Mengoptimalkan efisiensi operasional dengan SAP

Japan Airlines Co., Ltd. (JAL), yang akan memulai tahap berikutnya dalam rencana transformasi digitalnya, menghadapi dilema: mengerem inovasi, atau terus maju dengan agendanya yang berani?

JAL memiliki misi untuk menjadi maskapai penerbangan favorit dunia. Untuk meningkatkan keunggulannya di tengah persaingan di pasar yang semakin ketat, perusahaan merancang strategi yang mengedepankan nilai-nilai lingkungan, sosial, dan tata kelola (ESG). Sebagai langkah pertama menuju tujuannya, perusahaan melakukan transformasi digital yang luas.

Bpk. Takafumi Asako, Manajer, General Administration Systems, IT Planning &; Promotion Department di JAL, mengenang: "Selama bertahun-tahun, kami mengandalkan aplikasi SAP ERP untuk mendukung bisnis kami. Kemudian kami dihadapkan dengan EOS [end of service] pada SAP ECC (untuk keuangan dan akuntansi), SAP EC-CS (untuk konsolidasi) dan Business Warehouse yang akan datang pada tahun 2025. Kami perlu mengatasi tantangan tentang bagaimana merancang sistem keuangan generasi berikutnya, termasuk apakah akan melanjutkan SAP ERP dengan upgrade ke S/4HANA. "   

Di JAL, meningkatkan kelincahan operasional telah lama menjadi fokus utama. Dengan mengganti proses manual berbasis kertas dengan alur kerja otomatis di SAP S/4HANA, perusahaan bertujuan untuk mendapatkan wawasan yang lebih dalam tentang kinerja keuangannya untuk menavigasi lingkungan komersial yang menantang secara efektif.

Ketika JAL bersiap untuk meningkatkan proyek transformasinya, pandemi membuat industri penerbangan terhenti. Perusahaan memilih untuk melanjutkan rencananya, dengan satu syarat. Bpk. Asako menjelaskan: "Kami memutuskan untuk melanjutkan inisiatif transformasi digital kami dengan proyek ini, karena mengetahui bahwa IBM mampu menyediakan orang-orang terpilih yang berpengalaman dalam migrasi SAP S/4HANA."

JAL melibatkan IBM® Consulting untuk membantunya membangun platform baru untuk insight, termasuk alur kerja baru yang selaras dengan komitmen ESG. Kedua perusahaan memiliki sejarah panjang kolaborasi yang sukses. Pada tahun 2002, JAL memilih IBM untuk menerapkan eJAL: platform keuangan dan akuntansi khusus berdasarkan solusi SAP. Untuk infrastruktur utama, perusahaan mengadopsi platform cloud hybrid bernama CIEL/S yang berbasis Amazon Web Services (AWS).

"IBM telah menjadi mitra sejak pertama kali kami mengimplementasikan eJAL, dan mereka memiliki pemahaman yang mendalam mengenai bisnis kami," komentar Asako. "IBM Consulting memberikan proposal yang seimbang, yang merupakan faktor penentu dalam pemilihan kami terhadap IBM untuk proyek ini."

Melalui berbagai diskusi, JAL dan IBM Consulting memutuskan untuk melakukan upgrade menyeluruh dari platform eJAL ke SAP S/4HANA untuk mempercepat proses bisnis dan mendorong inovasi. Untuk menyelaraskan dengan strategi cloud-first-nya, JAL menerapkan sistem baru pada SAP HANA Enterprise Cloud (HEC) dengan AWS, yang memungkinkan perusahaan untuk bermigrasi dari aplikasi SAP ECC/EC-CS.

Bpk. Asako mengatakan: "Kami memilih cloud untuk mengurangi kebutuhan pemeliharaan dan manajemen, memungkinkan kami menugaskan personel TI kami untuk aktivitas bernilai tambah. Cloud juga memudahkan untuk meningkatkan sumber daya server secara elastis selama periode permintaan yang tinggi, dan untuk memulihkan sistem kami jika terjadi skenario bencana. Kami memilih SAP HEC dengan AWS karena SAP HEC bekerja dengan aman dan mulus dengan CIEL/S, infrastruktur cloud hybrid internal kami."

Dipandu oleh IBM, JAL memilih SAP Analysis untuk Microsoft Office dan SAP Analytics Cloud. Solusi ini membentuk platform pelaporan keuangan baru, yang menawarkan JAL visibilitas arus kas lintas perusahaan, biaya, aset bersama, dan banyak lagi. Berkat platform baru ini, JAL telah meniadakan proses analitik manual berbasis spreadsheet, sehingga meningkatkan akurasi dan kecepatan dalam aktivitas perencanaan dan peramalannya.

Untuk mengatasi tantangan yang disebabkan oleh penguncian nasional dan pembatasan perjalanan selama pandemi, IBM Consulting memelopori pendekatan jarak jauh 100% untuk proyek ini. Pendekatan jarak jauh menghasilkan manfaat yang tak terduga dan luar biasa, seperti yang dijelaskan oleh Mr: "Dengan kerja jarak jauh, jika ada masalah yang muncul, para anggota proyek bisa langsung berkumpul secara online dan berdiskusi secara intensif. Menjaga komunikasi yang erat dengan cara ini adalah salah satu alasan mengapa proyek ini berjalan dengan lancar tanpa penundaan."

Berkat IBM, JAL dapat menjalankan sistem eJAL yang baru sesuai jadwal, sehingga perusahaan dapat mulai menikmati manfaatnya lebih cepat. Ibu Miho Samizu, Wakil Presiden, ERP & Internal IT Systems Solutions, Business Solutions di JAL Infotec, berkomentar: "Sistem eJAL kami memiliki banyak sistem periferal, dan tim yang bertanggung jawab tersebar di seluruh JAL dan JAL Infotec, sehingga menyulitkan untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis yang beragam. Namun dengan bantuan IBM Consulting, kami mendengarkan para pemangku kepentingan dengan seksama selama latihan dan berhasil mengatasi kekhawatiran mereka mengenai migrasi ini."

Bpk. Tomohiko Shimoda, Direktur, General Administration Systems, IT Planning & Promotion Department di JAL, menambahkan: "Karena pandemi COVID-19, sangat sulit untuk memenuhi jadwal proyek yang telah direncanakan. Jadi, sangat penting bagi kami untuk dapat menyelesaikan migrasi dalam tenggat waktu yang ditentukan. Keberhasilan kami dalam proyek ini telah diinternalisasi sebagai pengetahuan yang dapat dirujuk."

Saat ini, JAL telah merampingkan dan mengoptimalkan solusi SAP mission-critical. Bekerja dengan IBM, perusahaan telah mengurangi jumlah SAP Add-On dari 1.260 menjadi 500. Perusahaan juga telah mengaktifkan fungsionalitas baru, termasuk dukungan untuk pembayaran Sistem Kliring Otomatis Bankir (BACS) untuk karyawan JAL yang berbasis di Inggris.

Sejak memigrasikan eJAL ke SAP HEC dengan AWS, JAL telah mendapatkan manfaat dari platform yang dirancang untuk ketersediaan tinggi dan kinerja tinggi secara konsisten, dengan dukungan untuk kelangsungan layanan yang luar biasa bagi perusahaan dan pelanggannya.

Bpk. Asako mengatakan: "Kami dapat mengurangi biaya yang terkait dengan pengoperasian dan pemeliharaan sistem inti seperti yang diharapkan. Ketika beban server meningkat di beberapa sistem periferal kami tak lama setelah migrasi, kami menambahkan sumber daya komputasi untuk sementara waktu. Setelah itu, kami dapat mengurangi sumber daya secara bertahap dan beralih ke operasi yang stabil, yang merupakan keuntungan lain dari AWS."

Dengan berpindah ke cloud, perusahaan telah mengurangi beban manajemen pada tim TI-nya. Bpk. Hiroshi Takamura, & Internal IT Systems Solutions di JAL Infotec, menjelaskan: "Kami meminta IBM untuk menyesuaikan front end SAP S/4HANA, sehingga sesuai dengan apa yang biasa kami gunakan, yang memungkinkan kami untuk bekerja secara efisien."

Seiring dengan meredanya tekanan pandemi, JAL memanfaatkan wawasan baru dari eJAL untuk meningkatkan layanan bagi para pelanggannya dan mendorong efisiensi. Sebagai contoh, perusahaan ini menganalisis biaya per penerbangan dengan lebih rinci daripada sebelumnya, memvisualisasikan data dan membuat dasbor untuk memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan data dalam waktu yang hampir seketika.

Bpk. Shimoda melanjutkan: "Setelah proyek dengan IBM, kami tidak hanya dapat memproses laporan bulanan, namun juga laporan triwulanan dan tahunan tanpa penundaan. Hasil yang kami capai dinilai tinggi di seluruh perusahaan.”

Bpk. Asako menyimpulkan: "Kami secara bertahap membuat kemajuan menuju analisis yang lebih kompleks dan gesit. Kami sangat puas dengan IBM, yang menyediakan tim dan pengetahuan yang membuat proyek SAP S/4HANA kami berhasil. Kami berharap dapat terus bekerja sama dengan IBM untuk memaksimalkan nilai bisnis investasi kami di SAP S/4HANA."

Japan Airlines Co., Ltd. (JAL) (tautan berada di luar ibm.com) didirikan pada tahun 1951 sebagai maskapai swasta pasca-perang pertama di negara itu. Saat ini, perusahaan menawarkan layanan penumpang dan kargo. Berkantor pusat di Tokyo, JAL mempekerjakan lebih dari 12.700 orang dan menerbangi total 191 rute domestik dan internasional.