Trasformare i servizi e sbloccare il valore con Oracle Cloud

Scottish Government (SG), il governo scozzese, è responsabile dello sviluppo della politica e del programma legislativo insieme ai ministri. In qualità di elemento centrale del settore pubblico scozzese, SG sponsorizza e finanzia molti degli enti pubblici responsabili della fornitura di servizi alla popolazione scozzese, composta da cinque milioni di persone.

Per lavorare efficacemente con numerosi altri enti pubblici, SG deve funzionare perfettamente dietro le quinte. Non è sempre stato un compito facile, soprattutto considerando una tecnologia frammentata e obsoleta.

Questa era la realtà delle risorse umane (HR) e delle funzioni finanziarie di SG. Per decenni, i loro team hanno utilizzato due sistemi Oracle E-Business separati per la finanza e gli acquisti, le risorse umane e le buste paga.  Questi sistemi legacy, che non erano al passo con la crescita dell'organizzazione o con i cambiamenti tecnologici, rendevano gli utenti dipendenti da fogli di calcolo e soluzioni alternative manuali per portare a termine il proprio lavoro.

Come afferma Brian Reid, Director of Corporate Transformation: "Si trattava di un classico caso di tecnologia obsoleta che non era più in grado di soddisfare le esigenze dell'organizzazione. Anziché essere di supporto, i nostri sistemi impedivano alle persone di lavorare in modo efficiente e di ottenere gli insight necessari. Hanno anche comportato un elevato rischio operativo. Sulla piattaforma precedente, ad esempio, era diventato molto difficile gestire le buste paga".

SG ha sempre desiderato riunire i servizi finanziari e le risorse umane in un'unica piattaforma di servizi condivisi per standardizzare i processi, ridurre i costi e migliorare l'esperienza sia dei dipendenti pubblici che dei cittadini.  

Reid osserva: "Con oltre 30 enti pubblici che utilizzavano i sistemi legacy, si trattava già di fatto di un servizio condiviso. Tuttavia, la piattaforma non era mai stata all'altezza della visione originale di SG di dati comuni, processi semplificati e risparmi condivisi. La nostra aspirazione è quella di far crescere quel modello di servizi condivisi e di utilizzarlo davvero a beneficio dei dipendenti del settore pubblico e della popolazione scozzese".

Entro tre settimane dall'entrata in funzione, SG ha effettuato il primo test importante della nuova piattaforma Oracle, elaborando le buste paga mensili di 20.000 dipendenti. La soluzione è stata accolta con grande successo e da allora ha consentito a SG di completare senza problemi diversi mesi di elaborazione delle buste paga mensili.

"Abbiamo superato molti traguardi importanti dal momento del lancio, evitando tutti i potenziali problemi che ci preoccupavano di più", afferma Reid. "Far funzionare correttamente i processi critici, come la gestione di buste paga, pagamenti e rendicontazione finanziaria, è stato un primo passo fondamentale". Le applicazioni Oracle Cloud garantiscono la coerenza, la trasparenza e il controllo che stavamo cercando".

Come previsto fin dall'inizio, il progetto non è stato privo di sfide. Non tutte le parti del sistema e i processi associati sono ancora ottimali. Reid sottolinea inoltre che alcuni stakeholder stanno ancora effettuando la transizione verso nuovi modi di lavorare e che l'organizzazione sta affrontando gli inevitabili problemi successivi al go-live, normali in un cambiamento di questa portata e complessità. Di conseguenza, non tutte le funzioni di SG riconoscono ancora i benefici della trasformazione. Reid è tuttavia sicuro che l'organizzazione disponga della piattaforma e delle funzionalità di base di cui necessita per continuare a migliorare e ottimizzare. La portata del cambiamento è molto vasta. Reid afferma che il miglioramento continuo, gli aggiornamenti regolari e le partnership con Oracle e IBM gestiranno le aree che ancora non sono ottimali.

"Il team IBM ha svolto un ruolo cruciale nel supporto successivo al go-live, garantendoci continuità di competenze e il continuo trasferimento delle conoscenze", afferma Reid. "Insieme, abbiamo agito rapidamente per affrontare le problematiche successive al go-live, rivalutando decisioni progettuali chiave in un ambiente operativo e garantendo che la soluzione e la piattaforma consentissero a tutti gli utenti di ottenere il massimo valore dalla trasformazione".

Anche se c'è ancora molto lavoro da fare, all'interno di SG i team possono già avere una visione unificata delle risorse umane e dei dati finanziari nel cloud, il che sta migliorando il processo decisionale.

Reid osserva: "Con IBM e Oracle abbiamo reso possibile la classica versione unica della verità. Ora abbiamo la possibilità di eseguire report e analytics su un set completo di dati HR-Finance, anziché lavorare con due set di dati separati. L'impatto di tutto questo sarà significativo. Prima le persone e il denaro non si univano; ora sì. Questo è fondamentale per permetterci di prendere decisioni molto più informate dal punto di vista della gestione".

Continua: "Lavorare su una piattaforma comune ha avvicinato i colleghi delle risorse umane e del finance per comprendere e migliorare i dati, gestire le modifiche alla piattaforma e incorporare i controlli. Possiamo già vedere molte opportunità di ulteriore miglioramento, rese possibili grazie alla tecnologia condivisa, a un set di dati comune e al desiderio di far funzionare il modello operativo nel miglior modo possibile".

Secondo Reid: "In Oracle abbiamo ora un livello di trasparenza dei dati finanziari mai raggiunto con il vecchio sistema". I professionisti finanziari possono analizzare in dettaglio la contabilità generale e il piano dei conti per visualizzare ogni fattura e ogni voce di spesa. Naturalmente occorre tempo per apprendere questi nuovi strumenti e acquisire una profonda familiarità, ma vi sono già segnali che la qualità dei dati e la trasparenza forniranno insight molto più rapidi e chiari su come vengono spesi i soldi".

Allo stesso modo, l'adozione di soluzioni standard di settore e l'applicazione delle best practice nella progettazione dei processi stanno iniziando a garantire un maggiore rigore nelle operazioni, riducendo i costi e offrendo opportunità di crescita a livello di reparto e organizzazione.

“I controlli integrati nel sistema funzionano bene e l'organizzazione può usufruire immediatamente dei benefici”, conferma Reid. "Questo è un grande potenziale positivo dal punto di vista della revisione contabile. Inoltre, supporta una maggiore due diligence nella gestione finanziaria quotidiana. Sappiamo che le persone seguono processi coerenti, piuttosto che fare le cose a modo loro".

Grazie alle moderne applicazioni cloud e ai processi standardizzati, SG è sulla buona strada per realizzare la sua ambizione di servizi condivisi efficaci. L'organizzazione sta ora collaborando con IBM a una serie di sessioni di scoperta con altre agenzie, con l'obiettivo di portare più enti pubblici scozzesi sulla stessa piattaforma di servizi condivisi.

Reid commenta: "Ognuno di questi enti pubblici deve gestire le buste paga, i dati dell'HR, i dati finanziari e la rendicontazione. È ora possibile lavorare con noi e aderire a una piattaforma condivisa, il che significa che i singoli enti pubblici possono evitare di gestire internamente l'intero problema, così come tutti i costi. L'opportunità di deduplicare e collaborare per creare e sviluppare servizi tecnologici su larga scala è ora reale. Se queste entità entrassero a far parte della nostra piattaforma condivisa, otterrebbero il beneficio di un cambiamento accelerato e di costi di gestione inferiori. Questo è il nostro obiettivo finale".

Nel frattempo, SG Continua a lavorare con IBM per perfezionare i nuovi sistemi e le nuove procedure lavorative. Reid conclude: "I problemi sono inevitabili in un grande progetto come questo. La chiave è il modo in cui si affrontano questi problemi, si mantiene la calma e si adotta una forte etica di squadra. È fondamentale avere un partner che rimanga allineato, lavori in armonia con i team interni per il bene comune e capisca quando il cliente necessita di una guida per prendere le decisioni giuste. Penso che IBM sia stata per noi quel partner e siamo felici di averla al nostro fianco mentre proseguiamo nel nostro viaggio".

Scottish Government (SG), il governo scozzese, è responsabile dello sviluppo delle politiche e del programma legislativo insieme ai ministri. In qualità di elemento centrale del settore pubblico scozzese, SG sponsorizza e finanzia molti degli enti pubblici responsabili della fornitura di servizi alla popolazione scozzese, composta da cinque milioni di persone.