A differenza di Visio, che è principalmente basato su desktop, IBM Blueworks Live è completamente basato sul cloud e consente la collaborazione in tempo reale tra i team. Questo accelera la condivisione dei file e il controllo delle versioni e facilita la collaborazione simultanea tra più utenti, soprattutto in ambienti remoti o ibridi.
IBM Blueworks Live, progettato per gli utenti business, offre un'interfaccia intuitiva e una modellazione semplificata dei processi per consentire agli stakeholder non esperti di contribuire al miglioramento dei processi. Visio, sebbene potente, potrebbe richiedere maggiori competenze tecniche.
IBM Blueworks Live si concentra molto sulla documentazione e sulla governance dei processi. Offre un controllo automatizzato delle versioni, audit trail e assegnazioni delle responsabilità sui processi, per rendere i processi ben documentati e allineati agli standard aziendali. Visio è principalmente uno strumento di creazione di diagrammi e non dispone di questa funzionalità di governance integrata.
IBM Blueworks Live fornisce un'ampia gamma di modelli precostituiti ed effettua automaticamente la conversione in Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0, offrendo agli utenti un vantaggio nella documentazione e nell'analisi dei processi. I modelli di Visio prevedono il drag and drop e la verifica manuale della conformità al BPMN.