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Case Studies
Department of Community Affairs del New Jersey
Trasformare i processi di ispezione con l'innovazione
Processi di ispezione obsoleti e sistemi inefficienti
Il Department of Community Affairs del New Jersey (NJDCA) è un'agenzia statale che fornisce consulenza amministrativa, supporto finanziario e assistenza tecnica agli attori locali.Offre programmi e servizi dedicati a questioni di pubblico interesse, come sicurezza antincendio, degli edifici e degli ascensori, ispezioni degli edifici residenziali, sviluppo della comunità, gestione e finanza del governo locale.
All'interno del dipartimento sono presenti diversi uffici e unità che svolgono ispezioni di sicurezza fondamentali in tutta la comunità e che si occupano di fare rispettare le normative dello Stato del New Jersey:
- Il Bureau of Fire Code Enforcement ispeziona grattacieli e strutture con usi pericolosi per la vita (come atrii a più piani e cucine industriali). L'ufficio gestisce anche i programmi di informazione pubblica e supervisiona la formazione dei vigili del fuoco.
- Il Bureau of Housing Inspection assicura la corretta manutenzione di hotel ed edifici residenziali per salvaguardare la salute, la sicurezza e il benessere dei residenti.
- L'Elevator Safety Unit verifica la conformità degli ascensori agli standard di sicurezza per proteggere dai rischi di lesioni legati alle attrezzature e alla manutenzione.
L'NJDCA ha colto l'opportunità di sfruttare tutta la potenza delle sue applicazioni core business investendo nell'innovazione per modernizzare i suoi sistemi, in modo da ottenere insight fruibili e supportare un processo decisionale più rapido. In collaborazione con IBM Consulting for Microsoft, ha creato sistemi mobile basati su cloud all'avanguardia per gestire al meglio i processi di registrazione, ispezione, applicazione delle norme, fatturazione e pagamento.
Le principali sfide da affrontare sono state: processi di ispezione obsoleti, spesso basati su documenti cartacei e suddivisi tra vari uffici, infrastruttura IT frammentata e uso inefficiente di manodopera e tempo. Inoltre, i sistemi esistenti erano costosi da mantenere, soggetti a frequenti tempi di inattività e non erano in grado di soddisfare le esigenze degli utenti pubblici o dei dipendenti statali.
Dare alle agenzie gli strumenti per affrontare questioni di pubblico interesse
L'NJDCA si è affidato all'esperienza di IBM Consulting per Microsoft per creare una soluzione completa in grado di rispondere alle proprie esigenze.
La collaborazione tra l'NJDCA e IBM Consulting for Microsoft ha portato a soluzioni di ispezione basate su cloud per diversi programmi. Questo framework di ispezione moderno, creato utilizzando Microsoft Dynamics 365 e la Power Platform, consente alle agenzie di raggiungere in modo efficace i propri obiettivi e di migliorare la sicurezza pubblica in tutto lo Stato.
I componenti della soluzione includono:
- App mobile: gli ispettori utilizzano i dispositivi mobili per accedere al sistema e registrare i risultati sul campo.
- Back-office: il personale utilizza la piattaforma Microsoft Dynamics 365 per attività come l'elaborazione delle registrazioni, la gestione dei ricorsi e delle proroghe, la revisione della contabilità e la valutazione della produttività e delle prestazioni degli ispettori.
- Portale pubblico: i proprietari e gli agenti immobiliari utilizzano Microsoft Power Pages per registrare le proprietà, ottenere registri e certificati di ispezione e pagare le fatture online.
La nuova soluzione di ispezione offre una serie di caratteristiche e funzionalità progettate per ottimizzare i processi e migliorare l'efficienza complessiva, come le notifiche automatiche, la gestione dei documenti, l'analytics di livello avanzato per la rendicontazione fiscale e dell'impiego del personale, e il monitoraggio dei permessi relativi alle proprietà.
Ridurre i tempi del ciclo di ispezione e aumentare le entrate e la produttività
L'implementazione della nuova soluzione di ispezione basata su cloud ha migliorato la sicurezza pubblica e la gestione delle ispezioni ottimizzando i workflow e modernizzando i processi end-to-end, oltre a consentire un maggiore utilizzo dei dispositivi mobili per una migliore accessibilità e facilità d'uso. Grazie a ciò, l'NJDCA sta osservando una diminuzione del backlog delle ispezioni, che è passato da diversi anni a 0-6 mesi per le ispezioni degli edifici residenziali, e una riduzione del ciclo di ispezione degli ascensori fino al 90%.
Con la nuova piattaforma, tutti i dati sono ora centralizzati attraverso il cloud di Microsoft Government, un ambiente sicuro che gestisce diversi sistemi legacy, così come la sicurezza dei dati e la conformità. La gestione dei pagamenti è notevolmente migliorata grazie all'integrazione di Power Pages con il sistema di pagamento del governo del New Jersey tramite Microsoft Azure. Questa integrazione ha migliorato l'esperienza degli utenti con funzionalità come il pagamento rapido, che consente agli utenti di visualizzare i dettagli delle fatture ed effettuare pagamenti senza login.
Anche la gestione delle entrate è automatizzata con Microsoft Power Automate, che consente di ridurre i costi, risparmiare tempo ed eliminare potenziali errori umani nelle procedure di fatturazione, distribuzione delle stampe, gestione delle spese postali e monitoraggio. Le entrate sono aumentate del 46% per il programma di ispezione degli edifici residenziali e del 15% per il programma di ispezione antincendio. Inoltre, la trasformazione ha fornito all'agenzia dashboard di business intelligence (BI) e funzionalità di reporting all'avanguardia, alimentate da Microsoft Power BI.
A continuazione di questa iniziativa di modernizzazione, IBM Consulting per Microsoft sta ora implementando l'ottimizzazione della pianificazione basata su Azure Open AI, la visibilità in tempo reale degli stati degli ispettori e delle ispezioni, nonché le funzionalità mobili offline.
Informazioni sul Department of Community Affairs del New Jersey
Il Department of Community Affairs del New Jersey (NJDCA) (link esterno a ibm.com) è l'agenzia statale creata per fornire consulenza amministrativa, supporto finanziario e assistenza tecnica a governi locali, organizzazioni per lo sviluppo della comunità, aziende e individui per migliorare la qualità della vita nel New Jersey. L'NJDCA offre programmi e servizi dedicati a questioni di pubblico interesse, come la sicurezza antincendio e degli edifici, la costruzione di edifici residenziali, la pianificazione e lo sviluppo delle comunità, nonché la gestione e la finanza del governo locale.
Legale
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