Refaire l’histoire grâce au cloud
Rénover l’un des bâtiments historiques publics les plus remarquables au monde
Édifice à colonnes

Les bâtiments publics jouent souvent de multiples rôles dans notre société. Ces lieux qui ont été le théâtre d’événements historiques constituent une partie importante de notre patrimoine, ce qui, en plus de leur valeur architecturale, attire souvent foule de visiteurs et de touristes. Dans le même temps, bon nombre de ces bâtiments jouent encore un rôle actif dans la vie quotidienne, qu’il s’agisse de résidences officielles, d’édifices gouvernementaux, d’hôtels de ville, de musées, de bibliothèques et d’autres bâtiments publics.

Cet article porte sur un bâtiment particulièrement emblématique qui est à la fois une immense attraction touristique mondiale et un lieu de travail pour plus de 2 500 personnes. Construit pour la première fois à l’époque médiévale et reconstruit pour la dernière fois il y a plus de 150 ans, le site a toujours été difficile à entretenir. Les travaux majeurs ne peuvent être effectués que pendant de courtes périodes de vacances, ce qui augmente le coût et limite les rénovations possibles.

Par conséquent, quasiment tous les aspects du bâtiment doivent être rénovés : chauffage, ventilation, systèmes électriques, toits, fenêtres, maçonnerie, etc. Niveau santé et sécurité, l’amiante doit être enlevée et les systèmes de protection contre les incendies doivent être modernisés. L’accès aux personnes handicapées et les procédures d’évacuation d’urgence constituent également une source de préoccupation, car le bâtiment n’a tout simplement pas été conçu pour répondre à ces besoins.

En octobre 2019, l’organisme public responsable du site a décidé de passer à l’action. Il a créé une organisation indépendante chargée de rénover de manière exhaustive le bâtiment et de mettre en place des mesures pour faciliter et rentabiliser son entretien. Cette nouvelle organisation a été créée sur deux niveaux : un organisme parrain qui gère le champ d’action, le budget et les délais, et un organisme de livraison qui supervise et effectue le travail.

Il était important pour la nouvelle organisation d’agir rapidement. En effet, six mois après sa création, elle allait devenir responsable de l’intégration, de la gestion et du paiement des fournisseurs du programme de restauration. Elle allait également devoir développer rapidement sa propre équipe interne, passant d’un effectif initial réduit de 25 personnes à un programme à part entière.

L’organisation ayant été créée comme un organisme entièrement indépendant, il n’était pas possible de partager une infrastructure informatique du secteur public. Elle ne disposait donc que d’environ trois mois pour trouver une solution capable de répondre à ses besoins en matière de finances, d’achats, de ressources humaines et de recrutement, tout en étant suffisamment flexible pour évoluer au fur et à mesure que le programme de restauration allait se développer.

Une livraison plus rapide

 

A proposé une solution entièrement fonctionnelle basée sur les bonnes pratiques en seulement 3 mois

Une livraison dans les délais

 

A assuré une livraison dans les délais pendant la crise du COVID en adoptant un modèle de télétravail à 60 %

L’organisation a été impressionnée par l’approche d’IBM pour comprendre les exigences et aider à définir un minimum viable product afin d’assurer une disponibilité rapide des systèmes opérationnels.
Adopter une approche agile

Le temps étant compté, l’organisation a décidé de se concentrer sur l’essentiel : créer une base solide qui offrirait les fonctionnalités absolument indispensables dès le premier jour, puis l’étendre au fur et à mesure de l’arrivée de nouveaux employés et fournisseurs.

Consciente qu’elle n’avait pas le temps de créer une infrastructure informatique complète à partir de zéro et désireuse d’adopter une technologie moderne et pérenne, l’organisation a opté pour une solution SaaS (Software as a service). Elle souhaitait une plateforme dotée de processus pratiques, conformes aux normes du secteur et prêts à être utilisés immédiatement. Il était également important que la plateforme fonctionne dans le cloud, car cela permettrait à l’équipe chargée de gérer le programme de se concentrer sur l’élaboration de ses processus métier, sans se soucier des logiciels et infrastructures sous-jacents, tout en assurant une sécurité des données de pointe.

Après avoir étudié les différentes options, l’organisation a choisi une suite d’applications cloud Oracle comme plateforme préférée. Avec Oracle, les décideurs de l’organisation pouvaient voir une feuille de route claire pour passer d’une solution initiale à petite échelle à l’état futur prévu et comprendre comment se développer de manière évolutive et modulaire. Ils ont également constaté qu’Oracle avait déjà été choisi par d’autres organismes du secteur public, ce qui les a confortés dans l’idée qu’ils avaient pris la bonne décision.

Par la suite, l’organisation a souhaité trouver un partenaire d’implémentation ayant de l’expérience dans la livraison de solutions Oracle Cloud dans des délais très serrés. Oracle a recommandé IBM Services, qui venait de terminer un projet très similaire pour une autre organisation du secteur public dans le même pays.

L’organisation a été impressionnée par l’approche d’IBM pour comprendre les exigences et aider à définir un MVP (minimum viable product). L’approche Design Thinking d’IBM a permis de maintenir le projet sur la bonne voie en se concentrant sur le champ d’application et en faisant la distinction entre les fonctionnalités principales qui devaient absolument figurer dans le MVP et les fonctionnalités d’amélioration que l’organisation pouvait fournir dans une phase ultérieure du projet.

Par exemple, l’intégration des fournisseurs allait être l’un des processus les plus importants lorsque l’organisation allait commencer à gérer un grand nombre de sous-traitants travaillant sur le bâtiment. Cependant, le premier jour, l’entreprise n’a dû intégrer qu’un nombre relativement faible de fournisseurs, car elle a pris la responsabilité d’un certain nombre de contrats et de bons de commande.

L’équipe a donc décidé de gérer manuellement le processus d’intégration pour ce premier groupe de fournisseurs, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur des priorités plus urgentes pour l’implémentation initiale d’Oracle. En outre, le fait que ce processus d’intégration initial était manuel allait aider le personnel à nettoyer les données et à mieux comprendre les exigences, ce qui les aiderait ensuite à mettre en place un processus automatisé plus robuste pour la phase suivante du projet.

L’un des principaux enseignements tirés auprès d’IBM a été la manière de communiquer aux parties prenantes de l’organisation l’approche du MVP et les avantages de la standardisation. Pendant les sprints de design, l’équipe IBM et l’équipe cliente a utilisé IBM Blueworks Live pour mapper et intégrer les processus Oracle afin que tout le monde puisse voir exactement comment ils fonctionnaient. Cela a aidé les gens à adhérer à une façon de faire plus standardisée et plus conforme aux bonnes pratiques, au lieu de s’en tenir à leurs idées préconçues sur la façon dont leurs processus devraient fonctionner.

Une fois le design du MVP terminé, l’équipe a planifié et exécuté la conception et les tests des applications Oracle Cloud afin de garantir la livraison dans les délais. Comme l’équipe utilisait des fonctionnalités intégrées dans la mesure du possible, la plupart de la logique métier avait déjà été minutieusement testée par Oracle. Ainsi, les tests pouvaient se concentrer principalement sur les domaines où des volumes élevés de transactions ou des risques étaient attendus. Le processus de test a ainsi pu se dérouler dans le temps disponible sans compromettre la qualité.

Même si plus de 60 % du projet a dû être livré à distance en raison de la pandémie de COVID-19, l’équipe a respecté les délais. Les modules RH, achats et recrutement ont été mis en ligne en moins de trois mois, suivis par le module financier un mois plus tard. Tous les événements stratégiques ont été réussis et les systèmes étaient en ligne à temps pour que les nouveaux employés commencent à travailler de manière productive dès qu’ils ont rejoint l’organisation.

Même si plus de 60 % du projet a dû être livré à distance en raison de la pandémie de COVID-19, l’équipe a respecté les délais. Les systèmes étaient en ligne à temps pour que les nouveaux employés commencent à travailler de manière productive dès qu’ils ont rejoint l’organisation.
Garder la confiance du public

Avec les applications Oracle Cloud, l’organisation dispose désormais des outils dont elle a besoin pour gérer ses activités quotidiennes alors que son équipe est en pleine évolution. Elle commence à intégrer des fournisseurs pour soutenir la conception et la livraison de dizaines de projets de rénovation vitaux.

En adoptant des solutions adaptées aux normes du secteur des finances, des achats, des ressources humaines et du recrutement, l’organisation dispose maintenant d’un ensemble unique de processus métier clairs et bien documentés qui l’aideront à rester intelligente, efficace et évolutive au fur et à mesure de son développement. Parallèlement, la plateforme Oracle Cloud sous-jacente évoluera pour suivre le rythme des exigences réglementaires et fournir des fonctionnalités plus riches, ce qui permettra à l’organisation de se concentrer sur son activité, et non sur l’infrastructure informatique.

La solution permet une gouvernance solide et une transparence totale, qui sont des priorités critiques pour une organisation qui investit de l’argent public. Les rapports standardisés des applications Oracle Cloud aident l’organisme parrain et l’organisme de livraison à comprendre où l’argent est dépensé et à formuler des commentaires et des analyses sur les contrats, les demandes et les bons de commande. Il est également facile d’auditer les décisions financières et opérationnelles afin de responsabiliser toutes les parties prenantes.

Au fur et à mesure que le travail s’intensifiera, l’organisation sera en mesure de rendre compte des totaux de contrôle annuels au niveau global et d’identifier les domaines où le programme dépense trop ou pas assez. Elle sera également en mesure d’analyser la chaîne d’approvisionnement, de s’assurer que les autorisations nécessaires ont été obtenues et de vérifier que les fournisseurs sont payés de manière juste, exacte et en temps voulu.

Étant donné que l’organisation rend des comptes à la fois au gouvernement et au contribuable, elle doit impérativement savoir où chaque centime est dépensé dans le programme de restauration. Avec l’aide d’IBM et d’Oracle, l’organisation est convaincue qu’elle sera en mesure de garder la confiance du public dans le fait que le programme de restauration est géré efficacement et qu’elle offre le meilleur rapport qualité-prix pour les deniers publics alors qu’elle remet aux normes modernes l’un des bâtiments publics les plus emblématiques du monde.

À propos de ce client IBM

Ce client IBM est chargé de rénover l’un des bâtiments publics historiques les plus importants au monde. Établie comme entreprise indépendante en 2019, l’organisation a pour rôle principal de trouver et de gérer les sous-traitants et la chaîne d’approvisionnement du projet.

Passez à l’étape suivante
Voir plus d'études de cas Gov Facility Services Ltd sécurise les contrôles financiers avec Oracle et IBM Services Freedom Powersports alimente la croissance grâce à des informations ciblées sur les facteurs financiers dans l’ensemble de l’entreprise
Notes de bas de page

© Copyright IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Services, New Orchard Road, Armonk, NY 10504

Produit aux États-Unis d'Amérique, mars 2021.

IBM, le logo IBM, ibm.com et IBM Services sont des marques commerciales d’International Business Machines Corp., déposées dans de nombreux pays. Les autres noms de produits et de services peuvent être des marques d’IBM ou d’autres sociétés. La liste actualisée des marques d’IBM est disponible sur la page Web « Copyright and trademark information » à l’adresse www.ibm.com/fr-fr/legal/copytrade.shtml.

Les informations contenues dans le présent document étaient à jour à la date de sa publication initiale. Elles peuvent être modifiées sans préavis par IBM. Les offres mentionnées dans le présent document ne sont pas toutes disponibles dans tous les pays où la société IBM est présente.

Les données de performance et les exemples de clients cités sont présentés à titre informatif uniquement. Les résultats des performances peuvent varier en fonction des configurations et des conditions de fonctionnement. LES INFORMATIONS CONTENUES DANS LE PRÉSENT DOCUMENT SONT FOURNIES « EN L’ÉTAT », SANS AUCUNE GARANTIE EXPLICITE OU IMPLICITE, NOTAMMENT SANS AUCUNE GARANTIE DE QUALITÉ MARCHANDE, D’ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER ET AUCUNE GARANTIE OU CONDITION D’ABSENCE DE CONTREFAÇON. Les produits IBM sont garantis conformément aux dispositions des contrats qui régissent leur utilisation.

Les applications Oracle Cloud ne sont pas un produit ou une offre IBM. Les applications Oracle Cloud sont vendus ou concédés sous licence aux utilisateurs, selon le cas, conformément aux conditions d’utilisation d’Oracle, qui sont fournies avec le produit ou l’offre. La disponibilité, ainsi que tout service, garantie ou assistance pour les applications Oracle Cloud relèvent de la responsabilité directe d’Oracle et sont fournis directement aux utilisateurs par Oracle.

Déclaration de bonnes pratiques de sécurité : la sécurité des systèmes informatiques consiste à protéger les systèmes et les informations par la prévention, la détection et la réponse aux accès inappropriés depuis et en dehors de votre entreprise. Tout accès non autorisé peut conduire à la modification, à la destruction, au détournement ou à l'utilisation abusive d'informations, ainsi qu'à l'endommagement ou à l'utilisation abusive de vos systèmes, notamment pour les utiliser dans des attaques contre d'autres personnes. Aucun système ou produit informatique ne devrait être considéré comme entièrement sécurisé et aucun produit, service ou mesure de sécurité ne peut être totalement efficace pour empêcher l'utilisation ou l'accès abusif. Les systèmes, produits et services d'IBM sont conçus pour fonctionner dans le cadre d'une stratégie de sécurité globale et conforme à la loi qui implique nécessairement des procédures opérationnelles supplémentaires, et peuvent nécessiter des performances maximales des autres systèmes, produits et services. IBM NE GARANTIT PAS QUE LES SYSTÈMES, PRODUITS OU SERVICES SONT PROTÉGÉS CONTRE LES AGISSEMENTS MALVEILLANTS OU ILLÉGAUX D'UN TIERS OU QU'ILS PROTÉGERONT VOTRE ENTREPRISE CONTRE DE TELS AGISSEMENTS.