Berbeda dari Visio yang terutama berbasis desktop, IBM Blueworks Live sepenuhnya berbasis cloud sehingga untuk memungkinkan kolaborasi real-time lintas tim. Hal ini mempercepat aktivitas berbagi file dan pengendalian versi, yang memudahkan banyak pengguna berkontribusi secara bersamaan, terutama dalam lingkungan jarak jauh atau hybrid.
IBM Blueworks Live dirancang bagi pengguna bisnis dan menawarkan antarmuka intuitif serta pengalaman pemodelan proses yang disederhanakan bagi pemangku kepentingan nonteknis untuk berkontribusi pada peningkatan proses. Visio, meskipun canggih, mungkin memerlukan lebih banyak keahlian teknis.
IBM Blueworks Live terutama berfokus pada dokumentasi dan tata kelola proses. Aplikasi ini menawarkan kontrol versi otomatis, jejak audit, dan penugasan kepemilikan proses, untuk meningkatkan dokumentasi proses dan penyelarasan dengan standar perusahaan. Pada dasarnya, Visio merupakan alat pembuatan diagram dan tidak memiliki fungsi tata kelola terintegrasi ini.
IBM Blueworks Live menyediakan berbagai templat bawaan dan berubah menjadi BPMN (Business Process Model and Notation) 2.0 secara otomatis, sehingga pengguna dapat memulai dokumentasi dan analisis proses. Templat Visio dapat digunakan dengan gestur seret dan lepas, serta verifikasi manual untuk memastikan kepatuhan terhadap BPMN.