Améliorer la clarté dans un contexte de données saturées : comment Volkswagen Group Services a accéléré le fonctionnement de ses RH grâce à IBM® Planning Analytics
Volkswagen, l’un des principaux constructeurs automobiles mondiaux, évolue dans un secteur extrêmement compétitif où l’efficacité et l’innovation sont essentielles. Son prestataire de services interne, Volkswagen Group Services, compte 10 000 employés et joue un rôle crucial au sein de l’ensemble du groupe Volkswagen.
Cependant, l’équipe RH de Volkswagen Group Services était coincée au point mort, peinant à gérer et analyser les données RH. Les cycles de reporting étaient longs et très gourmands en ressources, et l’absence d’un système centralisé de gestion des données RH constituait un obstacle majeur, entraînant des incohérences dans les données et des difficultés pour prendre des décisions éclairées. L’équipe RH devait passer la vitesse supérieure et trouver une solution robuste pour automatiser ces tâches, améliorer la qualité des données et fournir des analyses en temps réel afin de soutenir les processus RH et la prise de décision.
C’est là qu’IBM Planning Analytics est intervenu : un outil puissant capable de les remettre sur les rails. Comme l’explique Alexander Beil, contrôleur RH chez Volkswagen Group Services : « Nous avions besoin d’un système capable de répondre à tous nos besoins en matière de données RH, notamment l’intégration des données et le reporting. »
Volkswagen Group Services a choisi IBM Planning Analytics sur recommandation de son propre département financier, qui utilisait déjà la solution avec succès depuis huit ans. Christoph Hein, partenaire commercial IBM et consultant pour Volkswagen Group Services, a accompagné la mise en œuvre de la solution, du prototypage au déploiement. Le résultat : un système adapté aux besoins spécifiques de Volkswagen Group Services, qui automatise les processus de reporting, fournit un système consolidé de gestion des données RH et facilite l’analyse des données en temps réel.
« Tous ceux qui ont besoin de travailler avec des données RH ont accès aux mêmes jeux de données, exacts et à jour. Les managers peuvent personnaliser leurs rapports quotidiens et mensuels en quelques secondes, grâce à des options en un clic pour choisir des filtres, changer les dimensions et combiner des indicateurs. Par exemple : adresse, absences et compétences. La solution s’intègre parfaitement aux systèmes existants, avec des contrôles qualité automatisés qui renforcent la fiabilité des données », explique M. Beil.
Aujourd’hui, plus de 600 utilisateurs dans l’ensemble de l’organisation, y compris les équipes RH, les managers et le comité d’entreprise, bénéficient de la solution. IBM Planning Analytics a renforcé la fonction RH grâce à une source unique de vérité, une meilleure qualité des données et l’automatisation des tâches de routine. La solution offre une visibilité complète sur les indicateurs RH et les KPI provenant de différentes sources, ainsi que des modules personnalisables permettant aux managers de prendre de meilleures décisions en matière de gestion du personnel. « Dans le module auditeur, par exemple, les chefs d’équipe reçoivent des e-mails concernant des employés individuels, et peuvent planifier des formations spécifiques ou recommander des ressources éducatives en conséquence », précise M. Beil. « En automatisant les processus de routine, l’équipe RH peut consacrer davantage de temps aux initiatives stratégiques qui soutiennent l’ensemble de l’organisation », ajoute-t-il.
Christoph Hein, aujourd’hui Country Manager DACH chez Intito Group, résume ainsi l’impact de la solution : « Grâce à la flexibilité et à l’évolutivité exceptionnelles d’IBM Planning Analytics, Volkswagen Group Services a réussi à donner aux managers de tous niveaux organisationnels un accès sécurisé, transparent et rapide aux données RH critiques. Ce qui a commencé comme une mise en œuvre modeste pour un petit groupe d’utilisateurs est devenu une solution déployée à l’échelle de l’entreprise, qui accompagne aujourd’hui des centaines de managers dans leurs décisions RH quotidiennes. »
Grâce à la mise en œuvre de la solution, Volkswagen Group Services a enregistré des gains significatifs en productivité et en efficacité RH. Comme le dit M. Beil : « Avec IBM Planning Analytics, nous avons réduit le temps nécessaire à la génération des rapports mensuels de 7 jours à seulement quelques secondes. Notre productivité a augmenté de 85 % ! »
Principaux résultats :
- Données RH exactes et à jour
- Accès uniforme et contrôlé par droits aux données RH pour 550 managers
- Calculs RH automatisés en une seconde pour environ 10 000 employés
Avec la nouvelle solution, le reporting peut désormais être effectué en quelques secondes, et des centaines d’utilisateurs dans toute l’organisation bénéficient d’un accès rapide et fiable à des données précises sur le personnel. « Avec IBM Planning Analytics, Volkswagen Group Services a établi un socle de données unifié et cohérent. Aujourd’hui, tous les utilisateurs travaillent avec les mêmes jeux de données fiables, garantissant alignement et transparence », ajoute M. Beil.
Il poursuit : « IBM Planning Analytics donne aux managers un accès direct et à la demande aux analyses RH, leur permettant de prendre des décisions éclairées plus rapidement et plus efficacement. Notre solution personnalisée présente un fort potentiel et peut générer différents types de rapports ; il suffit aux utilisateurs d’en explorer les possibilités », explique M. Beil.
Volkswagen Group Services a ainsi construit une base évolutive pour l’analytique RH, qui améliore l’efficacité aujourd’hui et prépare l’organisation aux innovations futures. Avec IBM Planning Analytics, ils ont posé les fondations de l’agilité, désormais étendue au-delà de la finance et des RH, jusqu’aux opérations. C’est un rappel que lorsque les organisations éliminent les frictions dans l’accès aux données et donnent aux équipes les moyens d’une automatisation intelligente, elles créent un espace propice à la réflexion stratégique, à une exécution plus rapide et à un impact durable.
Volkswagen Group Services est un partenaire stratégique du groupe Volkswagen, fournissant des services opérationnels sur mesure sur l’ensemble de la chaîne de valeur automobile : opérations métier, technologie, support informatique, services techniques, services commerciaux ou logistique. Comptant environ 10 000 employés, l’entreprise propose des solutions intégrées qui soutiennent le groupe Volkswagen et ses marques dans le monde entier.
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