A differenza di Visio, che è principalmente basato su desktop, IBM Blueworks Live è completamente basato sul cloud e consente la collaborazione in tempo reale tra i team. In questo modo si riduce la necessità di effettuare regolarmente la condivisione di file e il controllo delle versioni e di facilitare il contributo simultaneo di più utenti, soprattutto in ambienti di lavoro remoti o ibridi.

IBM Blueworks Live, progettato pensando agli utenti business, offre un'interfaccia intuitiva e una modellazione semplificata dei processi per consentire agli stakeholder non esperti di contribuire al miglioramento dei processi. Visio, sebbene potente, potrebbe richiedere maggiori competenze tecniche.

IBM Blueworks Live si concentra molto sulla documentazione e sulla governance dei processi. Include funzionalità come il controllo automatico delle versioni, gli audit trail e le assegnazioni delle responsabilità sui processi, per rendere i processi ben documentati e allineati agli standard aziendali. Visio è principalmente uno strumento di creazione di diagrammi e non dispone di questa funzionalità di governance integrata.*

IBM Blueworks Live fornisce un'ampia gamma di modelli precostituiti ed effettua automaticamente la conversione in BPMN (Business Process Model and Notation) 2.0, offrendo agli utenti un vantaggio nella documentazione e nell'analisi dei processi. I modelli di Visio prevedono il drag and drop e la verifica manuale della conformità al BPMN. Questo può rendere Blueworks la scelta migliore per le aziende che cercano di allineare i processi agli standard di settore riconosciuti.