索と転用をサポートします。
  • インポートおよびエクスポート機能:DAMソリューションは、データの孤立したアイランドを作成するべきではありません。 理想的なソリューションには、デジタル資産、検索結果、その他のデータを共有する機能が含まれている必要があります。
  • 安定したストレージと転送インフラストラクチャー:選択するDAMソリューションは、資産を保存する方法と場所、および必要な場所に資産を転送する機能と同じくらい重要です。 オンプレミスのソフトウェア定義ストレージまたはクラウドを活用したストレージのどちらを選択する場合でも、資産を保護するために、信頼性、柔軟性、拡張性、パフォーマンス、および回復可能性を考慮してください。
  • ファイル転送の効率:ファイル転送の速度と効率は、ビジネスの速度に直接影響するため重要です。 必要なときに必要な場所で資産を共有および使用する機能は、選択したソリューションの有効性を定義するのに役立ちます。

IBMとDAM

DAMは、世界中の組織がさまざまな目的でデジタル資産のアクセス権、制御、および整合性を維持するのに役立ちます。 DAMを企業戦略および機能戦略に関連する一元化された全体的なソリューションとして実装すると、より一貫性のある、より説得力のある顧客体験を提供できます。 Forresterによれば、「企業の2/3以上が、コンテンツをより効率的に配信したいと考えています。 成功している企業は現在、DAMをポイント・ソリューションではなく、より広範なデジタル・エクスペリエンスとコンテンツ戦略の一部にしています。」 1
IBM Aspera on Cloudの詳細をご覧ください。これは、ハイブリッド・クラウド環境全体で、あらゆるサイズとタイプのファイルとデータ・セットを迅速かつ確実に移動および共有できるようにするホスト型サービスです。 IBM Aspera Connectを使用して、IBM AsperaクライアントとWebアプリケーションとの間で高速のブラウザー・ベースのファイル転送を実行します。 さらに、バルク・データにIBM Aspera FASP高速転送を使用すると、従来のTCPベースの転送に代わる最適な方法が提供されます。 IBM Asperaは、資産管理のニーズに対応するための、高速で信頼性が高く効率的なDAMソリューションを提供します。


ユースケース

DAMは、デジタル資産が関係するあらゆる業界で使用されています。 DAMの使用例を2つ示します。

特許庁

特許庁は通常、さまざまな完成の段階で大量のデジタル資産を管理します。 資産のライフサイクルを通じて更新が行われるため、メンテナンスには、転送可能性、バージョン管理、およびアクセス権の機能が重要です。 また、検索機能などの他の機能によっても特許庁内のプロセスを効果的に拡張できるようになります。 

テクノロジー企業

テクノロジー企業は、多くの場合、複数の場所にまたがる多くの異なる部門でDAMを使用しています。 DAMは、アクセスと使用のために資産を一元化します。 組織内の機能領域は、さまざまな目的でDAMを使用します。 いくつか例をあげれば次のようなものになります。

  • HRはDAMを使用して、従業員の記録、福利厚生のサブスクリプションとステータス、雇用要求、休日と休暇の要求、および給与の領収書を管理します。
  • 調達では、DAMを使用して、優先ベンダーの連絡先の詳細、請求書、および仕様を保存します。
  • 開発チームは、DAMを使用して、独自の製品設計および開発計画、計画資料、および画像を保存します。
  • 販売およびマーケティング・チームは、ブランド管理、および組織全体で作成および使用される資産の維持にDAMを使用します。 

これらの組織全体の多くの構成員は、資産にアクセス、使用、編集、追跡する必要があるため、アクセス許可が非常に重要になります。 これらの権限は、事業部門、機能部門、および役割に基づくことができます。 一部の資産への内部従業員へのアクセスを制限する場合があります。 権限は、他の資産へのアクセスをパートナーや顧客などの外部の構成要素に拡張する場合もあります。 パートナーシップとeコマース・イニシアチブをサポートするのに役立つロゴやエンゲージメントの提案を考えてみてください。


固定資産管理のソリューション

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出典

「The Digital Asset Management Cookbook」Nick Barber著 Forrester, Inc.刊(2020年6月26日)