Lavorare in modo più intelligente per mantenere gli edifici in condizioni ottimali

Mentre un'implementazione iniziale della soluzione IBM Maximo EAM SAAS Flex si è dimostrata efficace nell'aiutare l'azienda ad affrontare i suoi casi d'uso più basilari, HFL voleva portare le cose al livello successivo.

Mark Roberts afferma: “Eravamo determinati a fare in modo che questo sistema fosse un successo, quindi abbiamo riconsiderato il mercato alla ricerca di un partner che non solo avesse una buona conoscenza delle soluzioni Maximo, ma anche una comprovata esperienza di lavoro con aziende del nostro settore. Questa ricerca ci ha portato a MaxLogic.”

Adesso HFL sfrutta tutto il potenziale di IBM Maximo, utilizzando MaxLogic Managed Service (MMS) per ottenere il massimo dalla soluzione con meno sforzi amministrativi e gestionali. Il viaggio dell'azienda verso la trasformazione dei processi aziendali è ormai ben avviato, a partire dalla base di pianificazione e ingegneria - compresa la gestione degli ordini di lavoro - per poi estendersi alla contabilità e alla gestione dei contratti.

Roberts afferma: “MaxLogic ha dato uno sguardo nuovo a tutto ciò che facciamo, aiutandoci a condurre una revisione molto approfondita e a reinventare i nostri processi. Non hanno avuto paura di arrotolarsi le maniche e lavorare con noi. Un altro aspetto positivo del team di MaxLogic è che si tratta ovviamente di specialisti tecnici che conoscono Maximo a menadito, ma che combinano questo aspetto con una storia nel nostro settore, in modo da comprendere il lavoro che svolgiamo e i requisiti che abbiamo".

Un passo importante nella trasformazione di HFL ha comportato l'unione delle informazioni provenienti da centinaia di siti dei clienti in un archivio dati digitale condiviso, supportato da IBM Maximo Application Suite. L'azienda ha sostituito montagne di scartoffie con registri virtuali, insieme a un modello standardizzato per la creazione di siti e ordini di lavoro in Maximo.

Per rendere immediatamente disponibili queste informazioni digitali per i team sul campo, MaxLogic ha presentato HFL a Maximo Mobile in una delle prime implementazioni congiunte di Maximo Application Suite e Maximo Mobile in Europa. Con questa mossa, gli ingegneri possono ora accedere agli ordini di lavoro e ai documenti di supporto sempre e ovunque, per lavorare in modo più efficiente.

Roberts descrive come funziona il nuovo approccio: “Non appena un ingegnere apre un ordine di lavoro in Maximo Mobile, può vedere cosa ci si aspetta in quella data e le attività specifiche pertinenti. La soluzione richiede inoltre agli utenti di svolgere le proprie attività e confermare di averle completate singolarmente. Una volta completato un elenco di attività per un ordine di lavoro, la soluzione data l'ordine di lavoro, crea un rapporto e lo salva nel registro virtuale.

Oggi, gli utenti di tutta l'azienda, inclusi i team di supporto aziendale e i responsabili dei contratti, possono accedere facilmente a questi file digitali tramite Maximo. HFL ha inoltre creato un portale Web che offre ai clienti l'accesso self-service ai registri pertinenti per la prima volta.

Ora che HFL ha trasformato i fondamenti della gestione degli ordini di lavoro, l'azienda sta rivolgendo la sua attenzione all'ottimizzazione di processi di pianificazione e analisi più complessi.

James Kissane, Director of Business Development di HFL, osserva: “Con gli ordini di lavoro acquisiti tempestivamente e tutte le informazioni raccolte presso siti e operazioni dei nostri clienti unificate in un unico sistema, possiamo rispondere a nuovi tipi di domande con i nostri dati. Ad esempio, è possibile vedere in che modo un sito specifico si sta comportando rispetto al contratto che abbiamo originariamente stabilito. Stiamo realizzando un profitto? I costi sono superiori o inferiori a quelli stimati? Queste sono informazioni che semplicemente non avevamo a disposizione prima di lavorare con MaxLogic.”

Grazie alla sua collaborazione con MaxLogic, HFL ha sostanzialmente migliorato la qualità delle informazioni disponibili per i suoi team e clienti, contribuendo a migliorare il processo decisionale.

Roberts conferma: “La comprensione dei dati e il modo in cui li abbiamo gestiti non erano ideali quando abbiamo introdotto Maximo per la prima volta. Inizialmente, avevamo 200.000 ordini di lavoro aperti in Maximo; con l'aiuto di MaxLogic, l'abbiamo ridotti a meno di 20.000 record attivi. Hanno consentito al nostro team di capire esattamente quali dati raccogliamo e conserviamo, oltre a creare migliori regole di pulizia attorno ad essi.”  

Aggiunge: “Questi dati saranno fondamentali per costruire una comprensione più dettagliata delle nostre prestazioni, dal punto di vista non solo operativo, ma anche finanziario. Al momento conosciamo il nostro margine complessivo, il nostro fatturato e il nostro profitto; ciò che Maximo aggiungerà a tutto questo è una visione altamente granulare della redditività a livello di sito. In questo modo, possiamo comprendere i costi a livello di sito e adottare misure più mirate per controllare i costi sul lavoro, generando risparmi importantissimi per noi e per i nostri clienti finali.”

Questa solida base di dati e insight, abbinata a processi altamente ottimizzati per la gestione degli ordini di lavoro e dei contratti, consentirà a HFL di gestire un business più snello e agile.

“Ora siamo molto vicini a fare tutto all'interno di Maximo,” afferma Roberts. “Questo non solo semplifica le cose per i nostri team, ma li aiuta a reagire più rapidamente quando i piani cambiano, eventualità che si verifica spesso nel nostro settore di lavoro. Ad esempio, un ingegnere sta pianificando di visitare un sito del cliente, ma riceve una chiamata di emergenza dell'ultimo minuto in un altro sito, lasciandolo non disponibile per il lavoro originale. Con Maximo, possiamo seguire questi cambiamenti man mano che si verificano, in modo da non essere colti in contropiede, e possiamo orchestrare le nostre risorse per ridurre al minimo le interruzioni del lavoro.

“Allo stesso modo, ora che gli ingegneri gestiscono gli ordini di lavoro in tempo reale in Maximo, significa che siamo in grado di chiuderli più velocemente e comunicarli ai clienti in modo più tempestivo. Più velocemente riusciamo a portare a termine i lavori, meglio è, e i nostri clienti ne sono molto più felici.  

Guardando al futuro, Maximo fornirà un trampolino di lancio per miglioramenti e innovazioni ancora maggiori in HFL. Continuando la sua collaborazione con MaxLogic, l'azienda prevede di introdurre nuove funzionalità di monitoraggio intelligente delle risorse e manutenzione predittiva per incrementare i tempi di attività delle risorse e la produttività della forza lavoro.

Roberts conclude: “Uno degli aspetti più preziosi che abbiamo acquisito lavorando con MaxLogic è capire esattamente di cosa è capace Maximo. Ora che conosciamo le possibilità, desideriamo utilizzare ancora di più le capacità della soluzione. Ci aiuterà a gestire meglio la nostra attività e a fornire livelli di servizio ancora migliori ai nostri clienti.”

HFL Building Solutions (link esterno a IBM.com) è una delle principali società di servizi per l'edilizia con sede a Manchester, in Inghilterra. Fornisce servizi di gestione degli edifici, operativi e tecnici per centinaia di clienti in tutto il Regno Unito, coprendo siti tra cui parchi commerciali, strutture per il tempo libero, istituti scolastici e proprietà commerciali.

IBM Gold Business Partner MaxLogic è una società di soluzioni e consulenza con la passione per la trasformazione digitale e il focus sulla gestione delle risorse aziendali. La società è stata fondata nel 2020 e opera dalla sua sede principale a Leeds, nel Regno Unito.