Dari yang terkotak-kotak menjadi tanpa batas-memperbaiki pengalaman SDM bagi karyawan di mana saja

Akibatnya, tim SDM NUHS mengelola dua sistem SDM yang berbeda untuk semua stafnya di semua entitas NUHS. Pelaporan sangat rumit dan membutuhkan banyak spreadsheet berbeda untuk setiap laporan yang disatukan. Ini membutuhkan banyak usaha dan waktu.

Kedua sistem SDM yang tersilo ini juga memperumit upaya dalam menyampaikan laporan kepada Kementerian Kesehatan dan entitas pemerintah lainnya. Karena sistem yang berbeda ini mendefinisikan bidang informasi atau data dengan sangat berbeda, merupakan tugas yang menantang untuk mengirimkan informasi atau statistik apa pun dalam waktu penyelesaian yang singkat.

Selain itu, pengalaman pengguna SDM perlu ditingkatkan. Sistem lama dihosting on premises tanpa akses seluler. Oleh karena itu, petugas kesehatan harus hadir secara fisik di depan komputer di tempat kerja pusat untuk mengakses sistem SDM atau menghubungi staf SDM untuk meminta bantuan. Karyawan yang bekerja di luar kantor tidak dapat mengajukan klaim atau permintaan cuti, dan manajer SDM di luar kantor tidak dapat melakukan persetujuan atau tugas-tugas lainnya.

Setelah pembuatan ulang klaster, para eksekutif mulai mengkonsolidasikan dua sistem SDM ke dalam satu sistem tunggal berbasis cloud—yang juga dilengkapi dengan aplikasi SDM seluler untuk memungkinkan layanan mandiri bagi karyawan. NUHS mengevaluasi berbagai pilihan dan memutuskan untuk menggunakan SAP SuccessFactors, sebuah platform SaaS yang dirancang untuk membantu organisasi merampingkan dan mengotomatisasi proses SDM. Namun, ada kekhawatiran tentang berapa lama transformasi yang kompleks ini dapat berlangsung karena NUHS membutuhkan sistem yang dapat berjalan dalam waktu kurang dari 12 bulan.

Karena kompleksitas memindahkan dua sistem SDM on-premise warisan yang berbeda ke solusi SAP SuccessFactors berbasis cloud, NUHS mencari kolaborator implementasi dengan keahlian dalam SAP dan pengalaman di pasar perawatan kesehatan masyarakat Singapura. Evaluasi terhadap vendor-vendor terkemuka menghasilkan pemilihan  IBM^Consulting. Sebagai integrator sistem, IBM memiliki pengalaman yang relevan serta harga yang hemat biaya. NUHS membutuhkan konsultan yang dapat menyesuaikan berbagai hal dan memberikan solusi yang dapat memenuhi kebutuhan NUHS, dan IBM memahami persyaratan ini.

Layanan konsultasi^IBM SAP SuccessFactors bekerja sama dengan NUHS untuk mengembangkan rencana dua fase. Fase pertama berfokus pada fungsi SDM terkait penggajian yang penting seperti catatan karyawan, cuti, klaim, dan fungsi pembelajaran. Fase kedua berfokus pada fungsi-fungsi SDM strategis seperti manajemen kinerja, kompensasi, rekrutmen, orientasi, dan perencanaan suksesi. Alat dan proses disiapkan untuk mengakses teknologi terbaru melalui pembaruan cloud.

Sebuah persyaratan bisnis utamanya adalah mempertahankan sistem utama on premises, termasuk sistem penggajian dengan data sensitifnya. IBM membangun platform cloud SAP untuk secara mulus mengintegrasikan aplikasi penggajian inti dengan solusi manfaat SaaS HR dan PaaS. Hal ini memungkinkan karyawan untuk mengakses semua aplikasi yang diperlukan dari satu landing page.

IBM juga berkolaborasi dengan Mitra Bisnis IBM NUHS untuk membangun arsitektur yang mulus dan kaya akan keamanan. Di dalamnya, SAP Cloud Platform Integration, SAP Cloud Connector, SAP Web Dispatcher dan Enterprise Service Bus menghubungkan sistem penggajian SAP dengan aplikasi SDM cloud.

Agar karyawan dapat masuk dengan aman, IBM bekerja sama dengan Synapxe, lembaga HealthTech Singapura, untuk mengimplementasikan Layanan Autentikasi Identitas SAP dengan autentikasi dua faktor. NUHS juga menggunakan IBM Application Management Services untuk Hybrid Cloud untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Ketika pandemi COVID-19 melanda, tim pengembangan beralih ke kerja jarak jauh. Baik IBM maupun NUHS terus maju meskipun harus mendukung beban kerja operasional terkait Covid yang berat. Dengan kepemimpinan dan panduan dari Chief HR Officer NUHS Group, NUHS meninjau kembali keterlibatan dan pelatihan karyawan untuk mematuhi langkah-langkah jarak aman dan mengatasi pembatasan pemisahan.

Tim NUHS, Synapxe, SAP, dan IBM menyelesaikan proyek ini hanya dalam waktu 10 bulan, menjadikan NUHS sebagai klaster perawatan kesehatan pertama di Singapura yang menyediakan solusi SDM berbasis cloud dengan kemampuan layanan mandiri secara seluler.

Setelah dioperasikan pada Januari 2021, platform SAP SuccessFactors memberikan dampak langsung pada bulan pertamanya. Lebih dari 13.000 karyawan NUHS atau 92% dari semua pengguna, masuk ke platform myHR baru Dan 12.000 karyawan lainnya mengaktifkan aplikasi seluler myHR. Sejak itu, tingkat penggunaan aplikasi seluler telah meningkat menjadi lebih dari 90%.

Melalui layanan mandiri, aplikasi seluler memungkinkan karyawan dan manajer untuk mengirimkan, melihat, dan mengedit catatan pribadi. Karyawan kini dapat mengakses, mengedit, dan mencetak dokumen mereka sendiri kapan saja dan dari mana saja. Ini telah sangat meningkatkan produktivitas SDM karena karyawan tidak perlu lagi mencetak dan mengirimkan dokumen secara manual.

NUHS telah memperoleh manfaat signifikan dari platform SDM SAP SuccessFactors. Ini adalah langkah maju yang besar dalam memberikan layanan SDM yang lebih tangkas dan responsif.

Akses seluler dan fitur layanan mandiri memberikan pengalaman pengguna yang lebih baik. Dengan satu sistem di seluruh grup, NUHS kini dapat menyelaraskan kebijakan dan proses SDM di seluruh institusi anggota. Tim teknis dapat membangun database SDM tunggal yang digunakan bersama untuk mendukung analisis dan pengambilan keputusan SDM. Tim bisnis dapat merampingkan alur kerja SDM dengan menghilangkan proses manual dan dokumen. Dan platform ini mendukung rekrutmen dengan memperkenalkan pengalaman kandidat digital.

Selain itu, dengan banyaknya data SDM baru yang dikumpulkan, manajer SDM kini dapat memanfaatkan alat pelaporan dan analitik platform yang canggih, membuat pelaporan anggaran dan perencanaan menjadi lebih mudah karena pengguna kini dapat menjalankan laporan sendiri, tanpa harus mendekati tim SDM.

Platform baru ini juga memberikan penghematan biaya dengan mengurangi lisensi di tempat untuk perangkat lunak SAP. Plus, karyawan NUHS menghemat waktu karena kurva belajar yang dipersingkat dan kemampuan untuk menguji ulang fungsionalitas baru lebih cepat.

National University Health System (NUHS) (tautan berada di luar ibm.com) bertujuan untuk mengubah cara penyakit dapat dicegah dan dikelola dengan menemukan penyebab penyakit, pengembangan perawatan yang lebih efektif melalui penelitian multidisiplin kolaboratif dan uji klinis, dan penciptaan teknologi yang lebih baik serta sistem pemberian perawatan melalui kemitraan dengan pihak-pihak yang memiliki nilai dan visi yang sama.

Institusi dalam NUHS Group meliputi National University Hospital, Ng Teng Fong General Hospital, Jurong Community Hospital, dan Alexandra Hospital; tiga Pusat Khusus Nasional—National University Cancer Institute, Singapura (NCIS), National University Heart Centre, Singapura (NUHCS), dan National University Centre for Oral Health, Singapura (NUCOHS); National University Polyclinics (NUP); Jurong Medical Centre; dan tiga program ilmu kesehatan NUS—Fakultas Kedokteran NUS Yong Loo Lin (termasuk Alice Lee Centre for Nursing Studies), Fakultas Kedokteran Gigi NUS, dan Fakultas Kesehatan Masyarakat NUS Saw Swee Hock.

Dengan institusi anggota di bawah struktur tata kelola yang sama, NUHS menciptakan sinergi untuk kemajuan kesehatan dengan mengintegrasikan perawatan pasien, pendidikan ilmu kesehatan dan penelitian biomedis. Sebagai Sistem Kesehatan Regional, NUHS bekerja sama dengan mitra layanan kesehatan dan sosial di seluruh Singapura untuk mengembangkan dan menerapkan program yang berkontribusi terhadap populasi yang sehat dan terlibat di bagian barat Singapura.

Synapxe (tautan berada di luar ibm.com) adalah badan HealthTech nasional yang menginspirasi kesehatan masa depan. Sebagai titik temu HealthTech, kami menghubungkan orang dan sistem untuk mendukung Singapura yang lebih sehat. Bersama para mitra, kami menciptakan solusi teknologi cerdas untuk meningkatkan kesehatan jutaan orang setiap hari, di mana saja. Bayangkan kembali masa depan kesehatan bersama kami di www.synapxe.sg.