Sebagai IT General Manager, Deepak Bhosale telah mengawasi serangkaian proyek transformasi berbasis teknologi, termasuk penggabungan analitik yang meluas ke dalam pengambilan keputusan bisnis. Sekarang, dengan pergeseran ke dekorasi rumah, yang penting adalah untuk merampingkan, menyederhanakan dan mempercepat proses penjualan untuk tim penjualan lapangan serta dealer. "Kami menyadari bahwa berbagai penawaran yang lebih luas mengubah panjang, kedalaman, dan luasnya keterlibatan pelanggan sedikit, membuatnya lebih kompleks," Mr. Bhosale menjelaskan. "Dalam skenario itu, kami melihat kasus bisnis yang kuat untuk membawa otomatisasi guna menyederhanakan proses tersebut bagi tim penjualan kami."

Beberapa faktor terpenting yang mengatur pesanan dealer adalah diskon dan insentif untuk berbagai produk, yang umumnya disebut sebagai skema-yang pada gilirannya didasarkan pada parameter seperti aktivitas pemesanan historis, variabel musiman, dan riwayat kredit dealer. Sebagai bagian dari perencanaan penjualan berkala, beberapa skema semacam itu diluncurkan untuk mendorong penjualan. Dalam proses tradisional, dealer menghubungi perwakilan penjualan internal mereka dengan "daftar keinginan" pemesanan melalui telepon atau di pusat kontak terpusat. Dari sana, perwakilan atau agen contact center akan mengumpulkan data dealer tersebut dari berbagai sistem, spreadsheet, dan sumber manual lainnya untuk mengevaluasi pencapaian terhadap target skema. Baru setelah itu-setelah proses yang bisa memakan waktu berjam-jam atau terkadang lebih dari satu hari- dealer melakukan pemesanan.

Bhosale dan timnya menyadari bahwa sifat berbasis aturan dari promosi dan penghitungan diskon menjadikannya kasus penggunaan yang ideal untuk otomatisasi. Untuk menjawab pertanyaan utama yang tersisa-pilihan teknologi khusus-mereka memanfaatkan hubungan jangka panjang mereka dengan IBM Consulting™. "IBM telah menjadi mitra kami selama lebih dari satu dekade dan telah mendukung kami di setiap tahap dalam perjalanan transformasi kami," katanya. "Rekam jejak IBM, bersama dengan kepemimpinannya dalam bidang otomasi proses, memberikan kami tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap pendekatan yang mereka ajukan."

Landasan dari pendekatan yang mereka pilih adalah IBM® Operational Decision Manager (ODM), sebuah elemen dari solusi IBM Cloud Pak® for Business Automation yang digunakan untuk mengoptimalkan keputusan bisnis berbasis aturan. Seperti yang telah dirancang, proyek ini merupakan sebuah latihan dalam penciptaan bersama, dengan tim dari IBM Lab Services menerapkan solusi dan mengembangkan logika bisnis awal, dan personil Asian Paints mengambil alih untuk mengoptimalkan dan meningkatkan solusi lebih lanjut. Data penjualan yang menggerakkan aturan bisnis berasal dari sistem ERP SAP S/4HANA milik Asian Paints.

Ketika tim penjualan masuk ke solusi berbasis portal yang baru, mereka dapat melihat skema diskon dan promosi yang telah dihitung secara otomatis untuk setiap dealer oleh model ODM. Dengan model dan data dasar yang sama, mereka juga dapat mengusulkan campuran produk untuk dipesan yang akan memaksimalkan pendapatan dealer dan meminimalkan biaya mereka. "Kecepatan dan efisiensi tersebut tidak dapat dibayangkan dalam proses pemesanan tradisional," kata Akhil Gupta, Associate General Manager Sistem di Asian Paints dan tokoh kunci dalam proyek ini. "Ini adalah contoh yang kuat tentang bagaimana otomatisasi bisnis-yang dipicu oleh data perusahaan-dapat memberikan pengalaman yang lebih baik secara nyata dan mendorong hasil bisnis utama bagi organisasi dan dealernya secara bersamaan."

Dan hal itu, tambah Gupta, menjawab pertanyaan tentang apa yang paling penting bagi jaringan dealer Asian Paints yang sangat penting. "Baik Anda adalah toko cat atau perusahaan dekorasi, dealer kami ingin memfokuskan waktu dan upaya mereka untuk menjual kepada pelanggan mereka, bukan pada kegiatan 'overhead'," jelasnya. "Jadi dalam gambaran besarnya, sangat strategis bagi kami untuk membuat hidup mereka lebih mudah dan proses mereka lebih efisien, karena hal ini membantu pertumbuhan mereka-dan pertumbuhan kami."

Ketika tim Asian Paints mencari kasus penggunaan besar berikutnya untuk otomatisasi proses berbasis aturan, mereka menemukan kandidat kuat di departemen keuangan: khususnya, pembayaran pajak yang terkait dengan Pajak Barang & Jasa (GST) India - kerangka kerja yang pertama kali diimplementasikan pada tahun 2017. Katakanlah, misalnya, seorang dealer membeli pesanan cat. Sebagai penjual dalam transaksi ini, Asian Paints tidak hanya menghitung pajak yang harus dibayar oleh dealer, tetapi juga membayarnya kepada pemerintah India atas nama mereka. Jumlah tersebut kemudian ditambahkan ke faktur yang dikirim ke dealer. Demikian pula, saat melakukan pembelian, Asian Paints perlu memastikan bahwa perhitungan yang tepat untuk GST telah dilakukan dan diperhitungkan, sehingga memungkinkan klaim kredit pajak masukan GST yang lengkap, sehingga menjaga kewajiban pajak bersih pada tingkat yang tepat.

Titik masalahnya ada pada proses yang dikenal sebagai rekonsiliasi pajak, tahap yang membosankan dan memakan waktu di mana pembeli membandingkan data pembelian/faktur yang dibukukan dengan pengembalian GST yang diajukan oleh pemasok mereka, untuk memastikan bahwa perhitungan pajak mereka didasarkan pada informasi yang benar. Dalam skenario terburuk untuk Asian Paints, faktur pembelian bisa jadi tidak tersedia atau, bahkan jika tersedia, tidak menyatakan kewajiban pajak dengan benar-dan tidak ditemukan hingga terlambat. Hal ini dapat menyebabkan Asian Paints berpotensi membayar kelebihan pajak atau bahkan denda kepada pemerintah. "Dalam hal mendapatkan manfaat dari pengoptimalan keputusan berbasis otomatisasi, rekonsiliasi GST memenuhi semua kriteria," kata Gupta.

Dengan menggunakan aturan bisnis ODM, tim IT Asian Paints dan tim IBM Lab Services bersama-sama menciptakan alat bantu keputusan yang secara otomatis mengambil data faktur pembelian dari sistem ERP Asian Paints dan membandingkannya dengan pengembalian GST yang diajukan oleh para pemasok. Ketika ditemukan ketidaksesuaian faktur, ODM mengeluarkan peringatan, menandai faktur untuk ditinjau dan, yang terpenting, memblokir pembayarannya pada platform pemrosesan faktur vendor, yang dibangun secara internal menggunakan solusi IBM Business Automation Workflow, komponen lain dari IBM Cloud Pak for Business Automation. Mencegah masalah pajak bagi para pemasok adalah salah satu cara Asian Paints membuat hidup mereka lebih mudah, sehingga memperkuat loyalitas dan kemitraan mereka.

Namun, seperti yang ditunjukkan oleh Mr. Bhosale, alat GST juga menunjukkan manfaat otomatisasi pada efisiensi internal. "Pencocokan faktur GST secara tradisional dan manual membutuhkan waktu selama empat hari-dan itu untuk ribuan transaksi per hari," jelasnya. "Melalui rekonsiliasi dan otomatisasi berbasis aturan, kami dapat menguranginya menjadi satu hari, sehingga memangkas waktu dan biaya secara signifikan."

Kini, setelah hampir satu dekade, ekspansi Asian Paints ke lebih banyak domain dekorasi - tambahan terbaru adalah perlengkapan pencahayaan dekoratif - telah sukses besar. Di balik layar, transformasi digital perusahaan terus berlanjut dengan cepat, dan otomatisasi menjadi fokus utama dari upaya ini. Bekerja dengan lini bisnis, Bhosale dan timnya terus mendefinisikan kasus penggunaan baru, dan menerapkan pendekatan pragmatis dan gesit untuk membangunnya. "Setelah kami menyepakati prioritas, kami mengikuti pendekatan yang gesit untuk menguji nilai melalui pembuktian konsep yang cepat," katanya. “Jika berhasil, kami menskalakannya ke seluruh bisnis kami.”

Melalui kedua upaya transformasi paralel ini, Asian Paints memposisikan diri untuk tumbuh lebih cepat dan mendapatkan pangsa pasar yang semakin besar dalam belanja dekorasi rumah di India. Ketika ditanya apakah ada tema yang mendasari kesuksesan perusahaannya, Mr. Bhosale menjawab dengan sederhana: "Kami menyadari perlunya terus beradaptasi dengan perubahan dengan gesit," jelasnya.  "Secara budaya, telah terjalin kolaborasi yang erat antara tim bisnis dan IT—dan juga dengan mitra seperti IBM, yang memungkinkan adaptasi yang begitu cepat."

Berbasis di Mumbai, Asian Paints (link berada di luar ibm.com) adalah perusahaan cat dan dekorasi terkemuka di India dan menempati peringkat ketujuh di antara perusahaan pelapis teratas di dunia. Asian Paints bersama dengan anak perusahaannya telah beroperasi di 15 negara di seluruh dunia dengan 27 fasilitas manufaktur cat, melayani konsumen di lebih dari 60 negara di Timur Tengah, Pasifik Selatan, Afrika dan Asia melalui Asian Paints, Apco Coatings, Asian Paints Berger, Asian Paints Causeway, SCIB Paints, Taubmans dan Kadisco Asian Paints. Asian Paints juga menawarkan berbagai macam produk Home Décor dan merupakan pemain kuat yang muncul dalam ruang perbaikan dan dekorasi rumah di India.