I pionieri di Paradigm, in prima linea per una piattaforma HR a servizio completo

Prima di avviare la trasformazione del sistema delle risorse umane, i dirigenti del Department of Administrative Services (DAS) dell'Oregon hanno fatto il punto sulle numerose sfide da affrontare. Il fattore più importante è stata la portata del progetto e la capacità di soddisfare le esigenze di così tanti stakeholder, tra cui 41.000 dipendenti, 18 organizzazioni sindacali e oltre 90 agenzie che rappresentano tutti e tre i rami del governo. Lo Stato ha inoltre imposto che qualsiasi nuovo sistema HR dovesse soddisfare oltre 800 requisiti e gestire più di 40 processi aziendali critici.

"Non definirei il nostro strumento legacy un sistema HR. Si trattava di un database che conteneva informazioni sul personale", spiega Zike. "Le informazioni sulle risorse umane erano disseminate e incomplete. Era molto difficile svolgere le funzioni aziendali principali tipiche di un datore di lavoro di una grande azienda. È stato anche particolarmente complesso produrre documenti pubblici e mantenere coerenza nella nostra pratica."

"Non avevamo flessibilità e mettere in atto nuovi processi era impossibile", afferma Joyce Martinez, Project Manager per il DAS dello stato dell'Oregon. "Solo poche persone vi avevano accesso e sugli schermi non c'era più spazio per inserire in altri campi. A quel punto, la maggior parte dei processi HR erano cartacei in tutte le agenzie."

"Ci veniva chiesto regolarmente di fornire dati a livello aziendale e non riuscivamo a farlo", afferma Lawson. "I legislatori chiedevano informazioni e rendiconti e noi potevamo solo fornirne una parte. Soddisfare la necessità di informazioni tempestive è stato un enorme motore di cambiamento."

Non appena lo Stato ha stanziato un budget per la trasformazione del sistema, i dirigenti del DAS hanno iniziato a cercare una piattaforma HR basata sul cloud che potesse soddisfare i requisiti attuali e scalare per la crescita futura. "Lo stato dell'Oregon ha un processo di appalto molto solido e abbiamo coinvolto molte persone per valutare le numerose alternative che ci venivano presentate", afferma Zike. Abbiamo parlato anche con i governi di altri stati e abbiamo ottenuto referenze. È così che è stato scelto Workday."

Il team DAS dell'Oregon ha riconosciuto che far parte della comunità di utenti di Workday avrebbe offerto anche vantaggi operativi fondamentali. "Riuscire a parlare con altre entità ed esplorare le best practice è stato un grande vantaggio", afferma Zike. "E avere un sistema regolarmente aggiornato con le modifiche normative è molto meglio che dover capire come programmare il nostro sistema per apportare le modifiche."

Al momento di scegliere un partner per integrare la soluzione Workday HR nel complesso ambiente dei sistemi dell'Oregon, il DAS ha cercato un'azienda che avesse un'esperienza consolidata con lo Stato e che fosse anche impegnata in un rapporto di collaborazione. "Sapevamo che gli operatori di IBM sarebbero stati i più intelligenti e che erano esperti", afferma Martinez. "Ma hanno chiarito che ci avrebbero ascoltato e che lo avremmo fatto insieme. Questo è stato molto interessante per noi."

Un altro fattore che ha portato alla scelta di IBM come partner per l'integrazione dei sistemi è stata la sua esperienza nella collaborazione con organizzazioni governative. "Acquisire conoscenze essenziali di come il sistema possa supportare l'amministrazione è stato molto utile", afferma Zike. "Inoltre, la proposta e la direzione da prendere erano chiare".

Prima dell'implementazione, IBM ha condotto i workshop di Design Thinking per garantire che la nuova piattaforma HR fosse in grado di soddisfare le esigenze di clienti specifici. Sono stati utilizzati metodi Kanban per visualizzare e pianificare i processi e sono state create e testate le figure tipo per orientare lo sviluppo in base alle esperienze reali degli utenti. "Avevamo un team eterogeneo proveniente da diverse agenzie e tipi di lavoro", afferma Lawson. "Il Design Thinking ci ha aiutato a comprendere le loro prospettive ed è stato uno strumento utile."

La migrazione da processi manuali a un sistema automatizzato rappresentava una sfida significativa per la cultura del lavoro. "A molti dei nostri manager non era mai stato chiesto di fare nulla in un sistema automatizzato e facevano affidamento sui documenti cartacei per le azioni del personale", afferma Zike. "Chiedere loro di utilizzare un sistema come Workday e di interagire con la tecnologia è stata una vera novità per loro, ed è proprio in questo ambito che avevamo davvero l'esigenza di gestire il cambiamento."

"Avevamo un esperto IBM dedicato alla gestione del cambiamento e ci è stato di grande aiuto", afferma Martinez. "Questo progetto ha rappresentato un enorme mutamento di paradigma per lo stato dell'Oregon. Prima eravamo un sistema transazionale e ora siamo passati a un intero sistema di processi aziendali."

Il DAS ha implementato moduli Workday in fasi, a partire da Core HR, Compensation, Recruiting, Absence Management, Talent Suite e, più recentemente, Learning. "L'implementazione di Workday Learning è stata la più semplice della mia carriera", afferma Zike. "Ci aspettavamo che qualcosa andasse storto e non è successo nulla. È stato accolto molto bene”.

"L'Oregon ha fatto un ottimo lavoro per sfruttare Workday per tutto ciò che può offrire allo Stato", afferma Chad Duffy, Regional Sales Manager di Workday. "Noi tre, Workday, IBM e DAS, abbiamo lavorato insieme per determinare chi deve essere coinvolto, come questo risponde alle loro esigenze e per assicurarci che lo Stato ne comprenda il valore."

Quando la pandemia di COVID-19 ha colpito l'Oregon nel marzo 2020, diversi moduli HR di Workday erano attivi e funzionanti da quasi un anno. Ciò ha consentito al DAS di supportare un nutrito numero di dipendenti statali che lavorano da remoto. "Se non avessimo avuto un sistema in cui le persone potevano comunicare ed elaborare le transazioni, saremmo stati nei guai con tutti quei moduli cartacei che venivano costantemente scambiati", afferma Zike. "Workday è stato uno strumento eccezionale, soprattutto perché molti di noi lavorano ancora da casa."

Grazie al lavoro di squadra tra DAS, Workday e IBM, le fasi iniziali dell'implementazione di Workday sono risultate inferiori al budget. E quando lo Stato ha avuto l'esigenza di trovare lavoratori per 1.000 posizioni aperte nel corso del 2020 e del 2021, la piattaforma Workday ha aiutato il reparto delle risorse umane a inserire i nuovi dipendenti circa il 50% più velocemente rispetto ai sistemi cartacei utilizzati in precedenza.

"La leadership e il management sono rimasti piacevolmente sorpresi quando hanno bisogno di dati o di un report per vedere cosa sta succedendo alla loro forza lavoro", afferma Zike. "Possiamo dire loro dove fare clic oppure possiamo creare un rapido report. Un'operazione che avrebbe comportato due settimane di lavoro con il vecchio sistema ora richiede 20 minuti, quindi è in questo che stiamo ottenendo grandi risultati."

Dopo i primi tre mesi di implementazione del sistema, il DAS ha condotto un sondaggio istantaneo per valutare il modo in cui i dipendenti statali utilizzavano Workday. "I risultati sono stati molto buoni", afferma Lawson. "40.000 dipendenti accedono quasi tutti i mesi, molti di loro più volte. La prova è nei dati."

A dicembre 2022, il DAS prevede di completare la fase conclusiva di trasformazione del sistema HR implementando i moduli Payroll e Time Tracking di Workday. "Siamo ancora collegati a un sistema di retribuzione dei dipendenti che risale a 30 anni fa e che costituisce l'ultima funzione da migrare", spiega Lawson. "Non vedo l'ora di migliorare il nostro processo di time-to-hire dopo che il nostro processo di onboarding sarà completamente integrato in Payroll".

"L'Oregon è stato il primo Stato degli Stati Uniti ad adottare una soluzione Workday full-suite per le risorse umane a livello aziendale", afferma Duffy. "Diverse persone in tutto lo Stato mi dicono che la cosa migliore di questo progetto è il valore che ne traggono a livello generale".

Grazie all'impegno pionieristico dell'Oregon nella trasformazione del sistema delle risorse umane, altri governi statali si rivolgono al DAS per avere consigli. "Sappiamo quanto sia difficile far decollare grandi progetti con i governi statali e quanto sia importante farlo bene", afferma Martinez. "Siamo lieti di discuterne con altre amministrazioni pubbliche e di aiutarle lungo il percorso."

Ripensando all'impegno di implementazione di Workday, Zike riflette sulla collaborazione con IBM. "La partnership è stata fondamentale per poter implementare Workday e continuare a migliorarlo man mano che andiamo avanti", afferma. "IBM ha sempre lavorato con noi e non ha mai detto "è un problema troppo spinoso" o "dovete risolverlo voi". Nella nostra partnership hanno proposto opzioni per noi. Hanno accettato questo progetto perché volevano che avessimo successo."

Il DAS (link esterno a ibm.com) è l'agenzia amministrativa centrale del governo dello stato dell'Oregon e implementa le decisioni politiche e finanziarie assunte dal governatore e dalla legislatura. Il DAS sostiene le agenzie statali fornendo un'infrastruttura di gestione forte e stabile e stabilisce standard elevati di responsabilità per garantire che lo Stato dell'Oregon utilizzi in modo produttivo i soldi delle imposte.

Il Business Partner IBM, Workday (link esterno a ibm.com) è un fornitore leader di applicazioni cloud aziendali per le risorse umane e la finanza, che aiuta i clienti ad adattarsi e prosperare in un mondo che cambia. Le applicazioni Workday per la gestione finanziaria, HR, pianificazione, gestione delle spese e analytics sono state adottate da migliaia di organizzazioni in tutto il mondo e in tutti i settori, dalle medie imprese a oltre il 50% delle aziende Fortune 500.