Il Department of Community Affairs del New Jersey (NJDCA) è un'agenzia statale che fornisce consulenza amministrativa, supporto finanziario e assistenza tecnica agli attori locali. Offre programmi e servizi dedicati a questioni di pubblico interesse, come sicurezza antincendio, degli edifici e degli ascensori, ispezioni degli edifici residenziali, sviluppo della comunità, gestione e finanza del governo locale.

All'interno del dipartimento sono presenti diversi uffici e unità che hanno il compito di effettuare le ispezioni di sicurezza su tutto il territorio e di assicurare il rispetto dei codici statali applicabili del New Jersey:

• Il Bureau of Fire Code Enforcement ispeziona grattacieli e strutture con usi pericolosi per la vita (come atri multipiano, cucine industriali ecc.). L'ufficio gestisce anche i programmi di formazione pubblica e supervisiona la formazione dei vigili del fuoco.​
  
  
• Il Bureau of Housing Inspection assicura la corretta manutenzione di hotel ed edifici residenziali per salvaguardare la salute, la sicurezza e il benessere dei residenti.​
  
  
• L'Elevator Safety Unit verifica la conformità degli ascensori agli standard di sicurezza per proteggere dai rischi di lesioni legate all'attrezzatura e alla manutenzione.​

L'NJDCA ha colto l'opportunità di sfruttare tutta la potenza delle sue applicazioni core business investendo nell'innovazione per modernizzare i suoi sistemi, in modo da ottenere insight utili e consentire un processo decisionale più rapido. In collaborazione con IBM Consulting per Microsoft, ha creato sistemi mobile basati su cloud all'avanguardia per gestire al meglio i processi di registrazione, ispezione, applicazione delle norme, fatturazione e pagamento.

Le principali sfide da affrontare sono state: processi di ispezione obsoleti, spesso basati su documenti cartacei e suddivisi tra vari uffici, infrastruttura IT frammentata e uso inefficiente di manodopera e tempo. Inoltre, i sistemi esistenti erano costosi da mantenere e soggetti a frequenti tempi di inattività, oltre a non soddisfare le esigenze degli utenti pubblici e dei dipendenti governativi.

L'implementazione della nuova soluzione di ispezione basata su cloud migliora la sicurezza pubblica e la gestione delle ispezioni ottimizzando i workflow e modernizzando i processi end-to-end, oltre a consentire un maggior utilizzo dei dispositivi mobili per una migliore accessibilità e facilità d'uso. Grazie a ciò, l'NJDCA sta riducendo l'arretrato delle ispezioni, che passa da diversi anni a 0-6 mesi per le ispezioni degli edifici residenziali. La nuova soluzione di ispezione dell'NJDCA ha anche permesso di ridurre i tempi del ciclo di ispezione degli ascensori fino al 90%.

Con la nuova piattaforma, tutti i dati sono ora centralizzati tramite Microsoft Government Cloud, un ambiente sicuro che include vari sistemi legacy, sicurezza dei dati e conformità. La gestione dei pagamenti è notevolmente migliorata grazie all'integrazione di Power Pages con il sistema di pagamento del governo del New Jersey tramite Microsoft Azure. Questa integrazione migliora l'esperienza utente con funzionalità come il pagamento rapido, che consente agli utenti di visualizzare i dettagli delle fatture ed effettuare pagamenti senza login.

Inoltre, la gestione delle entrate è automatizzata con Microsoft Power Automate, che consente di ridurre i costi, risparmiare tempo ed eliminare potenziali errori umani nelle procedure di fatturazione, distribuzione della stampa, gestione dell'affrancatura e monitoraggio. Le entrate sono aumentate del 46% per il programma di ispezione degli edifici residenziali e del 15% per il programma di ispezione antincendio. Inoltre, questa trasformazione fornisce all'agenzia dashboard di business intelligence (BI) e funzionalità di reporting all'avanguardia basate su Microsoft Power BI.

A continuazione di questa iniziativa di modernizzazione, IBM Consulting per Microsoft sta ora implementando l'ottimizzazione della pianificazione basata su Azure Open AI, la visibilità in tempo reale degli stati degli ispettori e delle ispezioni, nonché le funzionalità mobili offline.

Il Department of Community Affairs del New Jersey (NJDCA) è l'agenzia statale creata per fornire consulenza amministrativa, supporto finanziario e assistenza tecnica a governi locali, organizzazioni per lo sviluppo della comunità, aziende e individui al fine di migliorare la qualità della vita nel New Jersey. L'NJDCA offre programmi e servizi dedicati a questioni di pubblico interesse, come la sicurezza antincendio e degli edifici, la costruzione di edifici residenziali, la pianificazione e lo sviluppo della comunità, nonché la gestione e la finanza del governo locale.