Pour coordonner et automatiser ses processus d’investissement (CapEx) sur l’ensemble de sa structure organisationnelle complexe et diversifiée, Sol Caribbean utilise IBM Cloud Pak for Business Automation. Cette coordination n’est pas une tâche facile. La société lance environ 1 000 projets par an dans l’ensemble de ses pays et activités. L’étendue des projets est très variable, allant du développement d’une nouvelle station-service à l’achat d’un ordinateur de bureau.

Avant de faire appel à IBM en 2017, les processus CapEx de l’entreprise étaient loin d’être agiles. « À l’époque, tout le processus s’effectuait par courrier électronique », explique Juan Lopez, responsable régional des opérations chez Sol Caribbean. « Il n’y avait pas de référentiel central, aucun moyen de suivre les documents associés à un projet, pas de workflow et pas de tampon d’approbation lorsque toutes les parties prenantes avaient approuvé un projet ».

« Lorsque nous devions procéder à un audit, il était difficile de trouver des pièces justificatives pour chaque projet », poursuit-il. « Notre activité repose sur de nombreux actifs, et nous souhaitions mieux contrôler nos investissements. Depuis le processus d’approbation jusqu’à l’achèvement, il n’y avait aucun moyen d’évaluer le succès relatif d’un projet, non seulement en termes d’argent dépensé, mais aussi de chiffre d’affaires généré ou de rentabilité ».

L’entreprise avait besoin d’une solution technologique pour mieux gérer ses processus CapEx, suivre et auditer ses projets et minimiser le risque de fraude.

Depuis sa mise en place en 2019, la plateforme a tenu ses promesses, comme en témoigne l’accueil positif de l’un des plus grands fournisseurs de carburant et de produits pétroliers du Canada, Parkland Fuel Corporation, qui a fait l’acquisition de Sol Caribbean en janvier 2019. « Nous avons pu prouver la valeur du système à Parkland », déclare M. Lopez. « Les parties prenantes de Parkland l’ont examiné sous tous les angles et l’ont approuvé. »

Plus important, des améliorations vitales ont été apportées aux processus de Sol Caribbean. Le référentiel centralisé permet aux utilisateurs d’accéder à la documentation du projet à tout moment, où qu’ils se trouvent, ce qui facilite le respect de la conformité et réduit les temps de traitement. « Nous avons un bien meilleur contrôle du point de vue de la conformité », commente M. Lopez. « Nous sommes rassurés, sachant que nous disposons de tous les documents associés à chaque projet comme justificatifs lors des audits. Le processus d’approbation des dépenses d’investissement a été rationalisé : comme tout le monde sait ce qui doit être fait et qui doit s’en occuper, l’approbation des projets prend beaucoup moins de temps.

« Nous disposons désormais des outils nécessaires pour suivre la durée des projets », poursuit-t-il, « ce qui nous aide à apporter des améliorations continues. Et nous commençons à générer des informations qui nous permettent de suivre les KPI, tels que le pourcentage de projets qui respectent le budget ou les délais.

La prévention de la fraude est un autre avantage. « Des contrôles et des rééquilibrages sont désormais en place pour garantir que nous pouvons mesurer les achats par rapport à notre outil d’investissement ERP », déclare Elena Henckel-DaCosta, directrice générale de LPA. « Cette capacité nous aide à minimiser le risque de fraude. »

Le moteur de règles de la plateforme accélère également le processus décisionnel. La solution IBM Cloud Pak for Automation est configurée pour inclure les étapes principales et les dates d’échéance pour l’approbation des projets. Si les évaluateurs sont hors délais, l’approbateur final est automatiquement averti par l’intermédiaire de la plateforme. « Dans le passé, nous tournions en rond pendant des semaines sur les projets les plus complexes, en essayant de parvenir à un consensus sur les décisions », explique Juan Lopez. « Désormais, une fois le projet démarré, la plateforme attribue automatiquement les échéanciers, de sorte que les collaborateurs sont tenus de fournir un retour dans un délai donné. Le processus décisionnel est ainsi bien plus rapide. La grande majorité de nos approbations sont effectuées en une semaine.

Selon LPA, les recommandations futures devraient porter sur l’utilisation de l’automatisation robotisée des processus pour intégrer la plateforme au système ERP de Sol Caribbean. Un autre domaine à explorer à l’avenir est l’utilisation de l’IA pour améliorer les analyses statistiques et de marché.

En attendant, Sol Caribbean profite des avantages de sa plateforme actuelle. « Cette solution complète notre système de gestion des processus d’investissement », déclare M. Lopez. « J’en suis donc très satisfait. Toutes les implémentations informatiques sont difficiles ; la gestion du changement est difficile. Cela a demandé beaucoup de travail et d’engagement, mais nous sommes désormais parvenus à un point où le système fonctionne bien. »