In risposta ai cambiamenti provocati dalla pandemia, il Ministero dell’Istruzione e della Scienza della Georgia ha dovuto affrontare l’urgente necessità di aggiornare il proprio sistema informatico per la gestione dell'istruzione (EMIS). In un breve periodo di tempo, l'organizzazione ha dovuto adattare i propri sistemi legacy alla nuova realtà dell'apprendimento a distanza. Si è rivolta a un partner IT affidabile per trovare una soluzione.

Merab Gogolauri, Software Development & Cloud Infrastructure Director presso IBM Business Partner Orient Logic, spiega: "L'EMIS disponeva di un sistema di base che includeva diverse applicazioni Azure integrate in un'app eSchool, che includeva un diario elettronico come applicazione LMS [sistema di gestione dell'apprendimento]. I sistemi esistenti in vigore prima del 2020 erano monolitici e strettamente accoppiati. L'integrazione dei dati tra i sistemi avveniva tramite procedure di sincronizzazione del database ogni sera e tutti i sistemi dovevano essere fermati fino al completamento delle procedure di sincronizzazione. Periodicamente, almeno una o due volte al mese, si verificava un errore di sincronizzazione e il team IT doveva lavorare durante la notte per risolverlo per evitare interruzioni del sistema o corruzione dei dati."

Il sistema faticava a far fronte ai picchi di carico anche prima dell'implementazione dell'apprendimento a distanza. La Georgia ha un sistema educativo altamente centralizzato, con tutte le scuole pubbliche che fanno capo al Ministero dell'Istruzione. Il software utilizzato per i compiti, i voti, i programmi e così via aveva 600.000 utenti, con circa 15.000-20.000 utenti connessi contemporaneamente in un giorno.

David Tatishvili, Deputy Head dell'EMIS presso il Ministero dell'Istruzione e della Scienza georgiano, afferma: "In Georgia, l'iscrizione al primo anno di scuola primaria provoca una forte impennata annuale. C'è un giorno all'anno in cui tutto il Paese prova nello stesso momento a iscrivere i bambini alla prima classe. La capacità doveva essere pianificata per il numero massimo di utenti simultanei, fino a 100.000 contemporaneamente. Ciò significava che avevamo un’applicazione ad alto carico di lavoro che richiedeva un’enorme infrastruttura solo per poter gestire quell'unico giorno."

Un'ulteriore difficoltà era rappresentata dal feedback negativo degli utenti da parte dei genitori in caso di guasto del sistema. "Era impossibile introdurre cambiamenti rapidi senza rovinare qualcosa", osserva Tatishvili. "Questo ha fatto sì che gli utenti arrabbiati prendessero d'assalto i canali di comunicazione e i social media di EMIS in tutta la Georgia."

Era sempre più chiaro che servivano nuove soluzioni. Gogolauri spiega: "EMIS utilizzava già la tecnologia CM IBM QRadar, che è ancora valida in termini di sicurezza generale e architettura. All'inizio del Covid è apparso evidente che il software precedente non era fatto per l'apprendimento a distanza. Abbiamo dovuto modificarlo e adattarlo rapidamente quando il Ministero è passato all'apprendimento a distanza tramite Microsoft Teams. Mi sono reso conto che uno sviluppo agile del software e un'infrastruttura agile avrebbero aiutato il Ministero dell'Istruzione e della Scienza e l'EMIS, riducendo i problemi e risolvendo le loro preoccupazioni in fatto di integrazione."

Per alleviare la situazione, Orient Logic ha collaborato con il dipartimento IT dell'EMIS per ridisegnare il panorama IT del Ministero dell'Istruzione basato sull'infrastruttura Red Hat® OpenShift® Kubernetes e sugli strumenti di Agile Integration (link esterno a ibm.com). L'obiettivo era quello di passare a un nuovo sistema basato sui microservizi, che fosse più moderno e più agile e potesse essere sviluppato e ampliato rapidamente.

"Ora tutto funziona su OpenShift", spiega Gogolauri, "che funge da hub centrale di integrazione dei dati per tutte le applicazioni. Questa tecnologia cloud-native funziona nell'ambiente cloud del Ministero. Sono stati inoltre implementati strumenti di integrazione Red Hat per lo scambio di dati, la gestione delle API e la sicurezza per l'integrazione con entità esterne. Questi strumenti si basano su progetti open-source di primo piano e forniscono funzionalità ineguagliabili per integrare tutti i sistemi che l'EMIS potrebbe richiedere in futuro."

Il monitoraggio delle prestazioni del sistema è inoltre meno laborioso da quando è stata implementata IBM® Instana per le funzionalità di osservabilità e monitoraggio delle prestazioni delle applicazioni. "Abbiamo recentemente implementato IBM Instana e siamo molto soddisfatti dei risultati e della maggiore visibilità", afferma Gogolauri. "Ora siamo in grado di vedere cosa sta causando problemi in tempo reale. In caso di deviazione dalle metriche dei livelli di servizio impostate per le applicazioni, Instana invia notifiche dettagliate alle persone interessate, le quali possono visualizzare immediatamente la causa principale del problema e avviare all'istante le procedure di correzione. Questo ci sta già aiutando nella risoluzione dei problemi e sta migliorando significativamente i tempi di risoluzione accelerando l'identificazione del problema. Nel complesso, questi strumenti hanno consentito al Ministero di implementare eventuali modifiche rapidamente, senza danneggiare il sistema, anche con nuovi aggiornamenti software."

"I bug non danneggiano più il sistema", conferma Tatishvili. "Prima la sincronizzazione era pessima, ma ora funziona perfettamente. Sono passati quasi 11 mesi da quando abbiamo implementato l'integrazione Red Hat invece di utilizzare le procedure di sincronizzazione dei dati legacy, e da allora non abbiamo avuto grossi problemi nemmeno una volta."

Sebbene la Georgia sia tornata all'apprendimento offline in aula, Gogolauri è convinto che l'apprendimento a distanza possa essere facilmente riproposto: "La capacità di Teams è ancora presente e potrebbe essere ridistributita se necessario". Il sistema è ora più robusto: se qualcosa va storto, il problema è molto locale e può essere eseguito il rollback. Alcuni sistemi sono integrati direttamente tramite API. Un tempo gli EMI prevedevano un'implementazione manuale, ma ora è tutto automatico."

Le modernizzazioni e i miglioramenti sono molto apprezzati dal personale IT e dai partner, che non devono più lavorare di notte a soluzioni rapide. La funzionalità di rollback è stata particolarmente gradita. "Abbiamo fornito all'EMIS una soluzione pronta per il futuro e tecnicamente superiore", afferma Gogolauri. "Ora qualsiasi modifica a qualsiasi sistema è rapida, facile e anche se un sistema fallisce, questo non sortisce alcun impatto sugli altri sistemi. In caso di problemi con la versione aggiornata di un'applicazione, l'EMIS può ripristinare la versione stabile precedente con un solo clic."

Anche gli aggiornamenti software sono ora decisamente più efficienti. Gogolauri spiega: "Ci volevano diverse ore per distribuire manualmente le nuove versioni. Di conseguenza, non era pratico distribuire gli aggiornamenti software in piccoli incrementi. Invece, grandi quantità di aggiornamenti software venivano distribuite una volta ogni pochi mesi. Dopo l'implementazione di CI/CD e GitOps, il processo di sviluppo software è stato semplificato: lo scriviamo, OpenShift lo distribuisce e non è necessaria assistenza tecnica. Il nuovo software viene distribuito più volte al giorno in piccoli incrementi, accelerando i progetti di sviluppo software."

Anche dal punto di vista del Ministero dell'Istruzione e della Scienza, la nuova situazione rappresenta un miglioramento e l'EMIS non ha esitato a raccomandarne l'implementazione in altri settori del governo georgiano. "L'EMIS racconta alle persone quanto siano soddisfatti dei risultati", afferma Tatishvili. "Anche il feedback informale degli utenti da parte di insegnanti e genitori è stato molto positivo."

Gogolauri aggiunge: "Siamo orgogliosi e felici di aver aiutato il nostro cliente. Anche la sincronizzazione è stata un grattacapo, ma li abbiamo anche aiutati ad avere molto più successo. Tutti questi cambiamenti hanno portato a un aumento significativo della soddisfazione degli utenti, poiché non ci sono più interruzioni delle applicazioni e nuove funzionalità vengono aggiunte alle applicazioni su base giornaliera. Il prossimo passo sarà che l'EMIS riveda i suoi vecchi sistemi principali, riscrivendo tutto in microservizi e implementando nuove funzionalità e software. Abbiamo raggiunto uno sviluppo continuo."

Il Ministero dell'Istruzione e della Scienza della Georgia (link esterno a ibm.com) mira a creare un ambiente didattico moderno e innovativo in stretta collaborazione con la società civile, fornendo apprendimento permanente e pari accesso a un'istruzione di qualità, al fine di preparare ogni individuo alla vita futura, promuovere l'occupazione, lo sviluppo personale e professionale. Nel 2012 è stato fondato il Sistema Informatico per la Gestione dell'Istruzione (EMIS). Sviluppando tecnologie avanzate di informazione e comunicazione e un sistema di gestione dell'istruzione elettronico, l'EMIS punta a supportare ulteriormente il settore dell'istruzione.

L'IBM Business Partner Orient Logic (link esterno a ibm.com), azienda leader nel settore IT, opera nel mercato georgiano dal 1995, assistendo i clienti aziendali del settore pubblico e privato con tecnologie trasformative e sviluppo software. L'azienda è specializzata in sicurezza, gestione cloud e automazione digitale del business ed è partner Red Hat Premier con specializzazioni in infrastrutture cloud e middleware.