Layanan SDM yang dipersonalisasi dan dapat diskalakan, diaktifkan oleh AI

Dengan sejarah 28 tahun dalam menyediakan solusi TI untuk bisnis di Belanda dan di seluruh dunia, SLTN telah berkembang menjadi salah satu integrator sistem swasta terbesar di Eropa. Perusahaan ini mempekerjakan lebih dari 600 profesional TI yang sangat terampil, dan tim SDM-nya bertanggung jawab untuk terus mendorong pertumbuhan dan penerimaan staf tambahan, tetapi juga menjaga agar para staf berbakat ini tetap bahagia dan produktif.

“Kami adalah tim SDM yang kecil namun khusus yang terdiri dari lima orang, dan banyaknya pertanyaan—mulai dari klarifikasi kebijakan dasar hingga masalah pribadi yang sensitif—bisa sangat membebani,” kata Yrjan Dommerholt, Mitra Bisnis Senior SDM di SLTN. “Kami menghabiskan begitu banyak waktu untuk menjawab pertanyaan dasar sehingga sulit untuk menyediakan waktu untuk pekerjaan yang lebih kompleks atau strategis. Produktivitas dan kepuasan karyawan terkadang terpengaruh karena waktu respons dua hingga tiga hari pada periode sibuk untuk pertanyaan terkait SDM.”  

Banyak masalah yang disampaikan karyawan kepada SDM bersifat sangat pribadi, terutama terkait kondisi kerja, manfaat dan masalah keluarga, seperti cuti orang tua, sakit dan berkabung. Tim SDM ingin memastikan bahwa mereka memiliki bandwidth untuk menangani masalah ini dengan hati-hati dan peka, serta selalu memberikan waktu dan dukungan kepada rekan kerja yang mereka butuhkan. Hal ini berarti menemukan cara untuk mengurangi beban kerja tim, yang membuat SLTN Jelajahi apakah AI dapat menawarkan solusi yang tepat.

Tim SDM meminta bantuan pakar AI dari praktik Professional Services SLTN. Mark Pieplenbosch, Practice Lead untuk Professional Services, mengatakan: “Kami ingin membangun sesuatu yang inovatif yang akan menunjukkan kepada klien kami nilai dari AI. Jadi, ketika SDM mendekati kami, itu adalah pasangan yang sempurna.”

SLTN, pemenang IBM Beacon Award tiga kali, telah memiliki kemitraan yang kuat dengan IBM selama bertahun-tahun dan melihat portofolio IBM watsonx sebagai keuntungan tambahan. “Bermitra dengan IBM pada AI sangat masuk akal mengingat kepemimpinan mereka dalam tata kelola AI dan AI.” kata Pieplenbosch. “Ketika pasar menjadi lebih matang, klien kami menyadari bahwa tata kelola sangat penting untuk penggunaan AI yang aman dan bertanggung jawab, jadi kami sangat tertarik untuk menguji potensi dengan IBM watsonx dan HR.”

Setelah mengevaluasi beberapa opsi, SLTN memilih IBM watsonx karena penekanannya pada privasi dan tata kelola. Tim meluncurkan proyek bukti konsep menggunakan IBM watsonx.ai Studio AI dan IBM watsonx Assistant untuk mengembangkan Sophie, chatbot SDM SLTN yang didukung oleh AI. Awalnya, model bahasa besar (LLM) chatbot dilatih untuk menjawab pertanyaan berdasarkan kondisi pekerjaan SLTN. Seiring berjalannya proyek, sistem ini juga diintegrasikan dengan sistem SDM inti perusahaan, sehingga memungkinkan chatbot untuk merespons pertanyaan karyawan dengan cara yang lebih personal.

“Hari ini, orang dapat mengajukan pertanyaan seperti 'berapa sisa hari liburan saya untuk tahun ini?' dan chatbot akan menanyakan sistem SDM kami untuk memberikan jawaban instan,” kata Dommerholt. “Mereka bahkan dapat mengirim permintaan liburan melalui chatbot, sehingga mereka tidak perlu masuk ke sistem SDM secara langsung.”

Menyusul keberhasilan proyek percontohannya, SLTN meluncurkan Sophie ke seluruh 600 karyawan. Dengan mengintegrasikan dengan Microsoft Teams dan Active Directory, chatbot memberikan respons yang dipersonalisasi dan sadar konteks sambil menjaga privasi data karyawan dengan dukungan dari IBM watsonx.governance.

“Penggunaan AI yang bertanggung jawab sangat penting,” kata Mark Pieplenbosch. “Kami telah bekerja keras untuk memastikan bahwa informasi karyawan yang sensitif dilindungi dengan baik, dan IBM watsonx.governance [toolkit] memberi kami alat untuk menjaga privasi data seiring perkembangan AI berkembang.”

Saat beroperasi dalam parameter tersebut, chatbot akan membuka insight baru untuk membantu tim SDM meningkatkan setiap aspek manajemen SDM di seluruh bisnis. Selain itu, tim SDM dapat memperoleh insight SDM yang berharga menggunakan kemampuan analitik Sophie. “Dengan menganalisis pertanyaan umum, kami dapat secara proaktif menyempurnakan pelatihan atau kebijakan agar lebih memenuhi kebutuhan karyawan,” jelas Pieplenbosch.

Saat ini, chatbot telah membantu mengubah pengalaman berinteraksi dengan SDM bagi karyawan SLTN. “Orang-orang kini bisa mendapatkan jawaban instan 24 jam sehari dan mengambil tindakan tanpa harus melakukan pencatatan ke sistem terpisah,” kata Dommerholt. “Jika Anda sedang berada di rumah pada malam hari untuk mendiskusikan rencana liburan dengan pasangan, Anda tidak perlu menunggu hingga hari berikutnya untuk menanyakan kepada SDM tentang hari libur Anda.”   

 “SDM adalah persimpangan di mana kehidupan pribadi dan profesional orang bertemu,” pungkas Dommerholt. “Membangun chatbot ini dengan teknologi IBM watsonx telah memberi kami waktu dan ruang untuk berada di sana untuk kolega kami ketika mereka benar-benar membutuhkan kami.”

SLTN adalah salah satu integrator sistem milik swasta terbesar di Eropa, dengan pendapatan tahunan lebih dari 285 juta euro dan staf lebih dari 600 profesional TI yang sangat terampil. Perusahaan ini bekerja dengan bisnis kecil hingga menengah, akun korporat, dan perusahaan besar di Belanda dan memberikan proyek untuk klien di seluruh dunia.