CTIL Cement Division mengirimkan ribuan ton semen ke seluruh India setiap hari, dan setiap pengiriman membutuhkan waybill elektronik yang valid. Mengelola e-waybill secara manual akan membutuhkan upaya administratif yang signifikan.

CTIL Cement Division dan Cateina mengotomatisasi proses e-waybill dengan memungkinkan sistem ERP perusahaan untuk berkomunikasi secara langsung dengan sistem pemerintah, menggunakan solusi IBM Cloud Integration.

Ketika pemerintah India memutuskan untuk mengganti serangkaian pajak, bea, dan biaya tambahan nasional dan negara bagian yang kompleks dengan Pajak Barang dan Jasa (GST) tunggal, hal ini menciptakan tantangan sekaligus peluang bagi CTIL Cement Division.

GST menetapkan persyaratan baru untuk perusahaan yang mengangkut barang antar negara bagian. Sesuai aturan GST, setiap pengiriman barang yang dipindahkan lebih dari jumlah kilometer yang ditentukan melintasi perbatasan negara bagian harus didaftarkan pada sistem pemerintah dengan waybill elektronik (e-waybill). E-waybill memungkinkan pengawas untuk memverifikasi bahwa setiap truk atau kereta api membawa barang yang ditentukan, dan bahwa pajak yang sesuai telah dibayarkan.

Pengguna dapat membuat e-waybill dengan berbagai cara-misalnya, menggunakan portal web resmi atau aplikasi seluler, atau dengan mengirimkan SMS. Namun, untuk perusahaan seperti CTIL Cement Division, yang memproduksi dan mengapalkan sekitar 12 juta ton semen per tahun, pendekatan manual ini mengharuskan staf untuk membuat, mendaftarkan, dan mengelola ribuan e-waybill setiap minggunya.

Sebagai hasilnya, personel yang berdedikasi di masing-masing dari empat pabrik dan 192 depo CTIL Cement Division menghabiskan hampir delapan jam per hari untuk mengunduh dan mengunggah sejumlah spreadsheet untuk manajemen waybill. Pembuatan waybill merupakan alur kerja berbasis kertas yang melibatkan tanda tangan fisik, sehingga setiap item membutuhkan waktu sekitar lima menit untuk diproses. Proses kepatuhan juga dilakukan secara manual, yang meningkatkan waktu penyelesaian lebih lanjut.

Saat mencari cara untuk merampingkan pemrosesan waybill, CTIL Cement Division juga melihat peluang untuk meningkatkan integrasi lanskap IT-nya secara umum. Sistem internal perusahaan dihubungkan bersama oleh antarmuka point-to-point, dan sulit untuk bertukar data dengan pihak ketiga seperti pemerintah, pemasok, dealer dan penyedia transportasi.

"Daripada hanya membangun solusi point-to-point, kami memutuskan untuk melihat gambaran yang lebih besar," kata Amit Bahl. "Dengan membangun platform pusat, kami tidak hanya dapat menyelesaikan tantangan e-waybill GST, tetapi juga membuatnya lebih mudah untuk menambahkan layanan baru di masa mendatang."

Dengan memberikan solusi e-waybill dengan sukses, CTIL Cement Division berharap dapat memperoleh laba atas investasi. Perusahaan memperkirakan bahwa setiap pabrik dan depo akan menghemat delapan jam per hari dengan menghilangkan manajemen waybill berbasis spreadsheet, dan waktu penyelesaian untuk pembuatan setiap waybill akan berkurang lebih dari 60 persen, dari lima menit menjadi satu atau dua menit saja. Penghematan administratif ini berpotensi memungkinkan perusahaan untuk memindahkan beberapa karyawannya ke peran yang lebih produktif.

Platform ini juga memberikan keyakinan yang lebih besar kepada CTIL Cement Division bahwa semua pengirimannya memiliki dokumentasi yang benar. Truk-truk perusahaan dapat mengirimkan kargo mereka tanpa tertunda di pos pemeriksaan, dan tidak ada risiko inspektur pajak menjatuhkan hukuman finansial karena dokumen yang hilang.

Selain itu, perusahaan melihat solusi e-waybill sebagai langkah pertama dalam perjalanan yang lebih besar. Dengan menggunakan platform integrasi yang baru untuk merampingkan atau menghilangkan proses manual yang lama, perusahaan ini berharap dapat mendorong efisiensi dan manfaat bisnis lebih lanjut di masa depan. Karena sekarang dimungkinkan untuk mengembangkan layanan baru dalam waktu kurang dari 10 hari, maka seharusnya juga memungkinkan untuk memberikan layanan baru dengan cepat dan tanpa investasi IT yang signifikan.

Sebagai contoh, perusahaan berencana untuk mengintegrasikan pemindai RFID ke dalam prosesnya, yang akan memungkinkannya untuk melacak setiap batch semen dalam perjalanannya dari pabrik ke truk ke depot ke dealer. Dengan menggabungkan data RFID dengan sinyal GPS dari truk dan informasi e-waybill, perusahaan akan dapat mencapai penelusuran ujung ke ujung produknya secara nyaris seketika. Hal ini dapat membantu 5.800 dealer perusahaan untuk melacak dengan tepat di mana lokasi pengiriman mereka, sehingga mereka dapat memberi tahu pelanggan tentang jadwal pengiriman dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Amit Bahl, CIO di CTIL Cement Division, menyimpulkan: "Platform yang kami bangun dengan IBM Cloud Integration memberikan insight yang kami butuhkan untuk mengurangi biaya dengan mengoptimalkan operasi dan logistik. Dengan merencanakan rute yang lebih efisien dan membuat keputusan yang lebih cerdas mengenai moda transportasi, kami akan meningkatkan efisiensi dan memberikan nilai tambah bagi pelanggan kami dengan lebih cepat dan lebih andal."

Century Textiles &; Industries Ltd. – Cement Division (tautan berada di luar IBM.com), memiliki tiga pabrik yang berlokasi strategis di Raipur di Chhattisgarh, Maihar di Madhya Pradesh dan Chandrapur di Maharashtra, dan unit penggilingan di Murshidabad di Benggala Barat. Produk perusahaan dipasarkan sebagai Birla Gold Premium Cement, yang telah menjadi merek terkenal di industri ini selama lebih dari empat dekade.