Grâce à IBM Planning Analytics, Notino a transformé la planification en un processus collaboratif et axé sur les données, reliant stratégie, exécution et rentabilité.
En Europe, les détaillants opérant à l’échelle font face à une pression croissante pour planifier plus rapidement, aligner un nombre croissant de fonctions et répondre plus efficacement à la volatilité du marché. À mesure que les entreprises se développent sur de nouveaux marchés, les processus de planification qui soutenaient autrefois les activités doivent souvent évoluer, en reliant les perspectives financières et opérationnelles tout en préservant la cohérence, le contrôle et la transparence dans les régions.
La croissance de Notino a suivi cette voie. Au fur et à mesure que l’entreprise a étendu son empreinte à 27 pays européens, la portée et la complexité de la planification se sont considérablement accrues. Les équipes financières et commerciales devaient coordonner leurs plans à travers de multiples fonctions, marchés et dimensions commerciales, tout en maintenant l’exactitude et la cohérence. Au fil du temps, les processus de planification de Notino sont devenus de plus en plus difficiles à gérer. Les plans annuels et continus reposaient sur plus de 130 fichiers Excel distincts, avec un contrôle de version limité et un effort manuel important. La préparation d’un plan unique a nécessité d’importants travaux de consolidation et de validation, laissant peu de temps pour l’analyse ou la modélisation de scénarios.
Pour continuer à soutenir sa trajectoire de croissance, Notino a reconnu la nécessité d’une approche de planification intégrée plus robuste. L’objectif n’était pas simplement d’accélérer les cycles de planification, mais d’établir une base commune reliant les plans financiers et opérationnels, d’améliorer la visibilité sur l’ensemble de l’entreprise et de permettre une prise de décision plus rapide et plus assurée à mesure que les conditions du marché évoluaient.
Pour soutenir sa prochaine phase de croissance, Notino a procédé à une évaluation structurée des solutions de planification, y compris des comparaisons de fournisseurs et des visites de référence. L’entreprise a choisi la solution APOLLO fournie par ADEOS s.r.o., un partenaire IBM Silver, basée sur IBM Planning Analytics. Cette combinaison offrait les performances requises pour une planification complexe et multidimensionnelle en temps réel, tout en accélérant le déploiement grâce à un contenu méthodologique éprouvé.
APOLLO est une solution modulaire configurée pour l’environnement client dans le cadre d’un engagement de conseil. Au lieu de partir de zéro, Notino a utilisé des modèles de données prédéfinis, une logique de calcul, des formulaires de planification, des rapports et des vues analytiques. Cela a permis de réduire considérablement la complexité et la durée de la mise en œuvre, tout en préservant la flexibilité nécessaire pour répondre aux nouveaux besoins ou à l’expansion des besoins existants de l’entreprise au fil du temps. À chaque mise à jour, APOLLO continue d’évoluer grâce à des modules supplémentaires éprouvés, augmentant ainsi la valeur de la plateforme IBM.
La mise en œuvre a été réalisée en étroite collaboration entre l’équipe de contrôle de Notino, les spécialistes BI et les consultants d’ADEOS s.r.o. Comme le dit Vladislav Hanák, PDG d’ADEOS s.r.o. : « IBM Planning Analytics est une base puissante et flexible, et APOLLO est une solution construite dessus qui accélère la création de valeur. Ensemble, ils aident des clients tels que Notino à créer un environnement de planification adapté à l’évolution de l’entreprise. »
Le projet a suivi une approche par étapes, permettant aux équipes d’adopter progressivement de nouveaux processus de planification et d’appliquer les enseignements tirés en cours de route. En neuf mois environ, Notino a mis en œuvre plusieurs domaines de planification, notamment la planification des ventes et des états financiers complets couvrant le compte de résultat, le bilan et le flux de trésorerie.
À mesure que la planification s’éloignait de la feuille de calcul, les processus sont devenus plus collaboratifs et décentralisés. Des services tels que le marketing, la logistique et les responsables de centres de coûts saisissent et gèrent désormais leurs plans directement dans le système, ce qui améliore la responsabilisation, la qualité des données et l’alignement à l’échelle de l’entreprise.
Grâce à IBM Planning Analytics, Notino exploite désormais un environnement de planification entièrement intégré et complet, utilisé par plus de 80 utilisateurs actifs dans les domaines de la finance, des ventes, du marketing, de la logistique et des opérations. Ce qui était autrefois un processus fragmenté et basé sur des feuilles de calcul est devenu une source d’information unique et cohérente pour la planification et la prévision dans l’ensemble de l’entreprise.
L’impact le plus immédiat a été un gain de temps considérable tout au long du cycle de planification. La préparation des modèles de budget annuel, qui nécessitait auparavant plusieurs jours de configuration et de distribution manuelles, se fait désormais par de simples modifications de paramètres, réduisant ainsi l’effort de plusieurs jours à quelques heures seulement. Vojtěch Hotárek, directeur de la planification et de l’analyse financière chez Notino, explique : « Il ne s’agissait pas seulement d’aller plus vite, mais de travailler plus intelligemment. Grâce à IBM Planning Analytics et APOLLO, nous avons libéré nos équipes du rapprochement des données et leur avons permis de se concentrer sur ce qui compte vraiment : comprendre l’activité et prendre de meilleures décisions. »
La plus grande amélioration a été enregistrée au niveau de la consolidation et de la validation du budget. Auparavant, la consolidation des entrées provenant de plus de 130 fichiers Excel et la vérification de leur cohérence prenaient plusieurs jours, voire une semaine entière, et toute modification impliquait de tout recommencer. Aujourd’hui, la consolidation s’effectue automatiquement, la validation étant réalisée en quelques minutes ou quelques heures, ce qui permet des itérations plus rapides et une planification plus agile. Les transferts de données ont également été rationalisés : les téléchargements manuels qui prenaient autrefois jusqu’à une journée complète sont désormais automatisés, les données étant disponibles dans les systèmes de reporting en quelques minutes. De ce fait, les cycles de planification qui s’étendaient autrefois sur des mois sont désormais bouclés en quelques semaines, ce qui permet à Notino d’établir des prévisions plus rapidement et de réagir plus efficacement aux changements.
En regardant vers l’avenir, l’entreprise prévoit d’étendre la plateforme dans des domaines tels que la gestion avancée de la rentabilité et la planification en entrepôt, continuant à renforcer ses capacités de planification commerciale intégrée à mesure qu’elle se développe.
Fondée en 2004, Notino est une enseigne européenne de vente en ligne leader, spécialisée dans les produits de beauté et de soins personnels. L’entreprise est présente dans 27 pays européens et dessert des millions de clients grâce à un large portefeuille de marques et de produits. Basée en République tchèque, Notino emploie environ 2 300 personnes et continue de se développer rapidement sur les marchés internationaux.
ADEOS s.r.o est un partenaire commercial IBM basé en République tchèque, spécialisé dans la planification d’entreprise, la gestion de la performance et les solutions analytiques. En tant que membre IBM Partner Plus, ADEOS s.r.o aide les entreprises à moderniser leur planification financière et opérationnelle en combinant une expertise métier approfondie avec les technologies IBM.
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Exemples donnés à titre indicatif uniquement. Les résultats réels varient en fonction des configurations et des conditions du client et, par conséquent, les résultats généralement attendus ne peuvent pas être fournis.