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Controllo efficace con Business Analytics, nonostante la crescita accelerata
BKW + IBM
Grazie a IBM Planning Analytics, la società elettrica svizzera ha sempre una panoramica aggiornata dei KPI in tutta l'azienda.
La sfida per BKW
BKW fornisce energia alla sua regione da oltre 125 anni. Secondo dati recenti, circa un milione di persone utilizza la sua elettricità, originariamente prodotta nelle centrali idroelettriche. Nel corso degli anni l'attività è cambiata radicalmente: in seguito si sono aggiunti anche il settore delle infrastrutture di rete e quello della tecnologia edilizia, di conseguenza BKW possiede oggi quasi 13.700 chilometri di linee elettriche. I settori che hanno visto i cambiamenti più recenti sono stati l'ingegneria e i servizi, entrambi notevolmente ampliati. Più di cento aziende di varie dimensioni sono state incorporate nel gruppo BKW, facendo aumentare il numero di dipendenti da circa 2.500 nel 2013 a oltre 11.500 nel 2023. Tuttavia, l'acquisizione di tutte queste diverse attività ha comportato anche per BKW un modo per integrare diversi sistemi e metodi di segnalazione.
L'attività di BKW nel settore dei servizi ha rappresentato una sfida particolare per il reparto finanziario relativamente al monitoraggio dell'andamento del Gruppo e alla comunicazione dei dati mensili. La gestione finanziaria poteva sicuramente essere migliorata installando SAP S/4HANA 2017, ma all’epoca il reporting a breve termine era impossibile. Alcune delle aziende acquisite da BKW non funzionavano affatto con il software SAP, quindi utilizzavano sistemi diversi e il reporting risultava frammentato. I metodi precedentemente utilizzati basati su Microsoft Excel erano soggetti a errori e difficili da utilizzare. Ad esempio, per alcune parti dei settori Rete ed Energia non erano disponibili dati mensili. Una panoramica dell'attività era possibile solo con la redazione dei report a sei e 12 mesi e il fatturato del settore energetico era evidente nella contabilità solo il ventesimo giorno lavorativo del mese successivo alla vendita. Quindi, in poche parole, i controllori avevano bisogno di una panoramica recente e a breve termine della situazione aziendale di ciascuna società del Gruppo. Erano necessarie informazioni più aggiornate per poter valutare i risultati finanziari di ciascuna divisione e prendere decisioni valide a livello esecutivo e dirigenziale.
Era necessario un sistema di controllo finanziario flessibile ma efficace che includesse Business Analytics, un pacchetto software che utilizza i dati disponibili e può essere arricchito dal CFO e dal management. La soluzione è basata su supposizioni basate su modelli provenienti da fonti interne ed esterne, fornite nell'ottavo giorno del mese successivo. La soluzione software doveva essere sicura ma semplice da usare e garantire ai programmatori il pieno controllo sui dati.
Al momento dell'elaborazione dell'offerta, alcuni criteri sono stati particolarmente importanti per i controllori di BKW. Innanzitutto, l'obiettivo principale della soluzione di analytics doveva essere il supporto strategico e operativo per il top management. Group Controlling doveva essere in grado di apportare modifiche flessibili alla struttura dei dati in poche ore, tenendo conto, ad esempio, di nuove fonti di dati o categorie. Oltre a ciò, il nuovo pacchetto di analytics doveva rappresentare vari KPI, come indicatori finanziari, non finanziari, tecnici e specifici del mercato. I resoconti aziendali mensili dovevano essere disponibili al più tardi entro il giorno 10 del mese successivo. Inoltre, doveva essere possibile simulare i cambiamenti organizzativi e aggiornare i report precedenti. Anche il workflow e la comunicazione con tutte le persone coinvolte nel processo dovevano essere inclusi, proprio come la distribuzione rapida e semplice dei report.
Alla fine, però la domanda fondamentale era chi potesse offrire la soluzione migliore relativamente alla rendicontazione delle prestazioni di BKW, poiché questa veniva ancora effettuata tramite un foglio di calcolo Excel . IBM ha fatto la migliore impressione con il pacchetto IBM Planning Analytics , una versione più recente e migliore di IBM Cognos TM1. Sono state la flessibilità e la facilità d'uso del software a convincere il team. I controllori possono aggiungere nuove organizzazioni molto rapidamente insieme a tutti i dati principali, riallocarli, mostrare diverse strutture organizzative in parallelo o adattare le visualizzazioni e le analisi ai nuovi requisiti. Queste qualità sono particolarmente vantaggiose se si considera la rapida ed eterogenea crescita del Gruppo.
L'installazione di IBM Planning Analytics è avvenuta senza problemi ed è stata completata rapidamente. Un piccolo team di Group Controlling ha gestito il progetto parallelamente al lavoro quotidiano ed è stato istruito dagli esperti di IBM. Grazie a questa supervisione personale, i responsabili del trattamento di BKW hanno imparato rapidamente, utilizzando i loro dati, come generare i modelli necessari per scopi specifici. In effetti, sono stati in grado di creare dei report in pochi giorni e, poche settimane dopo, sono riusciti ad apportare modifiche ai modelli o ai dati stessi.
La corretta implementazione del software significava che lo scopo di allestire il nuovo sistema per la rendicontazione mensile, era stato raggiunto. IBM Planning Analytics ha reso possibili anche altre modifiche utili, come l'accelerazione del processo di budgeting. In passato, per approvare il bilancio occorrevano fino a 26 settimane, ora ne bastano otto. È stata inclusa anche la pianificazione a medio termine ed è possibile generare cifre strategiche per il futuro fino all'anno 2050. Per questo motivo, l'invito iniziale di BKW a una panoramica a breve termine di tutti i suoi settori di attività è stato ampliato per includere una pianificazione completa per il futuro. Grazie alla struttura modulare del nuovo sistema, alla sua flessibilità e facilità d'uso, i programmatori sono riusciti a utilizzare al meglio queste e altre possibilità senza dover prima acquisire particolari skill informatiche.
La velocità prima della precisione: il passaggio da contabile a navigator
Grazie all'implementazione, BKW ha potuto accelerare enormemente la rendicontazione e il budget. E i suoi programmatori hanno ora a disposizione uno strumento multifunzionale con cui possono risolvere in modo creativo tutti i tipi di sfide aziendali. Da un lato, possono redigere una serie di estratti conto economici per i vari rami dell'azienda. È anche interessante vedere come hanno utilizzato il software per costruire un proprio efficiente sistema di rendicontazione che copre tutte le piccole organizzazioni della divisione Engineering, poiché ogni anno vengono aggiunte nuove aziende che devono essere registrate insieme ai dati finanziari e ai KPI. Grazie alla soluzione ERP di IBM, questo può essere eseguito facilmente utilizzando una speciale schermata di input. Il sistema di analytics unisce tutti i dati e fornisce una visione specifica del settore ingegneristico di BKW nel suo complesso. In questo modo, l'ufficio tecnico può elaborare i documenti sulla sua attuale situazione aziendale con uno sforzo relativamente ridotto e comunicare i propri dati direttamente al Gruppo.
IBM Planning Analytics non può sostituire completamente un intero sistema contabile SAP, ma non è questo il suo vero scopo. Ai controllori finanziari interessa fornire al livello dirigenziale dati strategici e operativi validi per facilitare il processo decisionale. Nonostante l'attesa del rendiconto mensile e il coinvolgimento di diversi dipartimenti finanziari (fiscale e contabile), per non parlare della necessità di un ampio consolidamento, i controllori sono ora in grado di fornire i dati finanziari appropriati entro l'ottavo giorno lavorativo del mese successivo - e i dati sono anche molto accurati. Questa modalità getta una nuova luce sul ruolo creativo che i controllori possono avere oggi in un'azienda. Nel caso di BKW, si sono trasformati da contabili a navigator affidabili e continuano ad affrontare e risolvere le nuove sfide che si presentano con le loro skill e la loro creatività.
BKW Group (link esterno a ibm.com) è una società internazionale di energia e infrastrutture con sede a Berna, in Svizzera, che attualmente conta più di 11.500 dipendenti. Pianifica, realizza e gestisce l’infrastruttura tecnica per la produzione e la fornitura di energia per imprese, privati e settore pubblico e fornisce modelli di business digitali per le energie rinnovabili. Attualmente, il portafoglio del Gruppo spazia dalla pianificazione e consulenza nel settore dell'ingegneria per progetti energetici, infrastrutturali e ambientali a pacchetti integrati per i servizi agli edifici e la costruzione, assistenza e manutenzione di reti elettriche, di telecomunicazione e di traffico, oltre a sistemi di approvvigionamento idrico.
Legale
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Prodotto in Germania, gennaio 2024.
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