Mengapa Menggunakan Process Mining?

Penambangan proses adalah alat untuk manajemen proses bisnis modern (BPM). Ilmu ini berada di persimpangan antara ilmu data dan ilmu manajemen. Penambangan proses terdiri dari sekelompok strategi dengan tujuan yang sama—untuk mengumpulkan insight proses dalam sistem informasi melalui unit yang disebut log peristiwa.

Teknik yang digunakan organisasi untuk penambangan proses tergantung pada tahap di mana model prosesnya berada. Berikut adalah tiga teknik penambangan proses utama:

• Penemuan proses: Ini adalah teknik yang paling umum dan berfungsi ganda sebagai blok bangunan. Penemuan menghasilkan model proses yang dapat digunakan untuk memeriksa kesesuaian dan penyempurnaan di masa mendatang. Anda dapat melihat penemuan proses sebagai “mencari tahu apa yang terjadi.”
• Pemeriksaan kesesuaian: Dengan pemeriksaan kesesuaian, algoritma berfokus pada setiap penyimpangan terhadap hasil model proses yang diharapkan. Anda dapat menganggap teknik ini sebagai “mencari tahu di mana kita akan keluar dari rel”.
• Peningkatan model: Dengan penemuan dan pemeriksaan kesesuaian, Anda mungkin ingin melangkah satu tingkat lebih dalam dengan peningkatan proses, yang dimulai dengan peningkatan model. Anda dapat melihat teknik ini sebagai cara untuk “menemukan peluang untuk meningkatkan.”

Bersama-sama, teknik data mining ini membantu organisasi mempertahankan tingkat standardisasi, prediktabilitas, dan peningkatan berkelanjutan yang tinggi. Perusahaan dapat menggunakan process mining untuk optimalisasi proses tunggal, satu departemen, atau seluruh organisasi.

Perusahaan yang telah mengidentifikasi dan dapat melacak KPI proses mereka memiliki manfaat dari analisis proses yang lebih dalam. Mereka dapat melacak kelemahan dalam proses bisnis mereka dan menemukan jalur berisiko rendah untuk peningkatan, membuat mereka lebih tangkas dan kompetitif di pasar digital.

Berikut ini adalah bagaimana process mining membantu mereka mencapai dan mempertahankan ketangkasan dan keunggulan kompetitif ini:

• Meningkatkan kecerdasan bisnis: Insight yang didukung data dan peningkatan yang disarankan membantu pemangku kepentingan mencapai kesepahaman dan membuat keputusan operasi bisnis lebih cepat.
• Mengidentifikasi kemacetan proses: Process mining membantu organisasi untuk mengetahui di mana kemacetan yang sebelumnya tidak terdeteksi sehingga mereka dapat mengatasi akar masalah dan mendapatkan kembali efisiensi dalam proses yang umum.
• Menunjukkan penyimpangan proses: Organisasi mengetahui bagaimana proses bisnis seharusnya berjalan, tetapi dalam proses apa pun terdapat potensi penyimpangan yang menyebabkan alur kerja melenceng. Process mining menampilkan proses nyata dan langkah-langkah proses yang sebenarnya—termasuk setiap penyimpangan. Hal ini merupakan peluang untuk perbaikan.

Penambangan proses menerapkan algoritme pada kumpulan data log yang dimiliki dari sistem TI. Granularitas data log (halus hingga kasar) menentukan seberapa mudah data dapat dianalisis dan dimanfaatkan (dengan data kasar lebih mudah dianalisis dan dimanfaatkan daripada data halus).

Pendekatan penambangan proses multisistem mungkin mencakup data peristiwa dari seluruh organisasi. Oleh karena itu, ada kemungkinan bahwa sumber data adalah sistem (misalnya, perencanaan risiko perusahaan (ERP) dan manajemen hubungan pelanggan (CRM)) dan departemen (misalnya, sumber daya manusia).

Apa itu log peristiwa?

Mari kita mundur dan lihat sumber kita: log peristiwa. Log peristiwa adalah catatan digital yang membantu organisasi memahami apa yang terjadi dalam jaringan. Dalam banyak hal, ini seperti snapshot yang menangkap momen atau tindakan tertentu.

Cara sederhana lain untuk melihatnya—sesuatu terjadi (peristiwa) pada waktu tertentu (stempel waktu). Pada tanggal dan waktu itu mungkin terlampir informasi tambahan yang berguna. Misalnya, seseorang mencoba dan gagal masuk ke aplikasi SaaS. Selain peristiwa dan stempel waktu, akan ada insiden yang terkait dengan log. Ditambah dengan analisis dan visualisasi yang dapat diberikan teknologi process mining, log peristiwa dapat membantu melukiskan gambaran yang lebih lengkap tentang apa yang terjadi dalam transaksi yang kompleks.

Penambangan proses dapat diterapkan pada organisasi mana pun (dalam industri apa pun) yang mempekerjakan dan mencatat proses bisnis. Di bawah ini adalah beberapa contoh penggunaan penambangan proses yang umum:

• Manufaktur dan distribusi: Proses membawa produk ke pasar tidak pernah diteliti lebih dekat daripada saat ini. Kesehatan dan produktivitas orang di seluruh dunia bergantung pada kecepatan pembuatan dan distribusi vaksin dan peralatan kesehatan terkait. Penambangan proses dapat menghilangkan hambatan di antara banyak pemain yang terdistribusi, dengan hasil yang sangat penting untuk semua.
• Penjualan: Process mining dapat memeriksa siklus penjualan untuk mengidentifikasi penyimpangan dan inefisiensi lainnya. Hal ini dapat membantu perusahaan mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik dan membuat peningkatan proses yang memperkuat metrik seperti jumlah hari untuk menyelesaikan penjualan (days to close)—keuntungan bagi perusahaan B2B yang siklusnya dapat berkisar dari tiga hingga sembilan bulan, menghadirkan peluang bagi pesaing untuk meningkatkan pangsa pasar.
• Keuangan: Process mining dapat membantu departemen keuangan membuat proses bisnis seperti audit lebih efisien dengan mengidentifikasi penyimpangan, seperti pembelian tidak sesuai prosedur, yang merupakan praktik pembelian barang dan jasa di luar proses pengadaan yang ditentukan.
• E-commerce: Penambangan proses dapat membantu organisasi lebih memahami bagaimana proses pelanggan tertentu bekerja untuk meningkatkan penjualan dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Misalnya, perusahaan e-commerce dapat menghasilkan model yang dengan cepat menampilkan metrik utama, seperti hubungan antara halaman web, jalur penting untuk membeli, pesanan ke uang tunai dan waktu untuk menyelesaikan masalah (di sisi dukungan).
• Kesehatan: Process mining dapat meningkatkan efisiensi pertemuan dengan pasien serta efisiensi dan biaya yang terkait dengan alur kerja antardepartemen dalam lingkungan perawatan kesehatan. Dampaknya meluas ke pasien/pengguna—pertemuan yang lebih pendek dan waktu tunggu biasanya bermanfaat bagi pasien dan penyedia layanan kesehatan. Hal ini juga membantu organisasi dengan hal-hal seperti alur kerja pembuatan citra berbiaya tinggi, misalnya.

Jika Anda mempertimbangkan untuk menambahkan penambangan proses ke peningkatan bisnis Anda, kami sarankan untuk memulai dengan IBM® Process Mining. Ini adalah solusi low-code yang telah membantu klien mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan untuk proses manual hingga 90%.

Untuk informasi lebih lanjut tentang penggunaan process mining dan jenis otomatisasi lainnya seperti RPA, lihat makalah Process Mining dan RPA: Temui Pasangan Kemampuan Otomatisasi Tercanggih.