NYPA berpaling ke Mitra Bisnis IBM Starboard Consulting, LLC untuk membantu mengintegrasikan modul IBM Maximo for Transportation. Otoritas menikmati hubungan jangka panjang dengan Starboard, yang saat ini memberikan dukungan dan peningkatan Maximo yang komprehensif kepada NYPA. Pekerjaan terbaru mencakup peningkatan besar pada perangkat lunak Maximo Asset Management versi 7.6 dan memperluas jejak solusi di seluruh organisasi.
Caputo dan timnya menghargai pemahaman mendalam para konsultan Starboard mengenai operasi NYPA dan layanan pelanggan mereka yang luar biasa. "Seperti yang sering kami katakan, kami ingin memaksimalkan penggunaan Maximo," kata Caputo. "Starboard telah menjadi yang terdepan dalam membantu kami mewujudkan hal tersebut, baik dari sisi teknologi, maupun pemahaman tentang bagaimana Maximo dapat mendukung bisnis kami dengan sebaik-baiknya."
Lani Trotter, Analis Fungsional di Starboard, memimpin proyek Maximo for Transportation. "NYPA adalah pengguna Maximo yang fokus dan berdedikasi, dan seiring berjalannya waktu, praktik manajemen asetnya telah dibentuk dan diimplementasikan dalam kerangka kerja Maximo," jelasnya. "Sudah waktunya untuk membawa data, praktik, dan proses Armada ke dalam sistem."
Tim Starboard bekerja di lokasi di NYPA untuk membantu mendefinisikan persyaratan solusi dan memulai pengembangan. Namun, selama bulan-bulan awal pandemi COVID-19, organisasi ini menunda proyek tersebut untuk memprioritaskan kesehatan dan keselamatan karyawan. Ketika proyek dimulai kembali, para pemangku kepentingan bertemu secara virtual dan bekerja secara kohesif untuk memastikan transisi yang lancar dari sistem lama ke sistem baru.
"Karena pandemi COVID-19 menyebabkan penundaan, kami memanfaatkan waktu yang ada untuk memperpanjang UAT [user acceptance testing], dan lebih banyak pengujian dilakukan untuk memastikan transisi yang lancar untuk mengimplementasikan Maximo," kata Raihana Azad, Analis Informasi Aset di NYPA dan juga Manajer Proyek untuk implementasi ini.
“Ini adalah upaya yang luar biasa dari semua orang yang terlibat. Tim Starboard, serta grup Informasi Aset, Teknologi Informasi, dan Armada NYPA, semuanya bekerja sama untuk memastikan keberhasilan," kata George Perry, Instruktur Pelatihan Teknis di NYPA dan anggota Grup Kerja Utilitas Maximo dan tim manajemen Grup Pengguna Maximo Timur Laut.
Bekerja sama dengan Trotter, Perry mengorganisir pelatihan solusi dan manajemen perubahan untuk 2.300 karyawan NYPA, termasuk instruksi mendalam untuk mekanik dan staf armada lainnya. Upaya ini membutuhkan adaptasi berkelanjutan terhadap kebutuhan organisasi. Perry dan Trotter harus memastikan bahwa pelatihan mematuhi pedoman keselamatan COVID-19 sekaligus mengakomodasi operasi musiman. Kru lapangan yang bertanggung jawab untuk memecahkan es di Sungai Niagara, misalnya, tidak dapat bekerja selama beberapa minggu. Pada akhirnya, Trotter memberikan sebagian besar pelatihan secara online, dengan Perry dan Brian Everetts, Analis Sistem Armada NYPA, melakukan beberapa sesi di tempat.
Kini, karyawan yang perlu memesan kendaraan untuk pekerjaan atau menjadwalkan pekerjaan perbaikan tidak perlu lagi menelepon Departemen Armada untuk menanyakan ketersediaan kendaraan, melainkan dapat melihat informasi secara real-time secara online. "Visibilitas lintas perusahaan mengenai kapan dan di mana peralatan dipentaskan, status perbaikannya, dan kapan peralatan tersebut memerlukan pemeliharaan preventif, merupakan kunci perencanaan. Ketersediaan peralatan adalah kunci keberhasilan kami," kata Perry.
Karyawan juga dapat dengan mudah melihat seluruh riwayat kronologis kendaraan pada satu layar, termasuk catatan pemeliharaan preventif dan biaya terkait. "Manajemen aset yang baik mengharuskan kita untuk melihat biaya seumur hidup dari aset kita untuk menentukan investasi di masa depan. Visibilitas melalui platform Maximo sangat membantu kami melalui proses tersebut," kata Caputo.