Ubah produktivitas tim dengan mudah

Tim keuangan di IBM mulai mengatasi tantangan lama seputar entri jurnal beberapa tahun yang lalu. Pada saat itu, prosesnya sangat manual, berulang-ulang, dan memakan waktu - membutuhkan pengumpulan data dari berbagai sistem dan pemeriksaan ekstensif untuk meminimalkan kesalahan, terutama selama periode puncak keuangan. Ini menempatkan beban yang signifikan pada analis dan membutuhkan dukungan berkelanjutan dari IBM Consulting. Awalnya, tim menerapkan otomatisasi proses robot (RPA) untuk merampingkan bagian dari alur kerja. Berdasarkan fondasi itu, tim meluncurkan inisiatif Jobotx pada tahun 2024, memperluas kemampuan otomatisasi menggunakan IBM watsonx Orchestrate dan IBM Apptio Enterprise Business Management (EBM). Alat-alat ini mengatasi masalah persisten seperti validasi data yang tidak konsisten, penundaan waktu siklus, dan skalabilitas. Dengan menggabungkan AI, RPA, dan prioritas otomatisasi berbasis biaya, IBM mulai menstandarisasi dan mempercepat pemrosesan jurnal di seluruh wilayah dengan cara yang lebih cerdas dan mudah beradaptasi.

Tim keuangan IBM menggunakan IBM Apptio EBM untuk menganalisis data buku besar setahun penuh dan mengidentifikasi peluang otomatisasi, kemudian memanfaatkan watsonx.ai untuk membangun model AI khusus untuk analisis akar masalah. Mereka kemudian menerapkan IBM watsonx Orchestrate dan mengintegrasikannya dengan otomatisasi proses robot (RPA) untuk memvalidasi input terhadap buku besar, mengoptimalkan langkah-langkah proses dan menghasilkan data jurnal untuk ulasan.

Selain itu, solusi ini juga diperluas untuk menyertakan deteksi anomali waktu nyata untuk meningkatkan akurasi catatan keuangan sebelum diserahkan. Model otomatisasi khusus yang didukung AI di Jobotx memungkinkan adaptasi dinamis terhadap perubahan kebijakan keuangan.

Tim keuangan IBM dan tim Jobotx IBM bersama-sama menguraikan langkah-langkah manual yang berulang , dari entri jurnal ke asisten Watsonx Orchestrate. Tim memilih watsonx Orchestrate untuk merampingkan operasi, membuat keputusan berdasarkan informasi dengan insight yang didukung AI, serta mendorong pertumbuhan di lingkungan yang aman dan dapat diskalakan. Watsonx Orchestrate kemudian menafsirkan input ini dan mengubahnya menjadi perintah RPA yang tepat. Setelah disetujui oleh manajer keuangan, watsonx Orchestrate menjadwalkan perintah otomatis untuk pengiriman jurnal ke buku besar selama penutupan keuangan. Solusi ini juga bekerja dengan baik dengan IBM Business Automation Workflow untuk menghadirkan dasbor real-time yang dinamis, memberdayakan analis keuangan untuk melaksanakan manajemen pengecualian tepat waktu.

Menerapkan solusi ini pada awal tahun 2025 memungkinkan tim keuangan IBM untuk meningkatkan akurasi sekaligus meluangkan waktu untuk pekerjaan yang lebih strategis dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Sebagai bagian dari inisiatif Jobotx, tim akan terus menyempurnakan akurasi otomatisasi, mengintegrasikan platform dengan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) tambahan dan memperluas insight berbasis AI untuk tim keuangan secara global.

Tim keuangan IBM berhasil mengotomatiskan proses entri jurnal mereka dengan memanfaatkan model di watsonx.ai, menghasilkan penghematan waktu dan biaya yang signifikan. Dengan sistem baru, analis keuangan sekarang dapat fokus pada tugas yang lebih strategis. Selain itu, tim telah melihat pengurangan kesalahan dan peningkatan efisiensi secara keseluruhan.

Menurut tim keuangan, “Dengan mengotomatiskan alur kerja yang membosankan dengan watsonx Orchestrate dan memanfaatkan insight berbasis AI dari Jobotx, kami sekarang dapat membebaskan waktu karyawan kami untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis dan pengembangan mereka sendiri, sambil juga meningkatkan efisiensi keseluruhan operasi kami.”

Tim juga telah mengamati manfaat berikut selama 3 bulan awal implementasi:

• Diperkirakan pengurangan waktu siklus >90%
  Dengan otomatisasi proses menyeluruh, waktu siklus untuk penutupan keuangan dan rekonsiliasi diproyeksikan akan berkurang lebih dari 90%. Apa yang sebelumnya membutuhkan waktu berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu, kini dapat diselesaikan dalam hitungan jam, sehingga memberikan visibilitas waktu nyata dan memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih cepat.
  
  
• Diperkirakan penghematan tahunan sebesar USD 600.000
  Dengan mengganti sistem lama dengan solusi otomatisasi keuangan yang didukung AI, perusahaan berpotensi mencapai perkiraan penghematan biaya tahunan sekitar USD 600.000. Penghematan ini berasal dari pengurangan biaya operasional, peningkatan efisiensi proses, dan berkurangnya ketergantungan pada pekerjaan manual.

Melihat ke depan, tim keuangan berencana untuk terus memanfaatkan AI dan watsonx.ai untuk mengotomatiskan proses bisnis lainnya dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Rencana ekspansi juga mencakup integrasi mendalam dengan aplikasi keuangan tambahan dan memperluas kemampuan AI untuk mencakup penilaian risiko dan pemantauan kepatuhan.

IBM adalah perusahaan teknologi dan konsultasi multinasional yang berbasis di Armonk, New York, melayani pelanggan secara global. Didirikan pada tahun 1911, IBM adalah salah satu perusahaan teknologi terbesar dan paling mapan di dunia, dengan beragam produk dan layanan, termasuk komputasi cloud, kecerdasan buatan, dan infrastruktur TI. Dengan lebih dari 270.000 karyawan di seluruh dunia dan pendapatan tahunan melebihi USD 60 miliar, IBM adalah pemimpin dalam industri teknologi, memberikan solusi inovatif untuk bisnis, pemerintah, dan institusi di seluruh dunia.