Sejak lift penumpang pertama dipasang di New York City pada tahun 1856, lift telah berkembang menjadi moda transportasi perkotaan yang penting dan dapat ditemukan di berbagai lokasi, sehingga memudahkan mereka yang tinggal dan bekerja di gedung pencakar langit dan bangunan bertingkat tinggi lainnya. Di AS sendiri, lebih dari 900.000 lift beroperasi, masing-masingnya mengangkut rata-rata lebih dari 20.000 orang per tahun.
Di Negara Bagian New Jersey, unit keselamatan lift (elevator safety) pada Department of Community Affairs (DCA) mendaftarkan, menginspeksi, dan memberikan sertifikasi bagi lift, eskalator, travelator, dan berbagai jenis perangkat lift lainnya. Bidang keselamatan publik berupaya memastikan semua perangkat lift mematuhi standar keselamatan demi mencegah cedera pada pengguna karena masalah peralatan atau pemeliharaan.
Sistem yang digunakan DCA untuk mendukung inspeksi lift melibatkan laporan inspeksi berbasis kertas yang dimasukkan ke sistem komputasi mainframe dan diproses di situ pula. Dengan pemrosesan dokumen kertas yang rumit serta sistem TI yang sudah ketinggalan zaman dan terfragmentasi, layanan pelanggan berjalan lebih lambat dari yang diharapkan DCA. Pemilik gedung yang bertanggung jawab atas pemeliharaan lift harus bekerja sama dengan beberapa tim untuk pekerjaan koordinasi inspeksi dan verifikasi pembayaran.
Memeriksa dokumen kertas untuk mencari rujukan atau menyelesaikan sengketa juga merupakan proses yang panjang. Secara keseluruhan, waktu yang dibutuhkan untuk memproses inspeksi lift pada umumnya berkisar dari 21 hingga 28 hari, dan jadwal penyelesaian ini terlalu lama bagi para petugas inspeksi dan pemilik gedung.
Meningkatkan sistem tersebut merupakan prioritas DCA. Salah satu kemungkinannya adalah menempatkan Elevator Safety pada rangkaian solusi inspeksi yang sedikit lebih modern yang digunakan untuk area inspeksi DCA lainnya. Namun, sistem tersebut “memiliki biaya pemeliharaan tinggi dan merupakan hak milik vendor yang mengembangkannya, sehingga kami ingin menghentikan penggunaannya,” ujar John Harrison, Direktur TI DCA.
Perubahan struktural pada metode pendukung TI di berbagai departemen di Negara Bagian New Jersey makin meningkatkan kerumitan pemeliharaan sistem. “DCA dulunya mengandalkan sumber daya pengembangan dari Kantor Teknologi Informasi New Jersey (NJOIT). Keduanya mengembangkan dan menghosting sistem yang digunakan oleh DCA,” kata Harrison. “Namun, kemudian Perintah Eksekutif membubarkan pengembangan NJOIT dan kami harus berusaha sendiri.”
DCA mulai mencari opsi untuk memodernisasi sistemnya. Organisasi ini siap mengoptimalkan kekuatan aplikasi bisnis intinya serta mendanai inovasi guna menciptakan insight yang dapat ditindaklanjuti dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat. Setelah menganalisis beberapa platform modern, mereka akhirnya menjatuhkan pilihan pada platform Microsoft Dynamics 365 di Azure Cloud. Elevator Safety akan menjadi yang pertama dari rangkaian solusi baru di platform tersebut.
Pada saat yang sama, muncul kesempatan untuk mengembangkan solusi dengan jadwal yang sangat ketat. Gubernur New Jersey menandatangani undang-undang penangguhan hipotek yang ambisius untuk membantu 30.000 pemilik rumah yang belum pulih dari dampak Badai Sandy yang menerpa pada 2012.
Waktu siklus yang berkurang
Waktu siklus inspeksi lift berkurang 90%
Pemrosesan yang lebih cepat
Peningkatan aliran pendapatan berkat proses penagihan dan pembayaran yang lebih cepat
Ditunjuk sebagai badan utama yang menentukan kelayakan warga negara untuk program baru ini, DCA bertugas mengembangkan proses digital baru untuk mengelola serbuan pengajuan online yang diperkirakan akan terjadi. Sejak undang-undang baru tersebut ditandatangani, DCA hanya memiliki waktu enam minggu untuk menerapkan sistem baru.
Bersamaan dengan itu, tim TI DCA mewawancarai beberapa calon vendor TI untuk rangkaian solusi inspeksi baru tersebut, yang salah satunya adalah IBM Services for Microsoft. “IBM mengajukan pertanyaan yang tepat selama siklus penjualan,” kata Harrison. “Ini meyakinkan saya bahwa mereka mengerti dan berkonsentrasi pada hal-hal yang benar; itulah sebabnya saya memilih tim IBM untuk solusi bencana Sandy.”
Dengan menyediakan integrasi sistem pakar, IBM membantu DCA mempercepat waktu pemerolehan manfaat (time to value) melalui pengembangan alat kelayakan warga negara online yang baru, berdasarkan platform data pelanggan Microsoft Dynamics 365 di Azure Cloud. “Alat ini mengalami kesuksesan besar pada saat diluncurkan,” kata Harrison. “Pada dasarnya, alat tersebut adalah bukti konsep, sehingga IBM otomatis menjadi pilihan untuk proyek rangkaian solusi inspeksi yang jauh lebih besar, dimulai dengan solusi Elevator Safety.”
Pada awal proyek transformasi digitalnya, DCA menyiapkan proses pengembangan Agile Methodology Project Management (AMPM). “Kami membutuhkan alat untuk mengelola kebutuhan dan memantau kemajuan. Sebagai pengembang utama, IBM menyusun solusi tersebut untuk proyek ini,” kata Harrison. “Sekarang, kami menggunakan AMPM untuk semua solusi kami serta IBM Blueworks Live untuk melakukan pemodelan proses bisnis.”
IBM Blueworks Live adalah perangkat lunak berbasis cloud yang menyediakan lingkungan kolaboratif khusus untuk membangun dan meningkatkan proses bisnis melalui pemetaan proses. Dengan menggunakan metode agile untuk semua proyek pengembangannya, DCA berhasil mempercepat penyelesaian proyek dan memperbarui platform secara berkala melalui iterasi berkelanjutan.
Setelah meluncurkan proyek di platform Microsoft Dynamics 365, DCA mengambil keputusan strategis penting lainnya. “Kami memutuskan untuk menggunakan cloud sebagai default,” kata Harrison. “Jika mungkin, segala yang kami lakukan akan berbasis di cloud.”
Dengan menggunakan platform Microsoft Dynamics 365, DCA dan IBM menciptakan aplikasi baru untuk Elevator Safety (ELSA). Portal layanan bagi publik ini digunakan oleh pemilik gedung dan properti, agen, dan lainnya untuk:
- Mendaftarkan gedung baru dan perangkat lift yang baru dipasang
- Mentransfer kepemilikan dan mengubah informasi pendaftaran
- Mengelola akun dan mencari serta mencetak tagihan dan laporan inspeksi
- Mencetak sertifikat lulus inspeksi
- Membayar tagihan inspeksi tahunan, biaya pendaftaran, dan denda
Dengan memindahkan proses inspeksi keselamatan lift ke cloud, DCA menyediakan infrastruktur digital agar petugas inspeksi dapat meninggalkan formulir kertas dan melakukan inspeksi serta tugas-tugas terkait melalui perangkat tablet seluler.
Solusi platform Microsoft Dynamics 365 juga memberikan kejelasan bagi para manajer DCA tentang proses inspeksi untuk setiap kasus, seperti jumlah inspeksi per jenis per petugas inspeksi, jumlah pelanggaran per petugas inspeksi, pelanggaran yang paling sering timbul, pendaftaran setiap jenis per hari, dan pembayaran.
Salah satu kekuatan aplikasi ELSA adalah konfigurasinya. “Seluruh sistemnya dibangun untuk memadukan pola pikir dan proses,” kata Harrison. “Semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang aliran informasi di sepanjang proses, dan hal tersebut sangat intuitif bagi pengguna internal kami.”
Untuk memperoleh keahlian industri dan teknis yang mendalam selama implementasi ELSA, DCA berkonsultasi dengan IBM GBS Client Innovation Centers. “Kami mendapatkan bantuan dari sejumlah besar staf CIC di Baton Rouge, dan mereka adalah tim hebat,” kata Harrison. “Kadang kala mereka kami minta untuk bersepeda mengelilingi New Jersey. Namun, umumnya, kerja sama kami dilakukan secara jarak jauh.”
Sepanjang implementasi proyek, DCA dan IBM rutin berkolaborasi untuk membuat paket rilis, menjadwalkan penerapan, dan melacak progres pengembangan. “Semua yang kami lakukan bergantung pada komunikasi,” kata Harrison. “Dari respons IBM kepada kami, mereka bertindak seolah sebuah perusahaan kecil. Kami tidak merasakan arogansi agen konsultasi besar yang biasanya mulai membuat jarak setelah tahap siklus penjualan berlalu. Saya tahu kami bekerja sama dengan tim yang tepat.”
Dengan mengotomatiskan alur kerja digital pada platform Microsoft Dynamics 365, DCA mencapai peningkatan kinerja yang mengubah unit keamanan lift. Dengan memangkas waktu siklus inspeksi lift dari 21-28 hari menjadi dua atau tiga hari, waktu penyelesaian berkurang hingga 90%.
Percepatan waktu siklus inspeksi juga meningkatkan aliran pendapatan melalui penagihan dan pembayaran biaya inspeksi yang lebih cepat. Berkat membaiknya visibilitas terhadap faktur yang telah jatuh tempo, DCA dapat mengirim ulang faktur dan meraup pendapatan tambahan sebesar 800.000 USD dari faktur yang telah jatuh tempo lebih dari 18 bulan.
Saat ini, 45 petugas inspeksi lapangan dan lima staf kantor menggunakan platform ini untuk menangani volume inspeksi yang tinggi. Pada 2019, sebanyak 14.900 inspeksi siklus telah dilaksanakan, dengan tambahan 2.221 inspeksi ulang.
“Sebenarnya, kami lebih melihat keuntungan fungsionalitas daripada penghematan biaya,” kata Harrison. “Sebelumnya, staf kami biasanya melakukan tugas-tugas yang berkaitan dengan menerima pesanan. Sekarang mereka bisa berkonsentrasi pada pekerjaan lain. Mereka memiliki waktu untuk mencari akun yang menunggak. Misalnya, jika seseorang mengalami kesulitan membayar tagihan dan mengambil jalan pintas, hal itu bisa menjadi masalah keamanan, dan kami dapat menyelidikinya.”
Dengan menggunakan platform dan dasbor yang sama, para staf meja bantuan dan layanan jaringan mengelola masalah yang sama sekaligus meningkatkan keahlian mereka dalam penggunaan rangkaian alat tersebut. Bagan grafis dan dasbor yang disediakan oleh platform baru ini memungkinkan pengawas DCA dan staf back office meningkatkan visibilitas dan kontrol mereka atas data.
“Makin sering karyawan kami menggunakannya, mereka menyadari betapa mudahnya menavigasi dan bekerja menggunakan platform ini, di mana semuanya terhubung,” kata Harrison. “Platform ini sangat bermanfaat dalam menjaga kami tetap selaras dan memiliki pemahaman yang sama. Saat kami semua melihat dasbor yang sama, komunikasi akan terjalin.”
Selama satu tahun pengoperasian ELSA, DCA terus menggunakan platform Microsoft Dynamics 365 guna membangun solusi baru untuk layanan inspeksi. Pada Desember 2020, peluncuran portal baru dijadwalkan untuk Bureau of Housing Inspection, diikuti dengan portal untuk Bureau of Fire Code Enforcement yang dijadwalkan peluncurannya pada 2021. DCA mengharapkan peningkatan kinerja serupa berkat perampingan alur kerja melalui proses digital yang dihadirkan kedua portal baru tersebut.
Harrison sering menerima pertanyaan tentang transformasi digitalnya dan metode penerapannya di DCA. “Banyak orang yang bertanya, ‘Mengapa Anda bekerja sama dengan IBM di platform Microsoft?’ Itu tidak masuk akal,” ujar Harrison. "Namun, bukan seperti itu cara kerja dunia konsultan TI. Tim Microsoft Dynamics 365 dalam praktik IBM memiliki keahlian berkelas dunia dan tak tertandingi. Mereka juga mampu berkomunikasi dengan sangat baik.”
DCA New Jersey (tautan berada di luar ibm.com) adalah lembaga negara bagian yang dibentuk untuk memberikan panduan administratif, dukungan keuangan, dan bantuan teknis bagi pemerintah lokal, organisasi pengembangan masyarakat, bisnis, dan individu untuk meningkatkan kualitas hidup masyarakat New Jersey. DCA menawarkan program dan layanan yang menanggapi isu-isu yang menjadi perhatian publik, termasuk kebakaran dan keselamatan bangunan, produksi perumahan, perencanaan dan pengembangan masyarakat, serta manajemen dan keuangan pemerintah lokal.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Services, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Maret 2021.
IBM, logo IBM, ibm.com, dan IBM Services adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, yang terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang milik IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web di "Informasi hak cipta dan merek dagang" di ibm.com/legal/copyright-trademark.
Microsoft, Windows, Windows NT, dan logo Windows adalah merek dagang dari Microsoft Corporation di Amerika Serikat, negara lain, atau keduanya.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.