Chaque jour, dans les aéroports, les centres commerciaux, les hôpitaux et les aires de stationnement urbaines du Moyen-Orient, les automobilistes effectuent des centaines de milliers de transactions avec Mawgif (National Parking Company), l’un des pionniers et des plus grands exploitants du secteur du stationnement de la région.
En 2018, lorsque le nouveau directeur financier Ali Haji a rejoint Mawgif, il s’est inquiété du fait que les données générées par ces transactions de stationnement n’étaient pas capturées ou utilisées efficacement. Il s’est appuyé sur une grande expérience du secteur, après avoir travaillé pour l’une des plus grandes sociétés du Royaume-Uni et d’Europe.
« Je préfère travailler plus intelligemment plutôt que redoubler d’efforts, et j’avais l’habitude d’avoir des informations à portée de main, explique Ali Haji, directeur financier et membre du conseil d’administration de Mawgif, qui a travaillé auparavant pour une grande entreprise britannique chargée des opérations de stationnement pour les aéroports d’Heathrow et de Gatwick. Lors de la clôture du mois, je devrais être en mesure de vérifier et de finaliser les comptes financiers du mois précédent en quatre jours. » Or, A. Haji a découvert qu’il fallait 20 jours à Mawgif pour préparer son rapport mensuel.
Le personnel de Mawgif exportait des données à partir de différentes bases de données, téléchargeait des fichiers PDF et saisissait manuellement les informations dans des tableurs Microsoft Excel. Le processus était sujet à des doublons et à des erreurs de calcul qui rendaient difficile le rapprochement des incohérences.
Les longs retards dans la production des rapports financiers et opérationnels avaient aussi des conséquences sur le plan stratégique. En raison de sa croissance rapide et de sa quête de nouvelles opportunités commerciales, Mawgif avait besoin de données actuelles et complètes pour prendre des décisions quant au choix de nouveaux sites, à l’attribution de contrats et à l’établissement de prévisions métier.
« Avec plus de 4 000 machines de stationnement et parcmètres, c’est un peu comme dans un casino où l’on doit contrôler chaque transaction, explique A. Haji. J’ai procédé à un examen complet du système opérationnel et financier afin de voir comment nous pouvions capturer et auditer chaque transaction. Ce ne fut pas une mince affaire. »
Au Royaume-Uni, A. Haji s’est appuyé sur les logiciels analytiques d’IBM en vue de rationaliser la planification et l’établissement des rapports opérationnels et financiers. « L’une des premières choses que j’ai faites lorsque je suis arrivé chez Mawgif à Jeddah, en Arabie saoudite, a été d’appeler le partenaire commercial IBM, 1Direction Global, à Riyad, qui possède une solide expérience des solutions analytique d’IBM. »
« Mawgif rencontrait des difficultés avec les tableurs et ne disposait pas de chiffres réels lorsque l’équipe financière se réunissait avec la direction et le conseil d’administration, explique Bhupendra Berdia, cofondateur et directeur général de 1Direction Global. Lorsque nous avons été contactés, nous avons immédiatement entamé des discussions et des séances de regroupement d’informations. »
Le temps était compté, surtout lorsqu’il a été soupçonné qu’en raison de l’incapacité à capturer les données transactionnelles en temps réel, il y avait un risque qu’un certain montant de recettes de stationnement soit volé. « Chaque jour qui passait était source d’inquiétude pour moi, confie A. Haji. J’ai demandé à Bhupendra : “Comment pouvons-nous résoudre ce problème le plus rapidement possible ?” »
Après un examen approfondi des besoins de Mawgif, 1Direction Global a recommandé IBM® Planning Analytics with Watson®, une solution basée sur IBM TM1®, qui regroupe une puissante base de données en mémoire et un moteur de calcul. « Mawgif a comparé IBM Planning Analytics with Watson à des solutions concurrentes, et l’automatisation et la puissance analytique multidimensionnelle d’IBM se sont avérées supérieures, à un tarif avantageux, déclare M. Berdia. Nous avons également pu mettre en place des dashboards en temps réel à partir de la plateforme. »
Mawgif a mis au point un système qui a rationalisé le flux d’informations afin que son système ERP comprenne et suive toutes les transactions enregistrées par les machines de stationnement et les parcmètres. « Chaque transaction est unique, alors comment suivre l’argent ?, poursuit A. Haji. Nous avons pu relier le système d’exploitation au système financier afin qu’ils communiquent entre eux et que le rapprochement se fasse de manière automatique. »
La solution IBM Planning Analytics with Watson est entrée en service chez Mawgif en mars 2020, juste au moment où la pandémie mondiale de COVID-19 a commencé à perturber l’économie. La solution flexible basée sur l’IA a permis aux responsables de Mawgif d’accéder aux données financières et opérationnelles tout en travaillant à distance. « Avec les nombreux confinements, j’ai été bloqué au Royaume-Uni pendant cinq mois et demi, loin de mon bureau de Djeddah, raconte A. Haji. Chaque jour, je pouvais voir l’activité, à la minute près, à partir de plusieurs dashboards englobant tous les pays, dont l’Arabie saoudite, les Émirats arabes unis et la Jordanie. »
La solution IBM Planning Analytics with Watson a apporté à Mawgif une vision détaillée et en temps réel sur ses activités de stationnement. Profitant du niveau accru d’agilité offert par la plateforme, l’équipe Mawgif chargée des finances et du support système a lancé une série d’enquêtes visant à déterminer comment et où les recettes des parkings étaient illégalement détournées. Grâce aux outils IBM Planning Analytics with Watson, Mawgif a découvert que des vols avaient lieu simultanément dans trois succursales différentes et a pris des mesures rapides pour mettre fin à ces activités illégales.
« Ce fut un exercice de grande envergure. Nous avons pris les coupables en flagrant délit car nous pouvions voir les transactions au fur et à mesure qu’elles se produisaient, se félicite A. Haji. En raison de la sensibilité de cette affaire, je l’ai présentée aux cadres supérieurs et je leur ai montré que nous pouvions voir chaque machine dans chaque rue et qui était sur la machine : la transparence était totale. Ils ont été très impressionnés, et tout cela, on le doit à IBM. »
En plus de raccourcir le temps nécessaire à la préparation des rapports de fin de mois de 20 jours à quatre jours, IBM Planning Analytics with Watson a également aidé Mawgif à :
- Augmenter les performances opérationnelles de 10 % en optimisant les revenus et l’efficacité grâce à l’analyse et à la gestion des données en temps réel
- Ramener à 10 secondes le temps nécessaire pour convertir les balances de vérification en comptes de résultat et en bilans, et ce dans plusieurs devises, contre deux jours auparavant
- Réduire les frais généraux de 5 à 8 % grâce à une meilleure planification stratégique, à des systèmes plus performants, à la renégociation des contrats, à la restructuration et à la consolidation des achats
- Économiser plus de 15 minutes sur la recherche d’informations transactionnelles grâce à la fonctionnalité d’exploration en aval
La solution IBM a également permis au service financier de Mawgif d’économiser une journée de travail par mois en standardisant les rapports financiers dans toutes les succursales afin de générer des résultats immédiats sur les performances du groupe.
La possibilité d’analyser en profondeur les données transactionnelles a joué un rôle clé dans l’amélioration des opérations. « Chaque jour, nous enregistrons plus de 200 000 transactions en plusieurs devises par le biais de différentes sources et méthodes de paiement, sans que je change d’écran, confie A. Haji. J’ai passé en revue un certain nombre d’autres systèmes de production de rapports, mais je n’ai jamais vu quelque chose de comparable à ce que propose IBM. »
Mawgif et 1Direction Global collaborent pour étendre leur utilisation d’IBM Planning Analytics with Watson et inclure des prévisions glissantes. « Au lieu d’avoir un profil de revenu linéaire sur 365 jours, nous disposerons de prévisions glissantes sur 12 mois, explique A. Haji. C’est un processus entièrement dynamique et automatisé qui nous permettra de prendre des décisions stratégiques et d’évaluer les risques. »
La fonction de prévision glissante sur 12 mois viendra également étayer le processus de planification quinquennale de Mawgif. « Avec la solution IBM, l’équipe est fascinée par le pouvoir dont elle dispose : celui d’avoir une “boule de cristal” et de voir de quoi demain sera fait plutôt que de constater seulement ce qui s’est passé la veille, ajoute A. Haji. C’est un grand changement d’état d’esprit pour nous. »
Mawgif fait partie de l’une des plus grandes entreprises d’Arabie saoudite, Al Musbah Group, une holding internationale opérant dans les secteurs de la distribution, du voyage, de l’immobilier, de l’hôtellerie, de l’alimentation et des boissons, de l’or et de la joaillerie, de l’automobile, des télécommunications et de l’informatique. « Lorsque le reste du groupe a perçu les fruits réels de l’implémentation de la solution IBM, le conseil d’administration a décidé que nous allions tout changer pour nous relier à la solution IBM, rapporte A. Haji. Une fois que nous aurons terminé le volet des prévisions glissantes pour Mawgif, nous travaillerons avec 1Direction Global à la mise en œuvre de la solution pour les autres entités. »
Fondée en Arabie saoudite en 2008 et basée à Jeddah, la société Mawgif (lien externe à ibm.com) aménage et gère des parkings dans tout le Moyen-Orient. Elle possède des succursales en Arabie saoudite, en Jordanie et dans les Émirats arabes unis,pour un total d’environ 1 400 employés. Mawgif est également le principal investisseur et exploitant de services et de technologies de stationnement dans les aéroports de la région, comme en témoigne son statut de membre du Airport Council International.
Basé à Riyad, en Arabie Saoudite, avec une présence mondiale en Australie et en Inde, le partenaire commercial IBM 1Direction Global (lien externe à ibm.com) est spécialisé dans la gestion des performances d’entreprise et les solutions d’aide à la décision. Ses domaines de compétence comprennent les solutions IBM, la consolidation financière et la production de rapports, ainsi que la transformation des données. La société propose des déploiements dans le cloud et sur site, ainsi que des implémentations sur site et à l’étranger.
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