Che cos'è un sistema di gestione dei trasporti (TMS)?

I TMS utilizzano spesso tecnologie avanzate come le funzioni di machine learning (ML) e intelligenza artificiale (AI) per ottimizzare i processi manuali esistenti nelle loro operazioni di trasporto, che richiedono tempo prezioso ai dipendenti. Mentre alcuni clienti acquisteranno i TMS in base al prezzo, altri scelgono le soluzioni che meglio forniscono alcuni dei seguenti componenti:

Sistema di gestione del magazzino (WMS): comprendendo gli attuali programmi in entrata e in uscita delle merci, i responsabili del magazzino possono massimizzare il più possibile lo spazio senza mai superarne la capacità.

Flussi di lavoro: i TMS aiutano a stabilire, automatizzare e monitorare i workflow che rendono il ciclo di vita della supply chain fluido e migliorano l'ottimizzazione dei percorsi. Invece che ricorrere ad attività manuali come chiamate, e-mail o SMS, i workflow automatizzati possono gestire il routing, la selezione del corriere, il monitoraggio delle spedizioni e la fatturazione senza interventi umani aggiuntivi.

Approvvigionamento: un TMS aiuta le aziende a centralizzare e comprendere il loro approccio all'approvvigionamento confrontando fornitori e distributori, memorizzando tutti i termini e le condizioni su un'unica piattaforma e osservando in modo più efficace l'impatto dei cambiamenti dei fornitori sulle consegne a breve e lungo termine.

Order Management: tiene traccia della creazione e del completamento degli ordini. Se più ordini provengono dallo stesso cliente, i TMS possono eliminare gli sprechi e aumentare l'efficienza complessiva combinando tali ordini.

Fatturazione: un aspetto laborioso della spedizione è la fatturazione ai clienti e il pagamento delle fatture ai fornitori. Le soluzioni TMS possono automatizzare questo processo in modo che le richieste di pagamento e la fatturazione siano verificate e accurate e che il denaro venga inviato senza interferenze umane. In questo modo si elimina un notevole dispendio di costi da parte di tutte le organizzazioni della supply chain.

API: un componente chiave di qualsiasi TMS è la capacità di attingere a software e sistemi esterni tramite API. Molti TMS moderni sono disponibili per l'acquisto o le licenze possono funzionare con molti software e soluzioni interne, come ERP e SCM, tramite API.

I sistemi di gestione dei trasporti includono diversi vantaggi che possono aiutare tutti i tipi di organizzazioni lungo la supply chain a collaborare e gestire meglio i propri processi.

Risparmio sui costi: ottimizzando i percorsi e le destinazioni di spedizione, le aziende possono ridurre i costi e aumentare l'efficienza. Le aziende dedicano una notevole quantità di lavoro manuale alla manutenzione e all'aggiornamento di una complessa rete di fogli di calcolo. Il software TMS aiuta a gestire questa complessità centralizzando queste informazioni all'interno di un unico strumento.

Successivamente, ciò riduce i costi della manodopera a lungo termine, lasciando il tempo ai dipendenti per lavorare su problemi di livello superiore. Alcuni spedizionieri richiedono consegne a carico inferiore (LTL), in cui ciò che spediscono viene combinato su un camion con la merce di altri spedizionieri.

È importante poter tracciare le proprie spedizioni insieme al resto delle merci. Automatizzando la creazione e l'analisi dei dati interni ed esterni, le organizzazioni di spedizione possono generare nuove informazioni per aumentare la redditività e migliorare l'efficienza, come la fatturazione e lo scarico delle merci più rapidi.

Maggiore collaborazione: le spedizioni nella supply chain globale richiedono una collaborazione significativa all'interno della rete di trasporto, tra spedizionieri, broker di merci, fornitori di servizi di trasporto e altre entità. Allineando tutto su un unico software basato su cloud, più organizzazioni possono avere una visione olistica dell'intera supply chain.

Previsioni avanzate: la spedizione sulla supply chain globale richiede proiezioni accurate (link esterno a ibm.com) per pianificare il carico, il ritiro e il percorso delle spedizioni.¹ Questo tipo di visibilità sulla supply chain consente alle organizzazioni di pianificare e ottimizzare l'efficienza per sé e per i propri clienti. Tracciando le spedizioni con tempistiche diverse, le organizzazioni hanno una migliore visione d'insieme della loro attività..

Maggiore soddisfazione del cliente: lungo ogni fase della supply chain, c'è un passaggio (dai fornitori di materie prime ai produttori, dagli spedizionieri ai rivenditori e dai rivenditori al dettaglio ai clienti). La loro soddisfazione e quella dei clienti dipendono dalla puntualità delle consegne o dalle notifiche di ritardi, in modo che possano elaborare piani alternativi. L'utilizzo del TMS per tracciare i movimenti e avvisare tutti i partecipanti in caso di ritardi (o se qualcosa verrà consegnato prima della data e dell'ora stimate) rende tutti felici.

Migliore documentazione: automatizzando il processo di spedizione delle merci, un TMS migliora la documentazione in diversi modi; ciò include la standardizzazione di tutti i documenti per la conformità, la creazione di una catena di custodia digitale, l'abilitazione degli aggiornamenti delle spedizioni in tempo reale e la creazione automatica di un record archiviato di documenti.

Gare d'appalto automatizzate: le gare d'appalto sono il processo mediante il quale gli spedizionieri possono richiedere più offerte dai vettori per qualsiasi esigenza di spedizione che hanno. Il TMS può organizzare tutte le informazioni che gli spedizionieri hanno sui potenziali corrieri, può contattarli automaticamente (link esterno a ibm.com) con le informazioni e le condizioni chiave e accettare offerte, risparmiando sui costi e riducendo il lavoro manuale non necessario.²

Mobilità: sebbene molte organizzazioni utilizzino principalmente il proprio TMS e gestiscano i workflow su computer desktop, disporre di un'app mobile è fondamentale per le aziende agili che hanno lavoratori costantemente in movimento.

Le organizzazioni che desiderano implementare soluzioni TMS automatizzate potrebbero incontrare alcune difficoltà iniziali, ma alla fine, i vantaggi di queste soluzioni superano i dubbi.

Detto questo, ci sono alcuni problemi specifici di cui ogni organizzazione dovrebbe essere a conoscenza durante la transizione al software TMS automatizzato, in modo da portare a termine con successo la trasformazione.

Adozione da parte degli utenti: per le organizzazioni con un approccio unico e manuale alla gestione della logistica, potrebbe essere difficile abbandonare l'approccio storico per un nuovo sistema. Spesso, quando le aziende introducono nuovi sistemi, i dipendenti potrebbero tornare ai procedimenti precedenti se si sentono confusi dal nuovo sistema.

La direzione deve comunicare in modo chiaro e giustificare il processo decisionale con i dati per aiutare i team a comprendere il valore di questa tecnologia nel loro lavoro. Fornire una formazione di onboarding per dimostrare come funzionano i diversi moduli accelererà anche questo processo.

Integrazione in ERP e SCM esistenti: un nuovo TMS richiede l'integrazione con software e sistemi esistenti. La complessità di questa integrazione dipende dal software e dai sistemi esistenti di un'azienda, dal suo supporto IT, dai costi di tali integrazioni e dal modo in cui può affrontare l'integrazione senza interrompere i processi aziendali esistenti.

Partecipazione dei partner: mentre i TMS possono essere preziosi per un'organizzazione all'interno della supply chain per gestire la propria parte del processo di trasporto, il valore è esponenziale per ogni partner e fornitore che vi attinge.

Se non si riesce a far integrare e utilizzare il software ai partner dell'azienda, questa dovrà gestire più flussi di comunicazione e logistica, riducendo al minimo l'efficacia della soluzione.