Mengubah proses inspeksi dengan inovasi

Jadi, New Jersey Department of Community Affairs (NJDCA) adalah lembaga negara bagian yang menawarkan bimbingan administratif, bantuan keuangan, dan bantuan teknis kepada agen lokal. Mereka menyediakan program dan layanan yang mengatasi masalah publik, termasuk kebakaran, keselamatan gedung dan lift, inspeksi perumahan, pengembangan masyarakat, serta manajemen dan keuangan pemerintah.

Ada beberapa biro dan unit dalam departemen yang bertanggung jawab untuk melakukan inspeksi keselamatan yang penting di seluruh komunitas dan untuk menegakkan peraturan negara bagian New Jersey yang berlaku:

• The Bureau of Fire Code Enforcement memeriksa gedung-gedung bertingkat tinggi dan dibangun dengan penggunaan yang mungkin membahayakan jiwa (seperti atrium berlantai dan dapur industri).  Biro ini juga mengelola program pendidikan publik dan mengawasi pelatihan petugas pemadam kebakaran.​
  
  
• Bureau of Housing Inspection memastikan pemeliharaan yang tepat terhadap hotel dan berbagai bangunan tempat tinggal seperti apartemen untuk menjaga kesehatan, keselamatan, dan kesejahteraan penghuni.​
  
  
• The Elevator Safety Unit mengawasi kepatuhan elevator terhadap standar keselamatan untuk melindungi dari risiko cedera yang terkait dengan peralatan dan pemeliharaan.​

NJDCA mengambil kesempatan ini untuk memanfaatkan kekuatan penuh dari aplikasi bisnis inti mereka dengan berinvestasi dalam inovasi untuk memodernisasi sistem mereka, menciptakan insight yang dapat ditindaklanjuti dan memberdayakan pengambilan keputusan yang lebih cepat. Bekerja sama dengan IBM Consulting for Microsoft, mereka menciptakan sistem berbasis cloud canggih yang berfokus pada perangkat mobile untuk mengelola proses pendaftaran, pemeriksaan, penegakan, penagihan, dan pembayaran secara optimal.

Tantangan utama yang mereka hadapi adalah: proses inspeksi yang sudah ketinggalan zaman dan sering kali berbasis kertas di berbagai biro, infrastruktur TI yang terfragmentasi, dan penggunaan tenaga kerja dan waktu yang tidak efisien. Selain itu, sistem yang ada saat ini mahal pemeliharaannya, rentan terhadap waktu henti yang sering terjadi, dan tidak memenuhi kebutuhan pengguna publik atau pegawai pemerintah.

Implementasi solusi inspeksi berbasis cloud baru telah meningkatkan keselamatan publik dan manajemen inspeksi dengan mengoptimalkan alur kerja dan memodernisasi proses menyeluruh, sekaligus meningkatkan penggunaan perangkat mobile untuk aksesibilitas dan kemudahan penggunaan yang lebih baik. Hasilnya, NJDCA melihat penurunan backlog inspeksi dari beberapa tahun menjadi nol hingga enam bulan untuk inspeksi perumahan dan penurunan waktu siklus inspeksi lift hingga 90%.

Sebagai bagian dari platform baru, semua data sekarang terpusat melalui Microsoft Government Cloud, lingkungan yang kaya fitur keamanan yang menangani berbagai sistem lama, keamanan data, dan kepatuhan. Manajemen pembayaran telah secara signifikan ditingkatkan melalui integrasi Power Pages dengan sistem pembayaran Pemerintah New Jersey menggunakan Microsoft Azure. Integrasi ini meningkatkan pengalaman pengguna melalui fitur seperti pembayaran cepat yang memungkinkan pengguna untuk melihat detail tagihan dan melakukan pembayaran tanpa perlu login.

Selain itu, manajemen pendapatan diotomatisasi dengan Microsoft Power Automate, mengurangi biaya, menghemat waktu, dan menghilangkan potensi kesalahan manusia dalam penagihan, distribusi cetak, penanganan ongkos kirim, dan prosedur pemantauan. Pendapatan meningkat 46% untuk program inspeksi perumahan dan 15% untuk program inspeksi keselamatan kebakaran. Selain itu, transformasi ini memberi agensi dasbor Business Intelligence (BI) canggih dan kemampuan pelaporan, didukung oleh Microsoft Power BI.

Sebagai bagian lanjutan dari inisiatif modernisasi ini, IBM Consulting for Microsoft sekarang menerapkan pengoptimalan penjadwalan berbasis Azure Open AI, visibilitas real-time dari status inspektur dan inspeksi, serta kemampuan offline mobile.

The New Jersey Department of Community Affairs (NJDCA) (tautan berada di luar ibm.com) adalah lembaga negara bagian yang dibentuk untuk memberikan panduan administratif, dukungan keuangan, dan bantuan teknis bagi pemerintah lokal, organisasi pengembangan masyarakat, bisnis, dan individu untuk meningkatkan kualitas hidup masyarakat New Jersey. NJDCA menawarkan program dan layanan yang menanggapi isu-isu yang menjadi perhatian publik, termasuk kebakaran dan keselamatan bangunan, produksi perumahan, perencanaan dan pengembangan masyarakat, serta manajemen dan keuangan pemerintah lokal.